- Un sistema de seguimiento de documentos automatiza el proceso de acceso, búsqueda y edición de documentos y le permite controlar quién ve o edita un documento.
- Las características clave de un servicio de seguimiento de documentos incluyen seguridad de documentos, integraciones de terceros y almacenamiento de documentos.
- Al elegir un sistema de seguimiento de documentos, piense en qué características son imprescindibles para su empresa y cuáles puede vivir sin ellas para reducir sus opciones.
Los días de pilas de papel y filas de archivadores han quedado atrás, reemplazados por archivos digitales cuidadosamente almacenados en la nube. Hoy en día, los documentos comerciales son casi totalmente digitales, lo que permite una gran cantidad de funciones adicionales que facilitan mucho las tareas diarias. Siga leyendo para conocer todo lo que necesita saber sobre los servicios de seguimiento de documentos, incluidos lo que son, las características clave que debe buscar y cómo el uso del software de seguimiento de documentos puede beneficiar a su negocio.
¿Qué es un sistema de seguimiento de documentos?
El seguimiento de documentos es una característica clave de los sistemas de gestión de documentos que automatiza el proceso de búsqueda, acceso, edición y gestión de documentos o archivos electrónicos. Con un rastreador de documentos, puede controlar quién puede ver un documento y ver quién ha accedido a él, qué cambios se han realizado y a quién se ha enviado el documento.
Los sistemas de seguimiento de documentos (también conocidos como sistemas de seguimiento de archivos) se utilizan con mayor frecuencia en los sectores financiero, sanitario y legal, debido a la naturaleza sensible de sus documentos.
Sistema de seguimiento de documentos vs. sistema de gestión de documentos
Aunque los sistemas de seguimiento de documentos son muy similares a los sistemas de gestión de documentos y a menudo se incluyen como una característica de DMS, no son sinónimos. La principal diferencia es que el seguimiento de documentos tiene un enfoque más especializado (seguimiento), mientras que los sistemas de gestión de documentos proporcionan una amplia gama de características, incluida la colaboración, el intercambio y la transferencia de documentos.
Nota del editor: ¿Busca un servicio de gestión de documentos para su negocio? Rellene el siguiente cuestionario para que nuestros socios proveedores se pongan en contacto con usted sobre sus necesidades.
¿Por qué debería rastrear sus documentos?
Hay muchas razones por las que debe realizar un seguimiento de los documentos de su empresa. En primer lugar, proporciona una gran oportunidad para optimizar sus operaciones diarias al acelerar el proceso de presentación y proporcionarle datos clave sobre su negocio. Un sistema de seguimiento de documentos puede recopilar automáticamente datos sobre sus clientes, clientes, inversores y competidores, y revelar cómo sus empleados usan (o no usan) los documentos que les envía.
Estas son algunas cosas que tu DTS puede decirte:
- Quién abrió el documento
- Cuándo lo abrieron
- Cuánto leen antes de cerrarlo
- Con qué frecuencia lo abren
Estos son algunos beneficios adicionales de un DTS:
- Seguridad: El seguimiento de sus documentos proporciona seguridad, especialmente si su empresa se ocupa con frecuencia de información importante o confidencial. Tendrá un control completo sobre quién accede a un documento y podrá ver exactamente quién lo ha visto, quién ha realizado cambios y cuándo se realizaron esos cambios, y si el documento se envió a alguien.
- Productividad: El seguimiento de sus documentos le permite ver las ediciones, lo que puede ayudarlo a mantener a su equipo en el camino correcto y en la misma página.
- Pistas de auditoría: El seguimiento de documentos hace que sea increíblemente fácil para su empresa crear una pista de auditoría al realizar un seguimiento automático de todos los cambios realizados en cada documento, con marcas de tiempo.
- Accesibilidad: Muchos sistemas de seguimiento de documentos permiten acceder a sus documentos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, lo que le permite a usted y a sus empleados realizar cambios en cualquier momento.
- Baja huella ambiental: Un sistema de seguimiento de documentos ayuda a que su empresa no utilice papel, lo que le beneficia a usted y al medio ambiente al eliminar sus montones de copias impresas.
- Integraciones de terceros: Un servicio de seguimiento de documentos le permite integrarse con otras aplicaciones que aumentan la productividad, como su CRM, software de contabilidad o calendario. Esto permite una transferencia fluida de información a través de todas las facetas de su organización.
