konferenssin järjestäminen ruohonjuuritasolta vaatii valtavasti ennakkoharkintaa ja tiedonkeruuta. Koko prosessi voi kestää pari vuotta ryhmän koosta riippuen, mutta on mahdollista käynnistää onnistunut konferenssi yhden vuoden aikana, jos pystyy tekemään nopeita päätöksiä.
konferenssin suunnittelun todellisuus on se, että ilman kokemusta voi menettää paljon aikaa jokaisen pienen yksityiskohdan yliajatteluun ja tärkeämpien asioiden sivuuttamiseen. Tehdäksemme prosessista yksinkertaisemman ensikertalaisille, olemme hahmotelleet tärkeimmät vaiheet ja antaneet sinulle linkkejä yksityiskohtaisempiin käsityksiimme kustakin aiheesta. Tuloksena tässä on konferenssin suunnittelu opas, joka auttaa sinua aloittamaan vankka malli paikallaan.
Vaihe 1: Tee visio Konferenssistasi
jokainen tapahtuma alkaa visiolla, mutta sinun on muutettava visiosi sanoiksi ja numeroiksi, jotta voit mitata kustannuksia ja tehdä tietoon perustuvia suunnittelupäätöksiä. Ensin pitää aloittaa tapahtumasuunnittelun perusasioista, kuten kuka, mitä, milloin, missä ja miksi.
Vaihe 2: liiketoimintasuunnitelman laatiminen
ellei konferenssiasi rahoiteta apurahalla tai järjestöllä, sinun on kartoitettava, mistä rahasi tulevat ja mihin niitä käytetään. Yhtälön ensimmäinen osa, tulot, pitäisi laskea jo suunnitteluvaiheessa.
nyt, jotta konferenssille voi laittaa hinnan, pitää olla käsitys siitä, mitä osallistujille aikoo tarjota. Matkareitti ja puhuja kokoonpano on myyntitekijä mahdollisille rekisteröijille.
Vaihe 3: tapahtumapaikkojen ja palvelujen Vertailu
kun olet saanut tarkemman käsityksen siitä, milloin konferenssisi pidetään ja kuinka monta ihmistä haluat osallistua, voit alkaa etsiä sopivaa tapahtumapaikkaa. Muista, että paikka valinta määrittää myös catering ja audiovisuaaliset kustannukset. Tämä johtuu siitä, että useimmat kokouskeskukset ja tapahtumahotellit edellyttävät, että käytät niiden sisäisiä palveluita paikan päällä tapahtuviin tapahtumiin.
useimmissa konferensseissa on järjestettävä jonkinlainen yöpymispaikka alueen ulkopuolelta matkustaville vieraille. Tämä välttämättömyys luo toinen joukko näkökohtia tekijä oman paikka päätös.
Vaihe 4: rekisteröijien rekrytointi ja hallinta
jopa suosituimpien konferenssien on markkinoitava tapahtumaansa tehokkaasti täyttääkseen talon jokaisen paikan. Läsnäolo on tärkein yksittäinen tekijä tapahtuman onnistumiselle. Hyvät yleisömäärät tuovat tuloja ja sponsorimahdollisuuksia. Ja mitä enemmän ihmisiä on rekisteröitynyt, sitä enemmän kysyntää on mainoksille ja osallistumisavauksille. Lyhyesti sanottuna, jos voit vetää väkeä niin kaikki muu loksahtaa paikoilleen paljon helpommin.
rekisteröitymisen hallinta vaikeutuu tapahtuman kasvaessa. Tässä on online-rekisteröintijärjestelmä, jonka avulla voit seurata numeroita, käsitellä maksuja ja järjestää tietoja.
Vaihe 5: suunnittelu paikan päällä
lopuksi, järjestettyäsi ja toteutettuasi konferenssin liiketoimintaosuudet, voit alkaa miettiä paikan päällä toteutettavia yksityiskohtia. Tähän sisältyy se, miten osallistujat navigoivat konferenssissa, jokaisen huoneen yleinen ulkoasu sekä ruoan ja juoman Jakelu. Tämä on se osa konferenssin suunnittelua, jonka useimmat ihmiset yhdistävät tapahtumasuunnitteluun. Paras tapa koordinoida kaikki yksityiskohdat on kävellä läpi matkareitti kuin vieraasi olisi. Kuvittele, miten he ajattelevat ja toimivat kussakin vaiheessa päivää ratkaistakseen ongelmia ennen kuin ne syntyvät.
Vaihe 6: Näyttelynhallintavinkit
konferensseissa on tyypillisesti messualue tai kokouskerros, josta sponsorit ja myyjät vuokraavat tilaa tuotteidensa markkinoimiseksi. Tämä voi olla erittäin tuottoisa tilaisuus konferenssillesi, jos järjestät kaiken hyvin. Muista kuitenkin, että messualue vaatii merkittävää sitoutumista sekä aikaa että resursseja, joten varmista, että olet valmis hallitsemaan useiden toimittajien tarpeita ennen kuin sitoudut tähän muotoon.
