PMIS

Abstrakti

ohjelmistosovelluksia pidetään välttämättömänä osana projektinhallinnan tietojärjestelmää. Kaikki tärkeimmät sovellukset tarjoavat vakiomuotoisia ja muokattavissa olevia prosessityökaluja, joita käytetään laajalti ympäri maailmaa. Tässä asiakirjassa esitämme tulokset tutkimuksesta, jossa arvioitiin ohjelmistosovellusten tehokkuutta yhä monimutkaisempien projektien hallinnassa.

tämän tutkimuksen aikana 100 projektipäällikön ryhmältä EMEA-alueelta kysyttiin kokemuksia ohjelmistosovellusten käytöstä projektien hallinnassa. Projektipäälliköitä pyydettiin arvioimaan, mitä työkaluja ja ominaisuuksia he pitävät hyödyllisimpinä, sekä listaamaan käyttämiensä järjestelmien puutteet. Heitä pyydettiin myös toimittamaan toivelista ominaisuuksista tai prosessityökaluista, joita he haluaisivat nähdä lisättävän markkinoilla oleviin järjestelmiin.

tässä asiakirjassa kerrotaan 10 yleisesti käytettyä ominaisuutta, 10 puutteellisinta ja 10 toivelistan kohdetta.

Johdanto

PMBOK® Guide – 5th Edition määrittelee projektinhallinnan tietojärjestelmän (Project Management Information System, Pmis) seuraavasti::

vaikka jokainen pmis-järjestelmän toteutus eroaa muista soveltamisalaltaan, suunnittelultaan ja ominaisuuksiltaan, ohjelmistosovelluksia pidetään jokaisen toteutuksen välttämättömänä osana. PMIS: n optimaalinen hyödyntäminen riippuu suuresti tavasta, jolla kriittinen tieto on kaikkien sidosryhmien saatavilla, ja prosessiautomaation tasosta. Monet projektipäälliköt ovat huolissaan PMI-järjestelmiensä tehokkuudesta osittain väärin konfiguroitujen ohjelmistojen ja myös ROI-huolien vuoksi. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on tutkia ja raportoida projektipäälliköiden käsityksiä ohjelmistosovelluksista, jotka ovat olennainen osa heidän pmis-toteutuksiaan.

nykyinen Pmis-maisema

organisaatiot ympäri maailmaa luottavat yhä enemmän ohjelmistosovelluksiin projektinhallinnan automatisoinnissa. Myös keskeisten tulosindikaattoreiden ja raporttien laatimisen perustana olevien tietojen oikeellisuuden parantamista korostetaan. Projektinhallinnan tärkeimmät vastuut, kuten erilaisten rekisterien ylläpitäminen ja saatujen kokemusten dokumentointi, on helpompi täyttää ottamalla käyttöön sopiva sovellus. Seuraavissa jaksoissa esitetään yleiskatsaus PMIS-järjestelmän tämänhetkiseen tilanteeseen erityisesti EMEA-alueella.

tärkeimmät toimijat

EMEA-alueen projektinhallintaohjelmistojen markkinoille on ominaista ankara kilpailu Microsoftin, Oraclen, Meridianin, Autodesk, Aconexin, RIB Softwaren, Huddlen ja muutaman muun välillä. Vaikka jotkut organisaatiot luottavat edelleen taulukkolaskentasovelluksiin ja elektronisiin peruskalentereihin, useimmat organisaatiot ovat investoineet vankempiin sovelluksiin tehostaakseen projektinhallintaprosessejaan. Alati kasvava määrä ikonisia projekteja, kuten Burj Khalifa, maailman korkein rakennus tähän mennessä, on esillä tapaustutkimuksissa yrityksistä, joiden ratkaisuja on käytetty näissä hankkeissa.

jotkut ohjelmistoyritykset tarjoavat yhden sovelluksen projektien eri osa-alueiden hallintaan, kun taas toiset tarjoavat joukon erikoistuneita sovelluksia, jotka täydentävät toisiaan ja jotka voidaan integroida myös muihin ERP-toteutuksiin.

toimialakohtaiset järjestelmät

vaikka jotkut projektinhallintaohjelmistot soveltuvat mille tahansa toimialalle, toiset sisältävät tietyntyyppisiin hankkeisiin soveltuvia malleja ja ominaisuuksia. Hinnoittelu ja toimintakustannukset vaikuttavat myös siihen, että tiettyjen sovellusten käyttö rajoitetaan tietyille toimialoille. Tärkeimmät teollisuudenalat ja niissä suositut sovellukset on esitetty näyttelyssä 1.

näyttely 1-tärkeimmät toimialat ja sovellukset.

