projektinhallintatyökalut voivat olla hyödyllisiä suunniteltaessa, organisoitaessa ja hallittaessa resurssityökaluja hitaampaan liikkuvaan työhön, mutta tarkoitukseen rakennetut workstream-yhteistyötyökalut muuttavat sitä, miten tiimit käsittelevät dynaamisia, kontekstuaalisia työnkulkuja sekä rutiinitehtävissä että suunnittelemattomissa tapahtumissa.
yrityksille tai osastoille, jotka työskentelevät operatiivisten vaikeuksien kautta — kuten jatkuvasti kadottamalla lähetysten kulun tai puuttumalla sisäisistä määräajoista — on luonnollista, että yksi ensimmäisistä askelista voi olla sopivan projektinhallintatyökalun etsiminen. Projektinhallinnan työkalut voivat olla erittäin hyödyllisiä, mutta ne eivät suinkaan ole ainoa vaihtoehto korjata toiminnallisia ongelmia. Olosuhteista riippuen ne eivät ehkä sovi ihanteellisesti.
Workstream collaboration on kehitteillä oleva ratkaisu, joka on valmis ravistelemaan liiketoimintatiimien kommunikointia ja tehtävien suorittamista. Projektinhallinnan ja workstream-yhteistyötyökalut auttavat tiimejä organisoimaan työnsä ympärille, mutta ne tarjoavat erilaisia ominaisuuksia. Workstream-yhteistyön lisääntyessä yhä useammat tiimit havaitsevat, että tarkoitukseen rakennetut työkalut tukevat yhteistyöhön perustuvaa, yhtenäistä työnkulkua tavoilla, joihin projektinhallintatyökalut eivät yksinkertaisesti pysty.
mitä projektinhallintatyökaluja puuttuu
projektinhallintatyökaluja on perinteisesti käytetty aikajänteiden ja suoritusten kiinteyttämiseen suunnitelmien toteutustavan suhteen. Pohjimmiltaan tiimi voi luoda suunnitelman siitä, miten projekti saa pisteestä A pisteeseen B, sitten yksinkertaisesti seurata hahmoteltuja vaiheita saavuttaakseen tavoitteensa. Tämä on ehdottomasti hyödyllinen toiminto joissakin liiketoimintayhteyksissä, erityisesti ne, jotka eivät vaadi joustavuutta.
projektinhallintatyökalut jäävät kuitenkin nopeasti vajaaksi tietyntyyppisissä tiimeissä. Yksi tärkeä asia on, että ne eivät tarjoa paljon sopeutumiskykyä dynaamisissa tilanteissa. PM-työkalujen avulla tiimit eivät voi helposti säätää työnkulkujaan vastaamaan reaaliaikaista tietoa, mikä tarkoittaa, että kaikki päivitykset on yleensä sisällytettävä työnkulkuihin manuaalisesti. Projektinhallinta ei yksinkertaisesti ole suunniteltu sellaiseen ketteryyteen, jota monet tiimit tarvitsevat.
PM-työkaluista puuttuu myös omaisuuden seurantaominaisuudet, mikä tarkoittaa, että ne eivät ole linjassa fyysisten hyödykkeiden tilan tai sijainnin kanssa — tarkoittipa se sitten IoT-laitteita, laitteita tai henkilöstöä. Operatiivisille tiimeille tämä on valtava menetys, koska päivitykset ja hälytykset näistä varoista (ja muut aihetodisteelliset muutokset) informoivat suoraan strategiaa. Sen sijaan projektinhallinnan ilmoitukset rajoittuvat tyypillisesti itse tehtävätiloihin (kuten ”valmiit” tehtävät tai ”erääntyneet” tehtävät).
ehkä kriittisimmin vain harvat tiimit käyttävät PM-työkaluja kommunikointiin – etenkään reaaliajassa. Nämä alustat eivät yksinkertaisesti tarjoa välittömiä, yhteistyöominaisuuksia, joita operatiiviset tiimit tarvitsevat. Tämä tarkoittaa, että joukkueet joutuvat palaamaan ad-hoc sähköpostit, chatit, tai henkilökohtaisesti kokouksia täyttää aukot. Ilman tapahtumien ja tehtävien ympärille rakennettuja viestintäkanavia keskustelut tapahtuvat usein alustan ulkopuolella ja voivat nopeasti irrottautua käsillä olevasta asiasta. Samalla tavalla PM-työkaluja ei ole suunnattu integroituun tiedon jakamiseen, mikä tarkoittaa, että kontekstuaalista tietoa ja dataa ei todella hyödynnetä yksittäisten projektien parantamiseksi.
mitä on Workstream-yhteistyö?
