Quando eu trabalhava no campo, uma das maiores queixas que recebi dos clientes foi que relatórios de segurança sempre foram pobres em qualidade. Quer seja para empregados de turno horário ou supervisores de guarda, os relatórios de incidentes precisam ser legíveis, facilmente compreensíveis e utilizáveis, se necessário, como um documento legal em tribunal. A utilização de um software de relatório oficial de segurança pode ajudar com relatórios, no entanto, habilidades de comunicação escritas ainda são necessárias.
seria fácil pensar que qualquer pessoa que trabalhe num campo orientado para a comunicação saberia escrever um relatório legível e respeitável. Infelizmente, mesmo com a pressão constante dos clientes, muitos não. alguns oficiais nem sabem soletrar ou usar uma boa gramática, mesmo se eles se graduaram no ensino médio ou freqüentaram a faculdade.
eu não me considero um “perito” sobre o tema de relatórios eficazes para a indústria de segurança. Não me saí muito bem com a gramática no Liceu, e só aprendi um pouco mais nos 36 anos seguintes. No entanto, sei como escrever relatórios de segurança para ajudar a mantê-lo, aos seus agentes e à sua empresa longe de problemas.
Language
Don’t write using verbose or flowery language; this isn’t a college level language class. Escreve o teu relatório como se estivesses a contar a um amigo o que aconteceu. Conversem. Use o máximo de citações diretas que puder.
e não se acanhem de usar linguagem imprópria se outra pessoa está a usá-la e é necessário para o relatório. Nunca usar asterisco no lugar das palavras da maldição, ou seja, S * * ou B * * * * * T.
finalmente, ser tão conciso quanto possível. Seus clientes estão ocupados, que não querem gastar mais tempo lendo relatórios do que eles têm que.
abreviaturas
soletra todas as palavras abreviadas na íntegra da primeira vez que as usares, com a abreviatura bem atrás dela entre parênteses. A partir daí, basta usar a abreviatura. Por exemplo, ” Security Officer (s/O) Stevens and Police Officer (P/O) Roberts were joined by S/O Junie.”
isto poupa tempo e espaço sem criar confusão desnecessária para o cliente.
Timestamps
em todos os casos, registe as horas em que você aprende a informação, NÃO suas suposições sobre quando algo pode ter ocorrido. Por muito bom que fosse, não somos capazes de ver através do tempo.
manter o relatório em ordem cronológica, de acordo com os detalhes. Em outras palavras, escreva o relatório com os detalhes como o oficial aprende-los. Se uma luta ocorrer às 04: 00, mas o oficial não souber até às 06: 00, então ele começa o relatório às 06: 00.
always, unless directed otherwise, use military time in security report writing. Isso ajuda a evitar e eliminar a confusão quando se trata de tempo.
se tiver as ferramentas no local para usar datas específicas, torne a sua linha do tempo o mais específica possível. Se não, use a palavra aproximadamente, para que você esteja protegido de questões de precisão dos relatórios.
estilo
todos os relatórios devem ser escritos numa voz de terceira pessoa. Usar o ponto de vista da terceira pessoa irá reduzir a confusão sobre quem fez o quê, onde e quando. Se tiver vários agentes envolvidos, vai ajudar a manter a história em linha.
escreva o seu relatório de acordo com as orientações empresariais actuais. Verifique com o cliente para ver que formatação eles preferem. Desde que não cause muitas dores de cabeça, é sempre melhor apresentar a informação de qualquer forma que o cliente achar mais útil.
a gramática, a ortografia e a pontuação devem ser cuidadosamente monitorizadas. A má gramática fará com que os clientes questionem a sua inteligência. Você deve ter sempre um dicionário perto na mão. Software de relatórios de incidentes sem papel muitas vezes tem verificação ortográfica e gramática embutida, e há uma abundância de aplicativos e sites lá fora para ajudá-lo a melhorar.Preencher o formulário de relatório na íntegra. Não deixar espaços por preencher. Se tiver espaços vazios quando terminar, coloque algo como N / A ou X através deles. Isso faz com que a forma pareça mais formal e completa, e impede que outra pessoa escreva coisas nesses espaços.
é tudo sobre o cliente
estas diretrizes acima são apenas isso, diretrizes. Onde quer que um oficial vá, o formato é um pouco diferente. Na indústria de segurança, como o cliente quer seus relatórios é a maneira que você vai escrevê-los. Isso inclui não só a formatação, mas também a informação que está incluída e destacada.Ainda assim, estas dicas se aplicam a quase todos os relatórios do segurança. Lembre-se deles, e você será capaz de criar um relatório de segurança completo que faz o cliente feliz, dá-lhes todas as informações que eles precisam, e pode se levantar em um tribunal.
