Small Business Travel: The Complete Guide

matkustaminen on yrityksille tehokas tapa hankkia uusia asiakkaita ja sijoittajia– mikään ei ole vaikuttavampaa kuin tavata potentiaalinen asiakas kasvokkain. Suuret yritykset ovat usein hyvin varustettuja matkustamiseen; niillä on yhtenäinen menettely ja riittävästi rahaa työntekijöidensä tukemiseen. Pienille yrityksille matkustaminen voi kuitenkin käydä ylivoimaiseksi ja järjestämättömäksi. Rajallisen työntekijämäärän ja liian kunnianhimoisen tai epärealistisen matkasuunnitelman yhdistelmä voi rasittaa pienyrityksiä taloudellisesti.

Matkailu-ja kustannushallintayhtiö Concur Technologiesin mukaan pienyritykset kuluttavat keskimäärin 19,7 prosenttia enemmän matkustamiseen! Jotta minimoidaan nämä kulut, on tärkeää, että pienyritykset luovat tehokkaita kustannussuunnitelmia ja yksityiskohtaisia yritysten matkustuskäytäntöjä. Kattava matkasuunnitelma, joka keskittyy konsolidointiin, vaatimustenmukaisuuteen, joustavuuteen ja läpinäkyvyyteen, voi auttaa pienyrittäjiä matkustamaan organisoidummin, tuottavammin ja kustannustehokkaammin.

The Four Pilars of Efficient Business Travel

Pkyritysten jäsenet eivät voi matkustaa tehokkaasti, ellei heillä ole saavutettavaa ja helposti sulavaa matkasuunnitelmaa. Tämä auttaa vastuuhenkilöitä ymmärtämään paremmin, kuinka paljon rahaa voidaan realistisesti käyttää matkoihin. Helposti lähestyttävä suunnitelma auttaa myös työntekijöitä ymmärtämään, mitä heiltä odotetaan työmatkojen aikana. Tämä edellyttää ennen kaikkea sitä, että pienet yritykset hoitavat talouttaan vakauttamalla.

1) organisaatio: talouden hallinta konsolidoinnin avulla

pienyrityksen taloutta on mahdotonta hallita ilman järjestäytyneen järjestelmän luomista. Joskus yritykset eivät onnistu vakiinnuttamaan rahoituskulujaan. Ilman ymmärrystä yrityksesi kulut, se on vaikea oikein jakaa menoja eri osastojen. Tämä voi johtaa epäjärjestäytyneisiin ja taloudellisesti ahtaisiin seuramatkoihin. Organisaatiot, kuten World Travel Service, voivat auttaa sinua yhdistämään kaikki tietosi Online-taloudellisiin raportteihin. Parantamalla yrityksen talouden organisointia voit saada paremman käsityksen yrityksen nettotuloksesta.

Association of Corporate Travel Executives (ACTE) and Global Business Travel Association (GBTA) – järjestön tekemässä tutkimuksessa todettiin, että 51% haastatelluista työntekijöistä (PDF) toivoo voivansa ottaa käyttöön ”kokonaiskustannukset matkustamisesta” – politiikan kahden seuraavan vuoden aikana. Tällainen politiikka, joka auttaa yksityiskohtaisesti, mitkä matkakohteet maksavat eniten ja miten näitä kustannuksia voidaan tehokkaasti hallita, voi olla erityisen hyödyllistä taloudellisissa vaikeuksissa oleville pienille yrityksille. Luomalla organisoidun ja konsolidoidun rahoitusjärjestelmän yrityksesi tulee tietoisemmaksi matkustusodotuksista ja kustannusrajoituksista. Tämän selkeyden ansiosta yrityksesi tehostuu ja työntekijäsi työskentelevät paremmin keskenään kuin hyvin öljytty kone.

