- Ein Dokumentenverfolgungssystem automatisiert den Zugriff, die Suche und die Bearbeitung von Dokumenten und ermöglicht es Ihnen, zu steuern, wer ein Dokument anzeigt oder bearbeitet.
- Zu den wichtigsten Funktionen eines Dokumentenverfolgungsdienstes gehören Dokumentensicherheit, Integrationen von Drittanbietern und Dokumentenspeicherung.
- Überlegen Sie sich bei der Auswahl eines Dokumentenverfolgungssystems, welche Funktionen für Ihr Unternehmen unverzichtbar sind und ohne welche Sie leben können, um Ihre Auswahl einzugrenzen.
Die Tage der Papierstapel und Reihen von Aktenschränken liegen hinter uns, ersetzt durch digitale Dateien, die ordentlich in der Cloud gespeichert sind. Geschäftsdokumente sind heutzutage fast vollständig digital, was eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen ermöglicht, die die täglichen Aufgaben erheblich erleichtern. Lesen Sie weiter, um alles zu erfahren, was Sie über Dokumentenverfolgungsdienste wissen müssen, einschließlich der wichtigsten Funktionen, nach denen Sie suchen sollten, und wie die Verwendung von Dokumentenverfolgungssoftware Ihrem Unternehmen zugute kommen kann.
Was ist ein Dokumentenverfolgungssystem?
Die Dokumentenverfolgung ist eine Schlüsselfunktion von Dokumentenmanagementsystemen, die das Suchen, Zugreifen, Bearbeiten und Verwalten elektronischer Dokumente oder Dateien automatisiert. Mit einem Dokument-Tracker können Sie steuern, wer ein Dokument anzeigen kann und wer darauf zugegriffen hat, welche Änderungen vorgenommen wurden und an wen das Dokument gesendet wurde.
Dokumentenverfolgungssysteme (auch als Dateiverfolgungssysteme bezeichnet) werden aufgrund der Sensibilität ihrer Dokumente am häufigsten im Finanz-, Gesundheits- und Rechtssektor eingesetzt.
Dokumentenverfolgungssystem vs. dokumentenmanagementsystem
Obwohl Dokumentenverfolgungssysteme Dokumentenmanagementsystemen sehr ähnlich sind und häufig als Funktion von DMS enthalten sind, sind sie nicht synonym. Der Hauptunterschied besteht darin, dass die Dokumentenverfolgung einen spezielleren Fokus hat (Tracking), während Dokumentenmanagementsysteme eine breite Palette von Funktionen bieten, einschließlich Zusammenarbeit, Dokumentenfreigabe und -übertragung.
Anmerkung der Redaktion: Suchen Sie einen Dokumentenverwaltungsservice für Ihr Unternehmen? Füllen Sie den untenstehenden Fragebogen aus, damit unsere Lieferantenpartner Sie bezüglich Ihrer Bedürfnisse kontaktieren können.
Warum sollten Sie Ihre Dokumente verfolgen?
Es gibt viele Gründe, warum Sie die Dokumente Ihres Unternehmens verfolgen sollten. In erster Linie bietet es eine große Chance, Ihre täglichen Abläufe zu optimieren, indem Sie den Prozess der Einreichung beschleunigen und Ihnen wichtige Daten über Ihr Unternehmen zur Verfügung stellen. Ein Dokumentenverfolgungssystem kann automatisch Daten über Ihre Kunden, Kunden, Investoren und Wettbewerber sammeln und aufzeigen, wie Ihre Mitarbeiter die Dokumente, die Sie an sie senden, verwenden (oder nicht verwenden).
Dies sind einige Dinge, die Ihnen Ihr DTS sagen kann:
- Wer hat das Dokument geöffnet
- Wann haben sie es geöffnet
- Wie weit lesen sie vor dem Schließen
- Wie oft öffnen sie es
Dies sind einige zusätzliche Vorteile eines DTS:
- Sicherheit: Die Verfolgung Ihrer Dokumente bietet Sicherheit, insbesondere wenn Ihr Unternehmen häufig mit wichtigen oder vertraulichen Informationen umgeht. Sie haben die vollständige Kontrolle darüber, wer auf ein Dokument zugreift, und können genau sehen, wer es angesehen hat, wer Änderungen vorgenommen hat und wann diese Änderungen vorgenommen wurden und ob das Dokument an dritte gesendet wurde.
- Produktivität: Wenn Sie Ihre Dokumente nachverfolgen, können Sie Änderungen anzeigen, sodass Sie Ihr Team auf dem richtigen Weg und auf derselben Seite halten können.
- Audit Trails: Die Dokumentenverfolgung macht es Ihrem Unternehmen unglaublich einfach, einen Audit Trail zu erstellen, indem Sie automatisch alle an jedem Dokument vorgenommenen Änderungen mit Zeitstempeln verfolgt.
- Barrierefreiheit: Viele Dokumentenverfolgungssysteme ermöglichen den Zugriff auf Ihre Dokumente von überall und von jedem Gerät aus, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit Änderungen vornehmen können.
- Geringer ökologischer Fußabdruck: Ein Dokumentenverfolgungssystem hilft Ihrem Unternehmen, papierlos zu werden, was sowohl Ihnen als auch der Umwelt zugute kommt, indem Sie Ihre Berge von Papierkopien eliminieren.
- Integration von Drittanbietern: Mit einem Dokumentenverfolgungsdienst können Sie andere produktivitätssteigernde Anwendungen wie CRM, Buchhaltungssoftware oder Kalender integrieren. Dies ermöglicht einen nahtlosen Informationstransfer über alle Facetten Ihrer Organisation hinweg.