Características clave del sistema de seguimiento de documentos
Cuando elija un servicio de seguimiento de documentos, debe asegurarse de buscar algunas características. Antes de comenzar su búsqueda, enumere todas las características que cree que podría necesitar y categorícelas en «debe tener», «le gustaría tener» y «podría vivir sin» para ayudarlo a tomar su decisión.
Aquí hay algunas características clave que debe buscar:
- Almacenamiento de documentos: Un DTS almacenará todos los documentos de su empresa en un solo lugar centralizado, lo que facilita la búsqueda y recuperación. Muchos sistemas utilizan almacenamiento en la nube, que agrega una capa adicional de seguridad para sus documentos.
- Automatización del procesamiento de documentos: el software de seguimiento de documentos facilita el procesamiento de sus documentos con un procesador integrado, que puede acelerar sus flujos de trabajo. Esto suele incluir la importación y exportación de datos desde Microsoft Office o Excel.
- Herramientas de colaboración: Un servicio de seguimiento de documentos permite una colaboración fácil para los empleados al permitir que varios miembros del equipo trabajen en un solo documento sin esperar a que se realicen cambios individuales. Si es necesario, un miembro del equipo o gerente puede crear restricciones de acceso para mantener la seguridad o la confidencialidad.
- Seguridad de documentos: Si trabaja en un campo que a menudo se ocupa de información confidencial, como servicios de atención médica o legales, esta es una característica extremadamente importante. La seguridad de documentos le permite controlar el acceso a los documentos, y algunos sistemas incluso pueden seguir automáticamente importantes regulaciones bajo HIPAA, Sarbanes-Oxley, Buenas Prácticas de Fabricación de la FDA o ISO 9000/9001.
- Seguridad y recuperación ante desastres: Es vital encontrar una empresa de software que priorice la protección de su información y archivos, ya que una filtración de datos o un problema de almacenamiento podrían ser desastrosos para su negocio. Busque un proveedor con un plan establecido y flexible que se pueda ajustar a sus necesidades únicas.Control de versiones
- : También conocido como control de versiones, el control de versiones permite a los usuarios proteger y realizar un seguimiento de los cambios realizados en los documentos dentro de su sistema de gestión de documentos. El control de versiones garantiza que todas las ediciones nuevas se rastreen y guarden, y que las versiones anteriores de los documentos se archiven en el sistema para referencia.
- Editor de documentos PDF: Esta función hará que sea fácil y sencillo editar documentos PDF y agregar texto, casillas de verificación, cuadros de texto u otras personalizaciones.
- Carga masiva :Si a menudo necesita cargar muchos documentos a la vez, esta función puede hacer que el proceso sea mucho más rápido y eficiente al permitirle completar la carga con un solo clic.
- Acceso móvil: Esta función es ideal para empresas que tienen empleados remotos o trabajadores en movimiento. Le permite acceder a documentos desde cualquier dispositivo, incluidos portátiles, computadoras de escritorio, tabletas y teléfonos móviles.
- Búsqueda avanzada: Si su empresa se ocupa de grandes volúmenes de archivos todos los días, una función de búsqueda avanzada puede facilitar su vida diaria al localizar archivos en un instante, lo que le permite buscar por tipo de documento, metadatos o información específica de la empresa. Este proceso también se conoce como indexación.
El mejor software de seguimiento de documentos
Para ayudarlo a elegir el mejor software de seguimiento de documentos para su organización, negocio.com revisó los mejores servicios de gestión de documentos. Estas son nuestras mejores opciones:
- M-Files: M-Files es business.com es la elección del mejor software de DMS en general. Es una excelente opción para empresas de cualquier tamaño, ya que ofrece herramientas de colaboración y automatización de flujo de trabajo fáciles de usar, además de sus potentes herramientas de seguimiento de documentos.
- FileHold Express: FileHold Express es business.com es la mejor opción para pequeñas empresas porque ofrece varios planes de precios asequibles y muchas opciones para escalar a medida que su empresa crece.
- DocuWare: DocuWare es business.com la mejor opción para la automatización del flujo de trabajo. Sus capacidades incluyen herramientas de automatización completamente programables para recursos humanos, marketing y ventas, así como integraciones con varias aplicaciones de terceros.
- Dokmee: Dokmee es business.com es la elección para el DMS más seguro. Es una excelente opción para empresas que se ocupan de información confidencial, como organizaciones de atención médica y bufetes de abogados. Dokmee proporciona un cumplimiento automatizado de las regulaciones de privacidad y todas las cuentas están protegidas con contraseña.