2) Compliance: Training your Travelers

the ACTE survey reports that 84% of corporate travel managers believes that saving money will became about getting compliance; yritysmatkailupäälliköiden toimintatavat muuttuvat, tavarantoimittajien kustannusten hallitsemisesta matkustajien käyttäytymisen hallintaan.”Mitä enemmän työntekijät ovat tietoisia ja ymmärtävät yrityksesi matkustuspolitiikkaa, sitä enemmän rahaa säästyy.

valitettavasti halvempien hintojen löytämisen toivossa työntekijät joskus harhautuvat yrityksensä matkustuspolitiikasta. Teoriassa tämä ei välttämättä tunnu ongelmalliselta, vaan työntekijät saattavat jopa ajatella olevansa avuliaita. Maailmanlaajuisen Matkailu-ja matkailualan yrityksen Amadeuksen vuonna 2013 tekemän tutkimuksen mukaan 52 prosentilla liikematkustajista oli maksamattomia matkakuluja, koska he eivät noudattaneet yrityksensä matkustuspolitiikkaa. Todellisuudessa noudattamatta jättäminen paljastaa usein ymmärtämättömyyden. Jos työntekijä ei noudata ohjeitasi, he uhkaavat vääristää tai vahingoittaa yrityksesi säästösuunnitelmaa. Tiimin jäsenten noudattamisella pienet yritykset voivat toteuttaa matkasuunnitelmansa taloudellisesti ja tehokkaasti. Sen sijaan, että yritykset pyrkisivät hillitsemään tavarantoimittajien kustannuksia, ne ovat siirtämässä keskittymistään siihen, miten niiden työntekijät noudattavat matkustuspolitiikkaansa. Painopiste ei saisi olla ”merkittävissä säästöissä”, vaan yritysten tulisi keskittyä ” kustannusten välttämiseen.”Noudattaminen on kuitenkin mahdotonta, jos ei luo joustavaa matkustuspolitiikkaa.

3) joustavuus: saavutettavissa olevan matkasuunnitelman laatiminen

vaikka työntekijöiden noudattaminen on tärkeää, pienyritysten on edelleen edistettävä avointa viestintää työntekijän ja työnantajan välillä. Jos työntekijäsi ilmaisevat huolensa tai huomauttavat matkasuunnitelmaasi liittyvistä ongelmista, on sinun tehtäväsi kuunnella näitä epäkohtia ja tunnistaa, milloin on hyödyllistä olla joustava. Onnistuminen edellyttää avointa viestintää työntekijöiden ja työnantajan välillä; sinun on oltava mukautuvainen ja tuettava usein matkustavia, jos haluat luoda tehokkaan ja taloudellisen järjestelmän.

matkustaminen ja joustavuus kulkevat käsi kädessä; pienyrityksille on välttämätöntä, että ajattelutapa on avoin kaikissa matkaprosessin vaiheissa. Amadeuksen kyselyn mukaan 51% liikematkustajista joutui tekemään muutoksia (PDF) matkasuunnitelmiinsa ennen lähtöä ja 22% joutui tekemään kolme tai useampia muutoksia matkareittiinsä. Kun viime hetken muutoksia on niin paljon, on tärkeää, että pienet yritykset ovat tyytyväisiä muutokseen ja valmiita tekemään viime hetken muutoksia. Vaikka esimerkiksi valtuutetut politiikat antavat työntekijöille selkeät suuntaviivat ja todennäköisesti parantavat tuottavuutta, joskus ei ole realistista, että jokainen työntekijä noudattaa samoja ohjeita– ylimmän johdon jäsen voi olla joustavampi matkalla kuin muut työntekijät. Toisinaan on tärkeää olla joustava työntekijöidensä kanssa; antaa toimeksiantojen muuttua ohjeiksi, kun se on tarpeen.

myös, jos yrityksesi matkajärjestelmä ei toimi, älä pelkää muuttaa sitä! Epäonnistunut järjestelmä johtaa vain uusiin taloudellisiin vaikeuksiin. Pienissä yrityksissä voit ehkä saada kaikilta matkustajilta palautetta matkustuspolitiikasta. on tärkeää hyödyntää tätä, jotta voit selvittää, mikä toimii ja mikä ei. kun sinulla on toimiva järjestelmä, investoi siihen– pysy sitoutuneena ja varmista, että kaikki sujuu suunnitellusti.

