ERP implementation plan: the definitive 7 step methodology

you ’ re planning your ERP implementation.

tiedät, että ERP: n toteuttaminen voi olla työlästä.

lukuisten muistutusten ansiosta tiedät, että toiminnanohjausjärjestelmän toteutusvirhe on yleinen ja että jotta tämä projekti toimisi, sinun on tehtävä paljon suunnittelua.

First thing ’ s first…

mikä on ERP: n toteutusprosessi?

ERP-toteutusprosessi sisältää ohjelmistosi asentamisen, kaikkien tietojesi, sekä taloudellisten että kaupallisten tietojen siirtämisen, prosessiesi kartoittamisen ja käyttäjien kouluttamisen käyttämään ohjelmistoa. Tämä prosessi määrittää, onko ERP-toteutus onnistunut vai epäonnistunut.

Joten mistä aloitetaan?

olemme luoneet tämän oppaan, jonka avulla voit selvittää kaiken. Täynnä reaalimaailman neuvoja, asiantuntija vinkkejä, ja nopea askel – askeleelta erittelyt, me kattaa:

• tehokkaan muutoshallintasuunnitelman luominen (ja kenen pitäisi auttaa sinua sen toteuttamisessa)
• piilokustannukset ERP: n toteuttamisessa, ja kuinka ennakoida ne
• livenä toimiminen, ja kuinka arvioida projektisi onnistumista

se ei (valitettavasti) toteuta ERP: tä puolestasi. Se kuitenkin antaa sinulle tietoja, resursseja ja malleja, jotta saat syvällisen käsityksen toteutusprosessista ja voit lisätä mahdollisuuksiasi onnistua hankkeessa.

ja eikö se ole melkein yhtä hyvä?

TOIMINNANOHJAUSMENETELMÄMME vaiheet

1. Kokoa ERP-projektitiimisi

2. Miten luodaan ERP-muutosjohtamissuunnitelma

3. ERP: n toteutusbudjetin arvioiminen

4. Tiedonsiirron aloittaminen

5. Käyttäjien kouluttaminen käyttämään toiminnanohjausjärjestelmää

6. Mitä tehdä ERP go-live

7. Arvioimalla, oliko ERP-hankkeesi menestys

1. Kokoa projektiryhmä

First things first: tulee olemaan aika surkeaa suunnitella tätä itse. Tehokkaan ja omistautuneen ERP-toteutustiimin luominen tekee työstäsi paljon, paljon helpompaa.

alkuun tarvitaan seuraavat ”core” – jäsenet.

• projektipäällikkö: leader. Sinä varmaan.
• Application analyst: responsible for data migration and cleansing
• Application developer: responsible of system customization
• QA test engineer: heads up system testing and performance efforts

vielä sen varmistamiseksi, että toteutus sujuu mahdollisimman sujuvasti kaikilla osastoilla (ja jotta koko työvoima ei kirjoittaisi huolellisesti laadittuja suunnitelmiasi pois nimellä ”IT telling us what to do”), tarvitset muutaman henkilön lisää.

nämä riippuvat pitkälti siitä, ketkä ovat keskeisiä sidosryhmiäsi – ja ottaen huomioon toiminnanohjauksen luonteen nämä vaihtelevat yhtiöittäin riippuen siitä, mitä toimintoja olet toteuttamassa.

Tässä muutamia esimerkkejä sidosryhmistä, jotka kannattaa ottaa mukaan toteutettaessa erilaisia toimintoja:

Pitäisikö minun palkata TOIMINNANOHJAUSKONSULTTI?

lyhyt vastaus: Kyllä, Jos omaa osaamista ei ole ja siihen on varaa. Kokenut toteutuskonsultti on nähnyt kaiken aiemmin ja voi kiertää ongelmat ennen kuin ne syntyvät.

on mahdollista toteuttaa onnistuneesti ilman yhtä-älä masennu, jos budjetti ei veny siihen tai tiliosastosi on tunnetusti tiukkapipoinen.

2. Luo toteutuksen muutosjohtamissuunnitelma

tässä on oikeastaan kaksi puolta.

ensin kannattaa suunnitella ERP-toteutus vaiheittain ja delegoida ne toteutustiimille asiantuntemuksen mukaan.

meillä on tässä perusteellinen malli ERP toteutusaikataulu – voit kuitenkin käyttää alla olevaa tarkistuslistaa saadaksesi nopeasti käsityksen siitä, mitä tarvitsee tehdä. Ennen kuin käynnistät oman täytäntöönpanoa, sinun pitäisi olla suunnitelmia paikallaan:

• toteutuskustannusten ennakointi ja talousarvion laatiminen
• ERP: n toteutusaikataulun laatiminen
• tietojen siirtäminen uuteen järjestelmään
• ERP: n käyttäjäkunnan kouluttaminen
• ERP: n testaaminen ja live-toiminta
• On-the-day go – live-toiminta
• projektisi onnistumisen arviointi

työkalut kuten Trello, Google Sheets ja Wrike ovat erinomaisia yhteistyöhön esimerkiksi ERP-toteutuksissa-Selaa ja valitse se, joka sopii parhaiten yrityksesi projektinhallintatyyliin.

tämä vaiheittainen opas käy läpi TOIMINNANOHJAUSPROSESSIN jokaisen vaiheen hyvin perusteellisesti

toiseksi sinun on suunniteltava tapoja pitää yritys sivussa toteutuksen aikana. Muutos tuo aina jonkin verran häiriötä, mutta tämä voidaan minimoida:

• selkeä ilmoitus ennakoiduista häiriöistä
• riittävä aika käyttäjien kouluttamiseen
• sidosryhmien keskeiset tarpeet huomioon ottaen (olet jo puolimatkassa, kun olet ottanut edustajia mukaan projektitiimiisi)

3. Ennakoi ERP: n toteutuskustannukset ja esitä talousarvio

kuinka paljon ERP: n toteutus maksaa?

se on kultainen kysymys. Jos vastaus olisi helppo, ylibudjetoituja ERP-toteutuksia olisi paljon vähemmän ja paljon enemmän ihmisiä tarjoutuisi projektinhallintaan.

tuoreen Softwarethinktank-analyysin mukaan:

• 35% toiminnanohjauksen toteutukset olivat yli budjetin 0%-25%
• 15% olivat yli budjetin 26%-50%
• 6% olivat yli budjetin yli 50%

tämä viittaa siihen, että yli puolet toiminnanohjausjärjestelmän toteutuksista ylittää budjetin. Tarpeetonta sanoa, budjetointi on miinakenttä ja sinun täytyy olla hyvin varovainen.

on kuitenkin mahdollista määritellä joitakin kustannuksia. Hyvä lähtökohta on olettaa, että toiminnanohjausjärjestelmän toteuttamisen kustannukset edellyttävät vähintään 1% yrityksen vuotuisesta bruttotulosta.

kaikki nämä tekijät olisi sisällytettävä toteutusbudjettiisi, jotta vältyttäisiin piilokuluilta:

• laitteisto – / verkkopäivitykset: nämä ovat paljon suurempia, jos otat käyttöön on-premise – järjestelmän
• henkilöstön ylityökorvaukset: tärkeä muistaa – ”emme budjetoineet ylityökorvauksia, anteeksi” ei ole rivi, joka menee hyvin alas tiimisi kanssa
• toimittajan koulutus -, räätälöinti-ja konsultointipalkkiot: jos olet onnekas, myyjä on saattanut sisällyttää nämä alkuperäiseen ohjelmiston hintaan, mutta tämä ei todellakaan ole itsestäänselvyys. Tarkista aina
• tietojen varmuuskopiot ja tallennus: nämä ovat usein nipussa pilvipalvelun TOIMINNANOHJAUSKULUJEN kanssa – mutta jälleen – Tarkista aina.

se, mitä ERP: stä voi odottaa maksavansa, riippuu useista tekijöistä, jotka vaihtelevat yrityksen koosta, vaatimuksista ja käyttäjämääristä, mutta vuoden 2019 Ohjelmistopolkuraportissa todettiin äskettäin, että yritykset käyttävät keskimäärin noin 7 200 dollaria jokaista järjestelmän käyttäjää kohti.

kärki: Tarkimpia tuloksia varten kannattaa budjetoida myös tuottavuuden menetykseen – sillä vaikka kuinka yrittäisi, ei tule toimimaan maksimaalisella tehokkuudella koko toteutuksen ajan.

4. Aloita tietojesi siirtäminen

niin se alkaa.

olet suunnitellut niin paljon kuin pystyt. Nyt on aika siirtyä itse prosessiin, jossa yrityksesi siirtyy uuteen toiminnanohjausjärjestelmään.

tiedonsiirto on ensimmäinen askel – jos onnistut siinä oikein, olet rakentanut vankan perustan, jolle voit jatkaa toteutuspyrkimyksiäsi. Jos erehdyt, asiat voivat alkaa murentua.

sovellusanalyytikkosi pitäisi johtaa tätä työtä, koska se on heidän erikoisalaansa. Ole valmis auttamaan heitä:

• tietojen puhdistus ja verifiointi
• tietokannan perustaminen
• vanhojen tietojen kartoittaminen uusille tietokentille
• tietojen siirto uuteen järjestelmään
• vanhojen tietojen testaus ja verifiointi
• uusien tietojen testaus ja verifiointi

