kirjoittaja: Strahinja Stojanovic
laatukäsikirja ei ole enää pakollinen asiakirja DIS ISO 9001:2015-standardin saatavilla olevan version mukaan (saadaksesi lisätietoja tulevista muutoksista, lue tämä artikkeli: 5 tärkeimmät muutokset, joita odotetaan ISO 9001:2015: ssä vuoden 2014 kansainvälisen standardin luonnoksesta (DIS)). Miten se tapahtui? Laatukäsikirja oli yksi ensimmäisistä asiakirjoista, joita sertifiointielin pyysi ennen sertifiointitarkastusta. Miten se on yhtäkkiä menettänyt tarkoituksensa ja merkityksensä?
laatukäsikirjan pimeä puoli
useimmat Laatukäsikirjat onnistuvat muodollisesti täyttämään ISO 9001-standardin vaatimukset, mutta eivät kuitenkaan pääse asiakirjan ytimeen. Tuloksena on yksi laadunvalvonnan keskeisimmistä asiakirjoista, jota kukaan ei lue – muutamaa masokistista sertifiointitarkastajaa lukuun ottamatta.
olen usein törmännyt Laatukäsikirjoihin, joissa on 20+ (joskus jopa 50+) sivua, ja aloin miettiä, pitäisikö sitä kutsua ”laadunhallintajärjestelmäksi” vai ”määränhallintajärjestelmäksi”.”Siinä oli liikaa päällekkäistä tai tarpeetonta tietoa ja niin paljon yksityiskohtia, että päädyin säälimään puuta, joka kaadettiin, jotta tästä turhien tietojen kasasta saataisiin paperia.
laatukäsikirjan saaminen ei mielestäni ollut huono idea. Se on dokumentti, jossa organisaatio esittelee itsensä, laatujärjestelmänsä ja jopa tapansa ajatella ja lähestyä laatujohtamista. Yleinen käytäntö oli (lausekkeen 4.2.2 vaatimusten lisäksi) sisältää joitakin lausekkeen 4.1 vaatimuksia ja joitakin muita vaatimuksia, jotka oli helpompi dokumentoida laatukäsikirjan avulla.
selkeä, lyhyt ja selkeä laatukäsikirja antaa vaikutelman organisaatiosta, joka tietää mitä tekee – organisaatiosta, joka todella hallinnoi laatujärjestelmäänsä. Laadukas käsikirja helpottaa tilintarkastajan työtä ja antaa hänelle mahdollisuuden tarkastaa järjestelmää paremmin – ja hänen huomautuksillaan todella parantaa järjestelmää. Ja mikä tärkeämpää, tällainen laatukäsikirja on hyödyllinen johdon edustajalle ja prosessin omistajille, koska se tarjoaa yleiskuvan laatujärjestelmästä.
suuret yritykset vaativat usein toimittajiltaan laadunhallintajärjestelmää, ja ne saattavat vaatia nähdä laatukäsikirjan toimittajien valinnassa. Millaisen vaikutelman Laatukäsikirjanne antaa yrityksestänne? Iso laatukäsikirja kertoo, että käyttäisit mieluummin resursseja kuin käyttäisit luovaa lähestymistapaa.
laadukkaan käsikirjan kirjoittaminen ei ole kovin vaikeaa: määrittele QMS: n laajuus, listaa poikkeukset (saadaksesi lisätietoja poikkeuksista ISO 9001: ssä:2008, lue tämä artikkeli Mikä on hyväksyttävä poissulkeminen ISO 9001: n lausekkeessa 7) Jos on poissulkemisia ja niiden perusteluja, kuvaile prosessien välistä vuorovaikutusta (mieluiten prosessin vuokaavion kautta) ja Luettele kaikki käyttämäsi QMS – menettelyt-ja siinä kaikki. Katso myös lyhyen laatukäsikirjan kirjoittaminen.
ollakseen tai ei olla
laatukäsikirjan kanssa tai ilman, organisaatiot tarvitsevat vielä jonkin yleisen QMS-asiakirjan. On edelleen tarpeen lähettää sertifiointielimelle asiakirja, joka kuvaa järjestelmääsi, sekä lähettää se suurille asiakkaille. Vaikka se ei ole enää pakollinen, kaikki laatukäsikirjan vaatimukset, lukuun ottamatta 4.2.2 b), pysyvät standardin uudessa versiossa. Laadunvarmistusjärjestelmän soveltamisala ja prosessien välinen vuorovaikutus on vielä määriteltävä. Nämä vaatimukset ovat vielä yksityiskohtaisempia uudessa versiossa, ja niiden on edelleen oltava jonkinlaista dokumentoitua tietoa.
standardin uudessa versiossa on joitakin uusia vaatimuksia, jotka on täytettävä dokumentoituna tietona, joka voidaan helposti sisällyttää Laatukäsikirjaan – esimerkiksi organisaation kontekstiin.
sama idea, eri muodossa
Tämä Uusi ei-pakollinen asiakirja (miksi sitä sitten kutsummekin), joka korvaa laatukäsikirjan, sisältää kaikki jäljellä olevat vaatimukset lausekkeesta 4.2.2, ja lisäisin siihen joitakin uusia.
tässä uudessa asiakirjassa olisi annettava seuraavat tiedot organisaatiosta:
- olemme XYZ-yhtiö;
- tuotamme tätä ja tarjoamme näitä palveluja;
- sovellamme laadunhallintajärjestelmää näihin prosesseihin;
- emme sovella näitä standardin lausekkeita näistä syistä;
- nämä ovat prosessimme ja niiden vuorovaikutukset;
- ja tämä on sisäinen ja ulkoinen konteksti, jossa toimimme.
tätä voidaan pitää liiallisena yksinkertaistamisena, eikä tietenkään kaikkia näitä tietoja voida sijoittaa vain yhteen kappaleeseen, mutta tämä asiakirja olisi järkevä ja täyttäisi useimmat standardin uuden version lausekkeen 4 vaatimuksista. Lisäksi organisaation missio ja visio voidaan lisätä, ja tämä asiakirja voi tehokkaasti tulla esite, joka esittelee yrityksesi tuleville asiakkaille.
tämä standardin uusi versio ei ole muodollisuuden Orja (onko tämä hyvä asia? Vain aika näyttää…) ja vaatii luovempaa lähestymistapaa, jotta jokaisesta vaatimuksesta saadaan mahdollisimman paljon irti, mukautumalla organisaation tarpeisiin sen sijaan, että kasataan turhia asiakirjoja.
Klikkaa tästä nähdäksesi esikatselun Laatukäsikirjasta, joka on sovitettu pienemmälle yritykselle.