4) avoimuus: viestinnän merkitys

sen lisäksi, että pienyritysten työnantajien on oltava avoimia työntekijöilleen yritysten matkustuspäätösten tarkoituksista. Aluksi pieni yrityksesi voi näyttää toimivan hyvin ilman selkeää ja yksityiskohtaista matkasuunnitelmaa. Monet pienyrittäjät erehtyvät olettamaan, että heidän työntekijöillään on pienen kokonsa vuoksi pääsy yrityksen matkustuspolitiikkaan ja että he ymmärtävät sen täysin. Liiketoiminnan kasvaessa rakenteen puute– tai matkasuunnitelman puuttuminen kokonaan-voi kuitenkin aiheuttaa hämmennystä. Jos sinulla ei ole matkasuunnitelmaa, jonka työntekijät täysin ymmärtävät, asiat voivat purkautua nopeasti.

rakenne, selkeys ja läpinäkyvyys ovat välttämättömiä luotettavien suhteiden ylläpitämiseksi. Valitettavasti
ACTE: n mukaan 44%: lla tutkituista organisaatioista ei ole käytössä virallista järjestelmää matkailijapalautteen keräämiseen. Kuitenkin 42 prosenttia yritysmatkailujohtajista haluaa perustaa matkailijaryhmän viestinnän parantamiseksi. Älä aliarvioi työntekijöiden ja työnantajien välisen suhteen luomisen arvoa! Jos kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät matkustuskäytännön, on helpompi luoda järjestelmä, joka toimii sujuvasti. Jos et kommunikoi hyvin työntekijöidesi kanssa, he saattavat väsyä, stressaantua tai hämmentyä. Tämä voi saada työntekijät toimimaan keskittymättä työmatkojen aikana, mikä vaikuttaa heidän vuorovaikutukseensa potentiaalisten asiakkaiden kanssa.

matkailupalvelun parantaminen

yleinen harhaluulo on, että pienten yritysten on helppo pitää avoimia ja selkeitä viestintäkanavia. Todellisuudessa pienten yritysten on usein vaikeampi pitää työntekijöitään ajan tasalla-matkustuspolitiikka on yleensä liian yleistä tai avointa. Vaikka isommilla yrityksillä on yleensä virallinen matkustuspolitiikka, jota kokeneet työntekijät voivat auttaa vahvistamaan, pienten yritysten työntekijöillä ei useinkaan ole selkeää käsitystä matkustuspolitiikasta, eikä heillä ole laajan työkaverkoston tukea. Näin ollen pienten yritysten työntekijöiden on helppo sivuuttaa yrityksensä matkustuspolitiikka ja tehdä omat päätöksensä matkalla.

kommunikointi on erityisen tärkeää itse matkustamisen aikana. Ennen, matkan aikana ja sen jälkeen viestittely ovat hyviä tapoja pitää matkustajat ajan tasalla. Concur Messaging-viestintäalustalla on matkaa edeltävät viestit, Interaktiiviset kartat, työntekijöiden matkareitit, määränpään yksityiskohdat ja paljon muuta. Näiden työkalujen avulla matkustajat voivat saada tietoa ja neuvoja siitä, miten he voivat hallita matkojaan tehokkaasti ja tuottavasti. Jatkuva viestintä auttaa pitämään työmatkat järjestyksessä ja muistuttaa samalla työntekijöitä käyttäytymään asianmukaisesti ja keskittymään. Commerce-as-a-service-yritys, Deem, on myös yritysten matka-sovellus, joka auttaa varata lentoja, räätälöidä matkustuskäytäntöjä, ja jopa tarkastella lentoyhtiöiden varaston.

Näin teet matkavarauksen pienyritykselle: edulliset Matkanhallintatoimistot ja digitaaliset ratkaisut

pienyrityksillä on muutamia vaihtoehtoja matkojen varaamiseen ja suunnitteluun.

monet yritykset ovat kuitenkin tiukentamassa varaustaan; ne ovat valinneet erityisiä varaustyökaluja, jotka ovat osoittautuneet hyödyllisimmiksi.

rajoittava matkustuspolitiikka minimoi suunnitteluun käytetyn rahan. On tavallista, että yritykset luottavat vain muutamaan varaustyökaluun-jopa Cognizant suosittelee, että jos yrityksellä ei ole ongelmaa, ei kannata ”korjata sitä, mikä ei ole rikki.”Vaikka toimivalta tuntuvaa matkustuspolitiikkaa ei pitäisi purkaa, on aina tärkeää tutkia halvempia vaihtoehtoja. Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi täysin reenvision matkasuunnitelma– se tarkoittaa, että sinun pitäisi kokeilla muita matka ratkaisuja, eikä vain luottaa siihen, mikä on mukava. Vaikka matkustuspolitiikkasi tuntuisi toimivan, ehkä se voisi toimia vielä paremmin. Jos kokeilet halvempia matkustusvaihtoehtoja, voit muokata matkustuskäytäntöäsi mukautumaan näihin havaintoihin.

