the 7 essential rules of writing a good consultancy report

konsulttina maineesi lepää raporttien laadun varassa. Koska vaikka olet tehnyt hienoa työtä kaikilla muilla osa-alueilla, asiakkaasi on lopulta tyytymätön, jos et anna erinomaista raporttia.

raportit ovat hankkeen ainoa konkreettinen perintö, joten haluat, että perintö on myönteinen, joka pikemminkin vahvistaa kuin heikentää mainettasi.

aina silloin tällöin tapaan työni aikana jonkun, joka sanoo: ”Voi kyllä, olet Hackettin raportin kirjoittaja”. En voinut olla varma kuinka monta ”Hackett reports” on olemassa, mutta se on kohtuullinen määrä. Ja vaikka ne eivät ole aina näyttäneet organisaatiota parhaassa valossa, olen varma, että ne ovat kaikki hyvin kirjoitettuja ja tuottaneet asiakkaalle arvoa suositusten suhteen.

kun siirryt työelämästä konsultointiin, projektiraporttien kirjoittaminen tyhjästä ei välttämättä ole sellaista, mitä olet aiemmin tehnyt. Ja kirjoittaminen julkisen sektorin konsulttina on hyvin erilaista kuin kirjoittaminen julkisen sektorin työntekijänä, joten sinun täytyy päästää irti aiemmista tavoista.

olen vuosien varrella kuullut asiakkailta monia tarinoita konsulttien tuottamista raporteista, joihin he olivat hyvin tyytymättömiä. Pahin skenaario oli asiakas, joka joutui palkkaamaan toisen konsultin tekemään raportin kokonaan uusiksi. Ei ole väliä kuinka monta kertaa he menivät takaisin alkuperäiseen konsultti muokkaukset, se ei vain ollut jopa tyhjästä ja ei voitu vapauttaa ilman kiillottaa ylös. Se ei vaadi paljon mielikuvitusta selvittää, kuinka todennäköistä olisi, että asiakas olisi uudelleen sitouttaa että konsultti tai ohjata heidät kollegoille.

so risk producing poor reports at your peril – hone your skills with my top tips for writing a consultancy report.

konsulttiraportin kirjoittamisen 7 olennaista sääntöä

Hyvät raportit eivät ”vain tapahdu”. Ne on muotoiltu taidolla ja huolella. Tässä ovat seitsemän olennaista sääntöä, joita noudatan kirjoittaessani konsulttiraporttia.

se antaa vastauksia asiakkaan ongelmiin

vaikuttaa niin ilmeiseltä, mutta asiakas tuli luoksenne ongelman kanssa, johon teidän tehtävänänne oli löytää ratkaisuja. Olen nähnyt liian monta raporttia, joissa unohdetaan, että näiden ongelmien pitäisi olla keskiössä. Älä petä – varmista, että raporttisi määrittelee selkeästi nämä ongelmat, hahmottelee havaintosi suhteessa näihin ongelmiin ja tarjoaa asiakkaallesi järkeviä vastauksia.

siinä on looginen virtaus

kertomuksen pitäisi kertoa tarina ja, kuten kaikkien hyvien tarinoiden, sen täytyy virrata loogisesti ja viedä lukija matkalle. Tämä matka alkaa asiayhteydestä, siirtyy tunnistamaan ongelmat, sitten tarjoaa löydöksesi, ja lopuksi suosittelemasi ratkaisut. .

se puhuttelee raportin kohdeyleisöä

raporttia kirjoittaessa on helppo unohtaa, että asiakas ei todennäköisesti ole sama kuin raportin yleisö. Sinun on löydettävä tapa puhua paitsi asiakkaallesi myös laajemmalle yleisölle, johon voi kuulua sisäisiä ja ulkoisia sidosryhmiä. Juju on siinä, ettei kirjoittaessa oleteta liikaa tai liian vähän tietoa.

se sisältää konkreettisia suosituksia

loppujen lopuksi kaikki riippuu suosituksista. Projekti on kaikki ollut ratkaista joukko ongelmia asiakkaasi ja raportti ilman suosituksia varmasti jää heidän odotuksiaan.

siinä otetaan huomioon poliittiset herkkyydet.

tämä on kriittinen osa julkisen sektorin raportointia. Koska riippumatta siitä, minkä hallinnon sektorin kanssa työskentelette, tulee olemaan kysymyksiä, jotka ovat erittäin tunteita herättäviä yhteisölle, erittäin kiistanalaisia hallitukselle ja aiheuttavat mahdollisia riskejä palveluja tarjoaville organisaatioille paikan päällä. Sinun on kirjoitettava raportti siten, että kaikki tällaiset asiat otetaan huomioon, jotta asiakkaallesi aiheutuvat mahdolliset riskit voidaan minimoida.

se on ytimekäs ja selkokielellä kirjoitettu

jos olet juuri tullut julkiselta sektorilta konsultointiin, saatat hyvinkin tuoda joitain kirjoitustapoja, jotka eivät palvele sinua. Byrokratian kielenkäyttö ja kärppäsanojen käyttö voivat vallita hallituksessa, mutta konsulttina näistä taipumuksista pitäisi päästä eroon. Käytä lyhyitä lauseita ja lyhyitä kappaleita. Kirjoita asiat yksinkertaisesti, kuten saatat puhua sen, äläkä anna kiusausta vahata lyyrinen.