Wichtige Funktionen des Dokumentenverfolgungssystems
Wenn Sie sich für einen Dokumentenverfolgungsdienst entscheiden, sollten Sie auf einige Funktionen achten. Bevor Sie mit der Suche beginnen, listen Sie alle Funktionen auf, die Sie möglicherweise benötigen, und kategorisieren Sie sie in „muss haben“, „möchte haben“ und „könnte ohne leben“, um Ihnen bei Ihrer Entscheidung zu helfen.
Hier sind einige wichtige Funktionen, nach denen Sie suchen sollten:
- Dokumentenspeicherung: Ein DTS speichert alle Dokumente Ihres Unternehmens an einem zentralen Ort und erleichtert so das Suchen und Abrufen. Viele Systeme verwenden Cloud-Speicher, der eine zusätzliche Sicherheitsebene für Ihre Dokumente bietet.
- Automatisierung der Dokumentenverarbeitung: Die Dokumentenverfolgungssoftware erleichtert die Verarbeitung Ihrer Dokumente mit einem integrierten Prozessor, der Ihre Workflows beschleunigen kann. Dies umfasst in der Regel den Import und Export von Daten aus Microsoft Office oder Excel.
- Collaboration Tools: Ein Dokumentenverfolgungsdienst ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit für Mitarbeiter, indem mehrere Teammitglieder an einem einzigen Dokument arbeiten können, ohne auf einzelne Änderungen zu warten. Bei Bedarf kann ein Teammitglied oder Manager Zugriffsbeschränkungen erstellen, um die Sicherheit oder Vertraulichkeit zu gewährleisten.
- Dokumentensicherheit: Wenn Sie in einem Bereich arbeiten, der sich häufig mit sensiblen Informationen befasst, z. B. im Gesundheitswesen oder bei juristischen Dienstleistungen, ist dies ein äußerst wichtiges Merkmal. Mit Document Security können Sie den Zugriff auf Dokumente steuern, und einige Systeme können sogar wichtige Vorschriften gemäß HIPAA, Sarbanes-Oxley, FDA Good Manufacturing Practices oder ISO 9000/9001 automatisch befolgen.
- Notfallsicherheit und Wiederherstellung: Es ist wichtig, ein Softwareunternehmen zu finden, das den Schutz Ihrer Informationen und Dateien priorisiert, da eine Datenverletzung oder ein Speicherproblem für Ihr Unternehmen katastrophal sein kann. Suchen Sie nach einem Anbieter mit einem etablierten, flexiblen Plan, der sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen kann.
- Versionskontrolle: Die Versionskontrolle wird auch als Versionierung bezeichnet und ermöglicht es Benutzern, Änderungen an Dokumenten in Ihrem Dokumentenmanagementsystem zu sichern und zu verfolgen. Die Versionskontrolle stellt sicher, dass alle neuen Änderungen verfolgt und gespeichert werden und dass ältere Versionen von Dokumenten im System als Referenz archiviert werden.
- PDF-Dokumenteditor: Mit dieser Funktion können Sie PDF-Dokumente nahtlos und einfach bearbeiten und Text, Kontrollkästchen, Textfelder oder andere Anpassungen hinzufügen.
- Massen-Upload: Wenn Sie häufig viele Dokumente gleichzeitig hochladen müssen, kann diese Funktion den Vorgang erheblich beschleunigen und effizienter gestalten, da Sie den Upload mit einem Klick abschließen können.
- Mobiler Zugriff: Diese Funktion eignet sich hervorragend für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern oder Mitarbeitern, die unterwegs sind. Sie können von jedem Gerät aus auf Dokumente zugreifen, einschließlich Laptops, Desktops, Tablets und Mobiltelefonen.
- Erweiterte Suche: Wenn Ihr Unternehmen täglich mit großen Mengen von Dateien zu tun hat, kann eine erweiterte Suchfunktion Ihren Alltag erheblich erleichtern, indem Sie Dateien im Handumdrehen finden und nach Dokumenttyp, Metadaten oder unternehmensspezifischen Informationen suchen können. Dieser Vorgang wird auch als Indexierung bezeichnet.
Die beste Dokumentenverfolgungssoftware
Um Ihnen bei der Auswahl der besten Dokumentenverfolgungssoftware für Ihr Unternehmen zu helfen.com hat die besten Dokumentenverwaltungsdienste überprüft. Dies sind unsere besten Tipps:
- M-Files: M-Files ist business.com ’s Pick für die insgesamt beste DMS-Software. Es ist eine großartige Option für Unternehmen jeder Größe und bietet neben den leistungsstarken Tools zur Dokumentenverfolgung auch benutzerfreundliche Tools zur Zusammenarbeit und Workflow-Automatisierung.
- FileHold Express: FileHold Express ist business.com es ist die beste Wahl für kleine Unternehmen, da es mehrere erschwingliche Preispläne und viele Optionen bietet, um mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zu skalieren.
- DocuWare: DocuWare ist business.com die beste Wahl für die Workflow-Automatisierung. Zu den Funktionen gehören vollständig programmierbare Automatisierungstools für Personal, Marketing und Vertrieb sowie die Integration in mehrere Apps von Drittanbietern.
- Dokmee: Dokmee ist business.com ’s Wahl für die sicherste DMS. Dies ist eine großartige Option für Unternehmen, die mit sensiblen Informationen umgehen, z. B. Gesundheitsorganisationen und Anwaltskanzleien. Dokmee bietet automatisierte Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, und alle Konten sind passwortgeschützt.
