5 Clean Desk-käytännön hyödyt

yksi yksinkertaisimmista tavoista tulla yksityisyyden ja turvallisuuden perusperiaatteiden mukaiseksi, lisätä tuottavuutta ja saada komea toimisto on toteuttaa Clean Desk-käytäntö.

puhdas työpöytäkäytäntö ja selkeän näytön politiikka toimivat käsi kädessä organisaatiosi arkaluonteisten tietojen turvaamiseksi.

mikä on puhdas pöytä politiikka?

puhtaiden työpöytien käytäntö ohjeistaa, että kaikkien työntekijöiden on tyhjennettävä työpöytänsä jokaisen työpäivän päätteeksi. Tämä ei sisällä vain asiakirjoja ja muistiinpanoja, mutta kaikki post-it muistiinpanoja, yritysten kortit, ja irrotettava media (esim USB-muistitikut).

puhtaan pöydän käytännön noudattaminen auttaa organisaatiotasi vähentämään tietovarkauksien, petosten tai tietoturvaloukkausten riskiä, koska arkaluonteiset tiedot jätetään valvomatta ja näkyville.

Clean Desk-käytännön edut

clean desk-käytännön edut tulisi ottaa käyttöön, koska se voi tarjota organisaatiollesi lukuisia etuja.

Säästä aikaa ja rahaa

IDC: n raportin mukaan tyypillinen työntekijä organisaatiossasi käyttää 2,5 tuntia päivässä tiedon etsimiseen. Olettaen, että organisaatiosi tietotyöntekijät ansaitsevat 80 000 dollaria vuodessa, 1000 hengen organisaatio menettää noin 2,5 miljoonaa dollaria vuodessa kyvyttömyydestä paikantaa ja hakea tietoa.

puhdas työpöytäkäytäntö kannustaa työntekijöitä käyttämään digitaalisia versioita asiakirjoista, mikä vähentää merkittävästi organisaatiosi paperi -, muste-ja tulostimen ylläpitokustannuksia.

tee hyviä vaikutelmia

kuka tietää kuka ja milloin joku tulee käymään toimistossasi? Puhdas ja siisti työtila tekee organisaatiostasi tehokkaan ja edustavan kaikille, jotka päättävät vierailla, myös tilintarkastajille!

easy ISO Compliance

clean desk-käytäntö ei ole ainoastaan ISO 27001/17799-standardin mukainen, vaan se noudattaa myös yksityisyyden perusperiaatteita.

Kanadan liittovaltion tietosuojalainsäädäntö PIPEDA vaatii kanadalaisia organisaatioita turvaamaan henkilökohtaiset tiedot. Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojalaki edellyttää, että Yhdistyneessä kuningaskunnassa toimivat organisaatiot varmistavat, että henkilökohtaiset tiedot pidetään turvassa.

lannistaa uteliaita silmiä

työntekijät jättävät yleensä arkaluontoisia tietoja työpöydälleen.

post-it-muistiinpanot ovat yleensä pahimpia syyllisiä, jotka sisältävät nimet, puhelinnumerot ja jopa käyttäjätunnukset ja salasanat näkyvillä. Nämä tavat kannustavat epärehellisiä työntekijöitä, siivoojia ja huoltohenkilökuntaa katsomaan tietoja, joihin heillä ei pitäisi olla pääsyä.

Vähennä stressiä

paikka kaikelle ja kaikelle paikallaan. Kun työntekijät ovat järjestäytyneet, he voivat viettää enemmän aikaa keskittymällä työhön sen sijaan, että he tuntevat stressiä, koska he eivät löydä raporttia, joka erääntyy seuraavan 10 minuutin aikana.

puhtaan pöydän käytännön toteuttaminen

olet vakuuttunut siitä, että organisaatiosi tarvitsee puhtaan pöydän käytännön. Hienoa! Seuraavassa on muutamia vaiheita, joiden avulla voit toteuttaa politiikkaa.

laita se kirjallisena

puhtaiden kirjoituspöytien toimintaperiaatteet olisi laadittava kirjallisesti ja niistä olisi tiedotettava kaikille työntekijöille erityisesti perehdytys-ja kertauskoulutuksen aikana. Seuraamusten noudattamatta jättämisestä pitäisi olla vakavia mutta käytännöllisiä, varsinkin jos organisaatiosi toimii hyvin arkaluonteisten tietojen kanssa. Pyydä kaikkia työntekijöitä allekirjoittamaan asiakirja hyväksyntää varten.