siinä käytetään neutraalia ja puolueetonta säveltä

korostan tässä termiä ”sävel”. En suinkaan ehdota, että raporttinne sisällön pitäisi olla puolueeton ja puolueeton – päinvastoin; teidän pitäisi, kuten sanotaan, antaa rehellisiä ja pelottomia neuvoja. Mietintönne yleissävy huomioon ottaen sen on kuitenkin vältettävä rasittavan ja tunteisiin vetoavan kielenkäytön käyttämistä.

raporttini rakenne/malli

monet uudet konsultit kamppailevat sen kanssa, miten koko konsulttiraportti jäsennetään. Auttaa tässä, loogisessa järjestyksessä, tässä on kuusi osiota, jotka ovat raporttini malli. Kopioi tämä rakenne seuraavaa Raporttia varten, niin olet oikeilla jäljillä.

• tiivistelmä
• Johdanto ja tausta
• Asiatieto/asiayhteys
• havainnot
• suositukset
• liitteet

Top tips for shaping recommendations

suosituksia laadittaessa tehdään viimeinen analyysikerros, jotta selviää, mitä asiakkaalle seuraavaksi tapahtuu. Suositukset on:

• kannekelpoinen – heidän on kerrottava asiakkaalle, mitä tehdä-mitä toimenpiteitä on toteutettava.
• erityiset-epämääräiset tai monitulkintaiset suositukset eivät auta; mitä tarkempi ja yksityiskohtaisempi, sen parempi.

esimerkiksi suosituksen sijaan:

Hallintomekanismeja parannetaan

kokeile tätä sen sijaan:

palvelun hallintoa vahvistetaan:

• vuosittaisen perehdytyksen ja koulutuksen tarjoaminen kaikille hallituksen jäsenille
• hankintapolitiikan tarkistaminen nykyisen lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

ensimmäinen on vain epämääräinen eikä auta – toinen kertoo asiakkaalle tarkalleen, mihin toimiin on ryhdyttävä.

• saavutettavissa / toteutettavissa – kun laadit suosituksia, älä kurkota taivaalle ja suosittele äärimmäistä ihanneratkaisuasi. Koska raportit, jotka sisältävät saavuttamattomia suosituksia, istuvat hyvin todennäköisesti hyllyllä keräämässä pölyä. Olet työskennellyt organisaatioissa, joten ymmärrät muutoksen toteuttamisen monimutkaisuuden. Mitä tarvitaan on mitattu ja harkittu prosessi, joten varmista, että suositukset eivät ole pie taivaalla, mutta ovat saavutettavissa ja toteutettavissa asiakkaan.
• testattiin asiakkaan kanssa hyväksyttävyyttä – ennen kuin lisäät suosituksia raporttiisi, testaa vedet ensin asiakkaan kanssa. Keskustele mahdollisista suosituksista, jotka johtuvat näistä havainnoista ja arvioida, mikä todennäköisesti toimii asiakkaan perusteella, missä he ovat ja mitä heillä on energiaa. Muista, että vuorelle on aina useampi tie.

neuvoja tiivistelmien laatimisesta

liian usein kirjoittajat pitävät tiivistelmää jälkiviisaana – vain nopeana tiivistelmänä. Mutta kuten me kaikki tiedämme, monissa tapauksissa tämä on ainoa osa mietinnöstä, joka luetaan kokonaisuudessaan. Se on siis erittäin tärkeä osa mietintöä, ja sinun on käytettävä aikaa sen muokkaamiseen varmistaaksesi, että se läpäisee testin ” jos tämä on ainoa osio, jonka vanhempi henkilö lukee, sisältääkö se olennaiset keskeiset viestit ja tiedot?”

Here is my advice:

• varmista, että tiivistelmässä kerrotaan lyhennetty versio koko
• kiinnitä huomiota loogiseen virtaukseen – sama pätee tässä kuin koko kertomuksessa, sillä tiivistelmässä on oltava looginen virtaus asiayhteydestä ongelmaan ja löydöksistä ratkaisuihin.
• ilmoitetaan vain yleiset havainnot. Raporttisi sisällössä olisi esitettävä havainnoistasi ”todisteet”. Mutta tiivistelmässä, jätä pois yksityiskohdat ja vain sisällyttää iso kuva kannalta mitä löysit.
• sisältävät suositukset. Jos tämä on ainoa osa joku lukee, haluat ehdottomasti heidän tietävän, mitä toimia olet suositellut asiakkaalle.

jos olet vaihtanut julkisen sektorin työpaikkaa julkisen sektorin konsultointiin, älä vain oleta, että sinulla on jo reportaasitaito hallussa. Satsaa sen sijaan näiden taitojen kehittämiseen. Koska alatason raporttien tuottaminen vahingoittaa mainettasi ja saattaa vaarantaa menestyksesi konsulttina.