Menetelmäkohtaiset järjestelmät

monet EMEA-alueen organisaatiot kehittävät ysv-standardeihin perustuvia menetelmiään. Joillakin aloilla PRINCE 2 on myös suosittu erityisesti osissa Eurooppaa. Viime aikoina yhä useammat organisaatiot ovat myös alkaneet kokeilla ketteriä menetelmiä, kuten Scrum, Lean ja Kanban. On havaittu, että jotkin ohjelmistotyökalut eivät sovellu ketteriin käytäntöihin, kun taas toiset eivät sovellu laajempiin menetelmiin. Näyttely 2 luettelee yleiset työkalut, joita käytetään suosittujen menetelmien kanssa.

näyttely 2 – erityismenetelmien Työkalut.

pelkoja ohjelmistosovelluksista

vaikka projektipäälliköt ovat yksimielisiä siitä, että tehokas PMI-järjestelmä on ratkaisevan tärkeä heidän projektitavoitteidensa saavuttamiseksi, PMI-järjestelmän täytäntöönpanossa käytettävien ohjelmistosovellusten tehokkuudesta on esitetty monia epäilyksiä. Seuraavissa jaksoissa kuvataan näiden levottomuuksien ilmentymiä, jotka myöhemmin johtavat tyytymättömyyteen.

ROI-käsitykset

erikoistuneiden projektinhallintaohjelmistojen ylläpitämisen hintalappu ja käyttökustannukset mainitaan usein monien projektipäälliköiden suurena huolenaiheena. Varsin usein projektin omistajat sanelevat tietyn sovelluksen valinnan, kun taas urakoitsijat maksavat laskut. Urakoitsijoiden palveluksessa olevat projektipäälliköt kyseenalaistavat usein kalliin ohjelmistosovelluksen käyttöönotosta saatavan sijoitetun pääoman tuoton.

hallintokustannukset

ohjelmistosovellusten ylläpitoon tarvittavat infrastruktuurit ja resurssit aiheuttavat myös pelkoja. Hankkeen koosta ja laajuudesta riippuen itse isännöidyt sovellukset vaativat erikoistuneita tiloja ja koteloita, jotka paisuttavat yleiskustannuksia rahoituksen, työvoiman ja ponnistusten osalta.

oppimiskäyrä

myös projektinjohtajien usein esiin tuomiin huolenaiheisiin liittyy se aika ja vaiva, joka tarvitaan erikoistuneiden ohjelmistosovellusten monimutkaisuuden oppimiseen. PMIS, joka painottaa enemmän automaatiota ja käyttää ohjelmistoja, edellyttää puolestaan, että kaikki projektin johtoryhmän jäsenet ja monet projektiryhmän jäsenet ovat koulutettuja käyttämään ohjelmistoja.

ehdotettu tutkimus

tämä tutkimus toteutettiin EMEA-alueen projektipäälliköiden käsitysten tutkimiseksi ja raportoimiseksi. Tutkimuksen tavoitteena on saavuttaa seuraavat tavoitteet::

• ymmärrä projektipäälliköiden tyytyväisyys nykyisiin ohjelmistojärjestelmiin.
• ymmärtää yhteisten piirteiden ja työkalujen suhteellisen merkityksen.
  • näin projektinomistajat voivat valita sopivia työkaluja projektipäälliköiden panosten perusteella.
  • tämä auttaa myös ohjelmistoyrityksiä suunnittelemaan tuotepäivityksiä ja lisäämään tai poistamaan ominaisuuksia.
  • tämä auttaa myös projektipäälliköitä laatimaan tehokkaita koulutusohjelmia oppimiskäyrän minimoimiseksi.
• ymmärrä ohjelmistosovellusten puutteet.
  • tämä auttaa ohjelmistoyrityksiä suunnittelemaan päivityksiä, joilla pyritään lisäämään asiakastyytyväisyyttä.
• ymmärrä toivelista projektipäälliköistä, jotka toivovat parantavansa pmis-toteutustensa tehokkuutta.
  • tämä auttaa ohjelmistoyrityksiä suunnittelemaan päivityksiä ja lisäämään niihin sopivia ominaisuuksia.
• koulutetaan projektinjohtajia ohjelmistosovellusten mahdollisuuksista ja rajoituksista.
  • tämä auttaa projektipäälliköitä ja PMOs: ia optimoimaan automaation tason.