1) Matkatoimistot

monet pienyritykset ovat sitä mieltä, että matkatoimistot ovat liian kalliita. New York Timesin mukaan agentit nousevat kuitenkin pinnalle, kun agenttien hintoja ja palvelua verrataan tutkimuksessa nettihakukoneiden hintoihin. Toimittaja Seth Kugel kertoo, miten testatut agentit pystyivät ehdottamaan ” vaihtoehtoisia reittejä, viisumisuosituksia ja vain yleisesti , no, inhimillisempiä kuin tietokonetoverinsa.”Agentit voivat auttaa pienyritystäsi löytämään mainostamattomia hintoja ja alennuksia, joita hakukoneet eivät voi. On tärkeää tietää, miten kiertää kustannusrajoitukset, kun varaat lentoja, hotelleja, kuljetuksia ja paljon muuta. Matkatoimistot voivat antaa yrityksellesi lisäapua, jota se tarvitsee päästäkseen alkuun.

Tripscannerin perustaja ja toimitusjohtaja Ethan Laub vinkkaa, että on olemassa kolme merkkiä siitä, että yrityksen pitäisi löytää Matkatoimisto. Jos yritykselläsi…
1) on monimutkainen matkustusjärjestelmä
2) tekee usein viime hetken muutoksia varauksiin
3) matkustaa tarpeeksi neuvotellakseen toimittajan alennuksista
… silloin saatat hyötyä agentin avusta.

2) Avoin varaus

vaikka matkatoimistosta on apua, monet pienyritykset valitsevat toisen reitin. Dave Johnson, kirjailija startupnation.com, uskoo, että on tärkeää punnita kaikki vaihtoehdot, eikä automaattisesti valita Matkatoimisto. Avoimesta varauksesta on tulossa ensisijainen matkustusratkaisu, koska sen avulla työntekijät voivat varata oman matkansa haluamiensa alustojen kautta– usein suoraan älypuhelimistaan. Vaikka matkatoimistoilla voi olla ”mahdollisuus saada tietyntyyppisiä alennuksia ja paketteja, joita- – saattaa olla vaikeampi löytää omin päin”, Johnson ehdottaa, että jos voit käyttää hieman ylimääräistä aikaa ja energiaa, voit löytää parempia hintoja talon sisällä. Avoin varaus on kätevä matkaratkaisu, joka voi parantaa näkyvyyttä ja samalla lisätä joustavuutta ja työntekijöiden vapautta. Se on yksinkertaisesti punnita etuja ja haittoja ja päättää, onko yritykselläsi aikaa löytää tarjouksia itse, tai onko ulkopuolista apua tarvitaan.

avoin varaus pienille yrityksille: hyvät puolet

vaikka suurten yritysten on usein vaikea kokeilla erilaisia matkustustapoja, pienillä yrityksillä ei yleensä ole tätä ongelmaa; pienten yritysten on helpompi kokeilla erilaisia lähestymistapoja. Tutkimalla kaikki matka vaihtoehtoja, pienyritys voi selvittää, mikä järjestelmä toimii parhaiten. Avoin varaus antaa työntekijöillesi vapauden valita, miten he varaavat matkansa. Tämä ei ainoastaan lisää matkustusmukavuutta, mutta se myös auttaa yritystäsi löytämään uusia matkustustyökaluja, jotka voivat hyödyttää yritystäsi. Tämä menetelmä voi myös auttaa edistämään parempaa tiimiympäristöä antamalla työntekijöiden olla jonkin verran valvoa, miten he matkustavat. Rita Visser GBTA: sta kommentoi, että” avoin varaus antaa matkustajille mahdollisuuden tehdä muita valintoja ” (PDF). Visserin mielestä avoin varaus sopii täydellisesti milleniaaleille, jotka yleensä ” eivät halua, että heille kerrotaan, mistä ja mitä varataan.”Kun työntekijät saavat päättää omista matkoistaan, yrityksen varausjärjestelmä joustaa ja pienyrityksellä on tilaa kasvaa.