Workstream-yhteistyö, joka on uusi tapa käsitellä dynaamisia työnkulkuja, on jo nostattanut aaltoja organisaatioissa. Kehittyvien teknologioiden mahdollistama strateginen siirtyminen workstream-yhteistyöhön lupaa parantaa operatiivisten ryhmien koordinointia, viestintää ja tuloksia. Näin avainkyvyt vaikuttavat kuhunkin näistä tavoitteista:
viestintä: hajautetut tiimit tarvitsevat työkalun, joka auttaa heitä kommunikoimaan kuin samassa huoneessa, keskustelemaan ideoista ja jakamaan tietoa. Tämä edellyttää viestintäkanavia, jotka on integroitu itse projektin työnkulkuun. Järjestämällä keskustelun tehtävien ympärille workstream – yhteistyötyökalut voivat luoda tiloja jatkuville, jaetuille ja jatkuville keskusteluille. Chat -, ääni-ja video-ominaisuudet tukevat näitä keskusteluja entisestään.
koordinointi: Tehokkaassa koordinoinnissa on kyse kaikkien pitämisestä samalla sivulla. Onko kaikilla sama näkemys tehtävistä ja kartoista? Koordinoidaanko tiimi automaattisesti muihin työkaluihin tallennettujen tietojen kanssa? Lisäksi toiminnalliset hälytykset voivat auttaa pitämään tiimin jäsenet ajan tasalla seuraavista vaiheista. Yhteinen toimintakuva voi varmistaa, että tiimin jäsenet ymmärtävät sijaintinsa suhteessa muihin tiimin jäseniin ja avainhenkilöihin, jotta tehtävät voidaan suorittaa mahdollisimman tehokkaasti. Kaikki nämä ominaisuudet auttavat tuottamaan tilannetietoisuutta ja kontekstuaalisempaa lähestymistapaa käsillä olevaan tehtävään.
suoritus: onnistunut suoritus on hyvän yhteistyön tulos, mutta se on rakennettu joka askeleella. Toisin kuin PM-työkalut, jotka vaativat jäykkiä työnkulkuja pitääkseen tiimit tavoitetasossa asetettujen suunnitelmien mukaisesti, operatiiviset tiimit tarvitsevat enemmän joustavuutta. On tärkeää, että työnkulku ja vastuut muuttuvat vastatessa saapuvaan tietoon. Tämä antaa tiimeille mahdollisuuden tehdä dynaamisia päätöksiä ja varmistaa, että ne vastaavat täsmällisesti ja tehokkaasti reaaliaikaiseen dataan perustuen.
vaikka PM-työkalut saattavatkin olla sopiva valinta rutiinitehtäviin, niiden rajalliset ominaisuudet eivät riitä organisaatioille, joiden on käännettävä ja sopeuduttava reaaliajassa. Monien yritysten on reagoitava nopeasti muutoksiin, jotka eivät ole niiden hallinnassa, olipa kyse sitten asiakaskäyttäytymisen muutoksista, toimitusketjun hidastumisesta tai jonkinlaisesta laite-tai järjestelmäviasta.
Workstream-yhteistyön käyttäminen projektinhallinnan tehostamiseen tai korvaamiseen
kuvittele tämä: Tiimisi aloittaa kriittisen, aikaherkän tavoitteen saavuttamisen, vaikka kaikki palaset eivät ole kohdallaan. Tieto virtaa edelleen, usein suoraan workstream-yhteistyövälineeseen integroiduista GPS-tai IoT-teknologioista. Kiireelliset tehtävät näkyvät toimintakelpoisina kuulutuksina, jotka toimitetaan vain asianomaisille osapuolille. Koko tiimillä on parempi tilannetietoisuus, mikä tarkoittaa sitä, että he tekevät enemmän tietoon perustuvia päätöksiä — apunaan helppo viestintä tehtäväpohjaisten kanavien kautta.
projektinhallinnan työkalut tarjoavat selkeän rakenteen, segmentoidut tehtävät ja asettavat odotukset. Great workstream – yhteistyövälineet voivat kuitenkin tukea monipuolista käyttötapausten ja tavoitteiden joukkoa, joka sopii paremmin operatiivisille tai hajautetuille tiimeille. Vaikka projektinhallinnan työkalut ovat arvokkaita, ne eivät riitä takaamaan menestystä monenlaisissa tilanteissa.
juuri kuvaamassamme skenaariossa perinteinen projektinhallintatyökalu on hyödyllinen suunnittelussa, tehtävien tarkastamisessa, kun ne saadaan tehtyä, mutta se ei vain ole paikka, jossa prosessin toteutus tapahtuu. Monille organisaatioille on eduksi joko integroida nykyiset PM-työkalut tai korvata ne kokonaan tarkoitukseen rakennetulla yhteistyötyökalulla. Se on workstream – yhteistyötyökalu, joka tarjoaa näkyvyyttä, joustavuutta ja toiminnallisuutta, joita tiimi todella tarvitsee.
Katso, miten workstream – yhteistyötyökalut voivat auttaa sinua organisoimaan työsi ja mahdollistamaan reaaliaikaisen viestinnän tehtävien ympärillä. Aloita kokeilemalla Coolfire Corea ilmaiseksi.