Etkö ole varma mistä aloittaa? Olemme luoneet ilmaisen clean desk-käytäntömallin, jota voit muokata ja käyttää liiketoiminnassasi. Voit myös levittää sanaa ilmaisjulisteemme avulla.

Lisää muistutus sähköpostien allekirjoituksiin

olet luultavasti nähnyt sen alla useita sähköpostien allekirjoituksia: huomioi ympäristö ennen tämän sähköpostin tulostamista. Jos organisaatiosi käyttää standardoituja sähköpostien allekirjoituksia, harkitse tämän muistutuksen lisäämistä pohjaan.

lukittava tallennustila

et voi ottaa käyttöön puhdasta pöytäkäytäntöä, jos sinulla ei ole tietoa, minne työntekijät laittaisivat asiakirjansa. Harkitse pienten, lukittavien säilytyslaatikoiden ostamista työntekijöille, jotka mahtuvat työpöytänsä alle.

kannusta sähköisiä asiakirjoja

pyydä työntekijöitä käyttämään sähköisiä asiakirjoja aina kun se on mahdollista. Ilman tarvetta tulostaa ja työskennellä fyysisten papereiden kanssa, työntekijöilläsi on aina selkeä työpöytä aina, kun he kirjautuvat ulos tietokoneistaan.

hankkiudu asiakirjoista turvallisesti eroon

työntekijäsi ei saa koskaan heittää mitään työhön liittyviä asiakirjoja jätekoriin. Kun roskat lähtevät yrityksen ovilta, niistä tulee julkista omaisuutta. Mikään ei voi tuhota organisaatiosi nopeammin kuin huolimattomat työntekijät heittävät arkaluonteisia tietoja jätekoriin. Järjestö ei halua lehden etusivulle arkaluontoisten tietojen paljastamisesta.

on pantava täytäntöön asiakirjojen hävittämispolitiikka sen varmistamiseksi, että kaikki asiakirjat hävitetään turvallisesti.

Suorita rutiininomaiset varmuuskopiot

jos estät työntekijöitä käyttämästä fyysisiä asiakirjoja, varmista, että organisaatiossasi on luotettava varmuuskopiointirutiini. Työntekijöiden on tiedettävä, että heidän asiakirjansa ovat turvassa sähkökatkoksen tai kovalevyn kaatumisen sattuessa.

puhtaan pöydän käytännön noudattaminen

puhtaan pöydän käytännön toteuttaminen ja välinpitämätön suhtautuminen täytäntöönpanoon tekee politiikasta hyödyttömän.

pistokokeet

joku tekee pistokokeita viikoittain, mahdollisesti työpäivän päätteeksi. Kaikki paperit, muistiinpanot, post-it tai muut asiakirjat, jotka sisältävät arkaluonteisia tietoja, on silputtava välittömästi. Siirrettävät mediat, kuten CD-levyt, levykkeet tai muistitikut, voidaan takavarikoida väliaikaisesti.

Etsitkö tarkastuslistaa? Katso ilmainen clean desk policy audit tarkistuslista.

ylemmän johdon tuki

puhtaan pöydän politiikka on otettava vakavasti-erityisesti kaikilla johdon tasoilla. Jos työntekijäsi näkevät, että ylimmän johdon ei tarvitse noudattaa käytäntöä, he menettävät pian uskonsa.

se, että ylempi johto yleensä käsittelee arkaluonteisempia asiakirjoja, vahvistaa tarvetta puhtaaseen työpöytäkäytäntöön, joka koskee kaikkia työntekijöitä riippumatta heidän asemastaan organisaatiossa.