jotkut väittävät myös, että avoin varaus helpottaa matkakulujen hallintaa. Cognizantin apulaisjohtaja Kathy Kaden kommentoi, että avoin varaus antaa matkustajille mahdollisuuden ”välittää matkasuunnitelmat hallittuun matkaohjelmaan kattavamman kuvan matkakuluista” (PDF). Matkakuitit voidaan lähettää automaattisesti työnantajalle ja näin kuluraportteja voidaan luoda ilman yhtä suurta vaivaa. Näin avoin varaus voi auttaa yritystäsi keräämään tietoja riippumatta siitä, miten tai mistä työntekijät varaavat matkansa. Tämä kasvu matkailija näkyvyys avulla voit nähdä, mitä työntekijät kuluttavat ja missä he kuluttavat sitä.

avoin varaus pienyrityksille: Miinukset

kun työntekijöiltä kysyttiin, mikä heitä eniten huolettaa avoimessa varaamisessa, Travel and Transportin (PDF) teettämässä kyselyssä havaittiin, että työntekijät mainitsivat usein ”matkailijaseurannan ja muut turvallisuusongelmat.”Kyselyyn vastanneet arvioivat kuitenkin nämä huolet alemmaksi kuin avoimen varaamisen hyödyt, kuten mahdolliset säästöt. Toiset lähteet ovat havainneet, että avoin varaus johti 15-20 prosentin nousuun hinnoissa (PDF) verrattuna työntekijöihin, jotka varaavat yrityksen matkustuskäytännön mukaisesti. Hinnannousun todettiin johtuvan pääasiassa ” kansainvälisistä yritysalennuksista.”Nämä erikoisalennukset ovat saatavilla vain, jos varaat matkahallintayhtiöiden kautta, jotka voivat neuvotella puolestasi.

Travel and Transportin Michael Kubasik toteaa, että ”’on todella liian aikaista päättää (PDF), onko materiaalista säästöjä'” avoimesta varauksesta. Jos et vieläkään ole varma, onko avoin varaus sopiva pienyrityksellesi, löydät arvokkaampaa tietoa täältä.

3) digitaaliset ratkaisut

ei tarvitse tukeutua täysin matkatoimistoon tai yrityksen sisäisiin päätöksentekoprosesseihin. Salesforce.com senior manager, Dorian Stonie, kommentoi, että he käyttävät avointa varausta ”juuri kun se on järkevää” (PDF); on tärkeää olla joustava ja tutkia muita digitaalisia ratkaisuja. Vaihtoehtona matkatoimistoille ja avoimelle varaukselle pienyritys voi harkita prosessien ulkoistamista kokonaan tai osittain käyttämällä digitaalisia matkanhallintaratkaisuja kohtuuhintaiseen apuun. Kaikkia digitaalisia matkailuvälineitä ei luoda tasavertaisina; jotkut niistä ovat vain mobiilisovelluksia tai verkkosivustoja, jotka voivat tarjota matkatarjouksia, kun taas toiset ovat täysimittaisia matka-ja kulunhallintaratkaisuja, joita ohjaa tekoäly tai tekoälyn ja matkatoimistojen yhdistäminen. Seuraava lista mobiiliratkaisuista voi auttaa yritystäsi. Valitsemasi matkavälineet riippuvat siitä, mitä haluat varata ja kuinka paljon tarvitset apua.

pienyrittäjien Matkavinkit ja yleiset harhat: mitä olet ehkä jäänyt

jatkolentojen varaamisesta halvimman matkustustavan löytämiseen, on monia tapoja, joilla yritykset tuhlaavat rahaa edes tajuamatta sitä. Kokosimme alla olevan vinkkilistan, jonka avulla yrityksesi voi välttää joitain yleisiä matkustusvirheitä.

Yleiset Matkustusvirheet

välttää matkustaa virheitä, kuten nämä, suosittelemme travel policy malli, joka voi auttaa sinua perustamaan keskittynyt ja organisoitu travel policy. Käytitpä matkatoimistoa tai päätät kokeilla toista menetelmää, nämä vinkit auttavat kääntämään yrityksesi taloudelliseksi ja tehokkaaksi matkakoneeksi.

nyt on aika päättää, mitkä lähestymistavat toimivat parhaiten sinulle ja yrityksellesi. Jos olet kiinnostunut näkemään, onko digitaalinen ratkaisu oikea sinulle, voit varata Demo tekoäly travel assistant, Claire, yksi perustajistamme tässä.