5. Aloita ERP-käyttäjäkuntasi koulutus

käyttäjän hyväksyminen on avain ERP-toteutusprojektisi onnistumiseen, ja tämän saavuttamiseksi on välttämätöntä laatia sopiva käyttäjän koulutussuunnitelma.

työvoiman kouluttamiseen on useita tapoja, mutta useimmat koulutusmenetelmät voidaan jakaa ”henkilökohtaisesti” ja ”verkko-oppimisen” menetelmiin:

tiivistelmä henkilökohtaisen ja verkko-oppimisen koulutusmenetelmien hyvistä ja huonoista puolista

riippumatta siitä, mikä koulutusmenetelmä sopii työvoimallesi parhaiten, kaikkien onnistuneiden koulutusohjelmien neljä ominaisuutta ovat:

• Roolipohjaista koulutusta prosessin sujuvoittamiseksi ja ajankuluttajien pitämiseksi sivussa.
• harjoittelijoiden mahdollisuudet antaa palautetta (ja toteutustiimin toimia sen mukaan
• selkeät viestintäkanavat toimittajan tukiryhmien kanssa

Vihje: tunnistakaa lupaavia, tekniikkataitoisia henkilökunnan jäseniä kouluttautumaan TOIMINNANOHJAAJIKSI. He voivat sitten käsitellä matalan tason käyttäjä kysymyksiä, jolloin voit keskittyä käsillä olevaan tehtävään.

parhaiden tulosten saamiseksi mikset kokeilisi pelillisiä osia harjoittelusuunnitelmastasi? TalentLMS: n tutkimuksessa 89% kyselyyn vastanneista totesi, että pistepohjainen järjestelmä tehostaisi heidän sitoutumistaan, kun taas 62% sanoi, että pistetaulukot ja mahdollisuus kilpailla kollegoiden kanssa motivoisivat heitä oppimaan. Käytä tätä hyväksesi.

Pienet edut jokaiselle, joka suorittaa koulutehtävät ajallaan (ilmainen ruoka, ylimääräinen tunti lounaalle), ja suuremmat (käteisbonus, ylimääräinen päivän voimansiirto) parhaille suorituksillesi tekevät harjoittelusta kiinnostavamman kiireisille työntekijöille.

6. Suunnittele ja aloita go-live-toiminta

tämä on se. Suuri Päiväsi.

jos olet sitä mieltä, että naimisiinmeno vaatii paljon vaivalloista pitkälle vietyä suunnittelua, tulet yllättymään ikävästi TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄSI ”go-live” – vaiheesta.

suunniteltavia asioita ovat:

• Järjestelmätestaus (ennen suoraa lähetystä ja sen jälkeen)
• henkilöstön aikataulutus, mukaan lukien vaaditut ylityöt tai väliaikaiset työntekijät
• hankkeen arviointia varten tarvittavien mittareiden yksilöinti
• viestintästrategian luominen järjestelmän seisokkeja varten
• verkon nopeus – ja luotettavuustarkastukset
• tietojen varmuuskopiointiprosessit

viestintä on tässä avainasemassa sekä oman tiimin että laajemman työvoiman kanssa. Sinun on oltava selvillä siitä, kuka tekee mitäkin, kun odotat sen tulevan tehdyksi ja minkälaiset seisokit

saadaksesi lisätietoja ERP-toteutuksen go-live-vaiheesta, katso:

• viisi näkökulmaa onnistuneen ERP go-live-ohjelman suunnitteluun

7. Arvioi TOIMINNANOHJAUSPROJEKTISI onnistuminen

aloita näillä yksinkertaisilla kysymyksillä:

• onko yhtiösi mennyt nurin?
• haastetaanko ERP-myyjä oikeuteen sopimusrikkomuksesta?
• onnistuitko pitämään hankkeen lähelläkään budjettia?

jos on, niin ei varmaan hirveästi ole tehty. Anna itsellesi ylävitonen.

jotta asioista saisi hieman syvällisemmän käsityksen, kannattaa käyttää seuraavien mittareiden yhdistelmää:

• ROI. Oletko nähnyt tuottoa TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄÄSI käyttämillesi rahoille?
• inhimillisten virheiden väheneminen: hyvin toteutetun toiminnanohjauksen pitäisi vähentää prosessiautomaatiosta johtuvia datavirheitä. Jos koulutussuunnitelma toimi, työntekijöiden pitäisi hyödyntää näitä ominaisuuksia mahdollisimman hyvin
• tuottavuuden kasvu: tämä puhuu puolestaan. Onko toiminnanohjausjärjestelmä saavuttanut juuri sen, mihin se on pyrkinyt?
• asiakastyytyväisyyden lisääntyminen: ovatko läpimenoajat pidentyneet? Käsitteletkö tilauksia nopeammin?

tämä ERP ROI: n laskentaopas auttaa sinua arvioimaan, kuinka hyvin toteutushankkeesi on onnistunut