menetelmä

tämä tutkimus toteutettiin kyselytutkimuksella, johon valittiin 100 vastaajaa eri puolilta EMEA-aluetta varmistaen kaikkien alueiden ja toimialojen edustuksen. Vastaajille annettiin lista yhteisistä ominaisuuksista ja työkaluista, joita löytyy useimmista projektinhallintaohjelmistosovelluksista, ja heitä pyydettiin tilaamaan lista kohteiden suhteellisen merkityksen perusteella. Jokaista vastaajaa pyydettiin valitsemaan useimmin käytetyt ominaisuudet tai työkalut sekä vähiten käytetyt. Vastaajia pyydettiin myös luettelemaan omien ohjelmistosovellustensa puutteet sekä esittämään toivomuslista ominaisuuksista tai työkaluista, jotka todennäköisesti helpottavat heidän PMI-palveluidensa tehokasta hyödyntämistä. Vastaajia pyydettiin myös ilmoittamaan tyytyväisyystasonsa tällä hetkellä käytössä olevasta ohjelmistosovelluksesta.

tutkimus toteutettiin syys-lokakuussa 2012. Havainnot käsiteltiin ja koottiin marraskuussa 2012. Vastaajien väestötiedot esitetään Todistuskappaleessa 3.

näyttely 3-maantieteeseen ja toimialoihin perustuva esitys.

luettelo ominaisuuksista / työkaluista

vastaajien arvioima osittainen luettelo yhteisistä ominaisuuksista ja työkaluista on Todistuskappaleessa 4.

näyttely 4-osittainen luettelo ominaisuuksista / työkaluista.

tutkimuksen tulokset

tutkimuksesta saatiin mielenkiintoisia havaintoja, jotka on koottu seuraaviin kohtiin.

tyytyväisyystaso

projektipäälliköiden tyytyväisyystaso on raportoitu näyttelyssä 5.

Exhibition 5-Satisfaction scores.

useimmin käytetyt ominaisuudet/Työkalut

useimmin käytetyt 10 parasta ominaisuutta ja työkalua, jotka perustuvat kaikkien maantieteellisten alueiden ja toimialojen yhteenlaskettuihin luokituksiin, on esitetty Todistuskappaleessa 6.

Exhibition 6-Features/tools used most.

ominaisuudet / työkalut, joita käytetään vähiten

ominaisuudet ja työkalut, joita käytetään vähiten kaikkien maantieteellisten alueiden ja toimialojen yhteenlaskettujen luokitusten perusteella, on esitetty Todistuskappaleessa 7.

Exhibition 7 – Features/tools used least often.

Top 10 puutteet

top 10 puutteet, jotka perustuvat kaikkien maantieteellisten alueiden ja toimialojen yhteenlaskettuihin luokituksiin, on esitetty Todistuskappaleessa 8.

Exhibit 8-Top 10 deficiences.

toivelistan piirteistä

hyvin harvat ominaisuudet vastaajat tunnistivat toivelistansa kohteiksi. Pyydetyt ominaisuudet on lueteltu Todistuskappaleessa 9.

Exhibition 9-toivelista.

suositukset

tämän tutkimuksen tulokset antavat mielenkiintoisia tietoja laajalti EMEA-alueella käytetyistä ohjelmistosovelluksista. Edellisissä jaksoissa jaettujen tulosten perusteella suositellaan, että:

• ohjelmistoyritykset tekevät tiivistä yhteistyötä asiakkaidensa kanssa selvittääkseen syitä alhaisiin tyytyväisyyspisteisiin.
• ohjelmistoyritykset suunnittelevat päivityksensä sisällyttämällä niihin Todistuskappaleessa 6 lueteltuja ominaisuuksia, jos niitä ei vielä ole. Niiden olisi myös pyrittävä korjaamaan puutteet ja sisällyttämään kohteet toivelistalle mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
• Projektinomistajat arvioivat ohjelmistosovellukset useimmiten käytettyjen ja vähiten käytettyjen ominaisuuksien perusteella. Niiden ei pitäisi investoida sovellukseen, joka jää kaipaamaan projektipäälliköiden eniten tarvitsemia ominaisuuksia. Samalla niiden ei pitäisi maksaa korkeampaa hintaa, koska järjestelmä sisältää ominaisuuksia, joilla on vähiten merkitystä projektipäälliköille.
• projektipäälliköt laativat koulutusperiaatteensa Todistuskappaleessa 6 yksilöityjen kohtien perusteella.

johtopäätös

tässä asiakirjassa kerrotaan projektipäälliköiden tyytyväisyydestä yleisesti käytössä oleviin projektinhallintaohjelmistosovelluksiin. Se tarjoaa oivalluksia ominaisuuksista, joita käytetään useimmiten ja vähiten. Siinä kerrotaan myös kärkipään puutteista sekä projektipäälliköiden toivelistalla olevista asioista. Projektipäälliköt voivat käyttää näitä tietoja pmis-toteutustensa tehokkaaseen suunnitteluun. Tulokset voivat myös auttaa ohjelmistoyrityksiä parantamaan tarjontaansa ja parantamaan asiakastyytyväisyyttä.