kun työskentelin alalla, yksi suurimmista asiakkailta saamistani valituksista oli, että vartijan raportit olivat aina huonolaatuisia. Olipa kyse tuntivuorotyöntekijöistä tai vartijoiden esimiehistä, onnettomuusraporttien on oltava luettavia, helposti ymmärrettäviä ja tarvittaessa käyttökelpoisia oikeudellisena asiakirjana oikeudessa. Security officer report-ohjelmiston hyödyntäminen voi auttaa raportoinnissa, mutta kirjallisia viestintätaitoja tarvitaan edelleen.
olisi helppo ajatella, että kuka tahansa tällaisella viestintäpainotteisella alalla työskentelevä osaisi kirjoittaa luettavan ja kunnioitettavan raportin. Valitettavasti, vaikka asiakkaat painostavat jatkuvasti, monet eivät osaa edes kirjoittaa tai käyttää hyvää kielioppia, vaikka he olisivat valmistuneet lukiosta tai käyneet Collegen.
En pidä itseäni ”asiantuntijana” turvallisuusalan tehokkaan raportin kirjoittamisessa. Itse en pärjännyt lukiossa kovin hyvin kieliopin kanssa, ja olen oppinut vain vähän lisää näiden 36 vuoden aikana. Osaan kuitenkin kirjoittaa turvallisuusraportteja, – jotka auttavat pitämään teidät, upseerinne ja yhtiönne poissa vaikeuksista.
kieli
älä kirjoita käyttäen verbaalista tai kukkaista kieltä; tämä ei ole college-tason kielikurssi. Kirjoita raporttisi kuin kertoisit ystävälle, mitä tapahtui. Ole keskusteleva. Käytä niin monta suoraa lainauksia kuin voit.
äläkä kaihda rumaa kieltä, jos joku muu käyttää sitä ja se on raportin kannalta välttämätöntä. Älä koskaan käytä asteriskia kirosanojen sijasta, eli S*** tai B*****t.
lopuksi, ole mahdollisimman ytimekäs. Asiakkaasi ovat kiireisiä, jotka eivät halua käyttää enempää aikaa raporttien lukemiseen kuin on pakko.
lyhenteet
täsmentävät kaikki lyhennetyt sanat kokonaisuudessaan, kun käytät niitä ensimmäisen kerran, ja lyhenne on heti sen takana suluissa. Siitä lähtien, vain käyttää lyhennettä. Esimerkiksi ” Security Officer (S/O) Stevens ja Police Officer (P/O) Roberts liittyivät S/O Junieen.”
tämä säästää aikaa ja tilaa aiheuttamatta asiakkaalle tarpeetonta sekaannusta.
aikaleimat
merkitse kaikissa tapauksissa muistiin kellonajat, jolloin saat tiedon, ei arvauksia siitä, milloin jotain on saattanut tapahtua. Niin mukavaa kuin se olisikin, emme pysty näkemään ajan läpi.
pidä raportti aikajärjestyksessä niin kuin tiedät yksityiskohdat. Toisin sanoen, Kirjoita raportti yksityiskohtineen sitä mukaa kuin upseeri oppii ne. Jos Tappelu tapahtuu kello 04.00, mutta upseeri saa tietää siitä vasta 06.00, hän aloittaa raportin kello 06.00.
käytä aina, ellei toisin määrätä, sotilasaikaa turvallisuusraporttien kirjoittamiseen. Tämä auttaa välttämään ja poistamaan sekaannusta, kun se tulee aikataulu.
jos sinulla on Työkalut tiettyjen aikaleimojen käyttämiseen, tee aikajanastasi mahdollisimman tarkka. Jos ei, käytä sanaa noin, jotta olet suojattu kysymyksiä raporttien tarkkuutta.
Tyyli
kaikki raportit tulee kirjoittaa 3.henkilön äänellä. Käyttämällä 3. henkilön näkökulmasta vähentää sekaannusta siitä, kuka teki mitä, missä ja milloin. Jos sinulla on useita poliiseja mukana, se varmasti auttaa pitämään tarinan suorassa.
Kirjoita raporttisi voimassa olevien liiketoimintaohjeiden mukaisesti. Tarkista asiakkaan kanssa, mitä muotoilua he haluavat. Niin kauan kuin se ei aiheuta liikaa päänsärkyä, se on aina parasta esittää tiedot millä tavalla asiakas löytää eniten hyötyä.
kielioppia, oikeinkirjoitusta ja välimerkkejä tulee seurata tarkasti. Huono kielioppi saa asiakkaat kyseenalaistamaan älykkyytesi. Sanakirjan pitäisi olla aina lähellä. Paperittomien tapausten raportointiohjelmistossa on usein oikeinkirjoitus-ja kielioppitarkistimet sisäänrakennettuna, ja siellä on paljon sovelluksia ja verkkosivustoja, joiden avulla voit parantaa.
raportin täydentäminen
täytä raporttilomake kokonaan. Älä jätä välilyöntejä täyttämättä. Jos sinulla on tyhjiä tiloja, kun olet valmis, aseta jotain N / A tai ja X niiden läpi. Tämä saa muodon näyttämään muodollisemmalta ja täydellisemmältä, ja se estää toista kirjoittamasta asioita noihin tiloihin.
kyse on asiakkaasta
nämä edellä mainitut ohjeet ovat juuri sitä, ohjeistusta. Minne tahansa upseeri menee, formaatti on varmasti hieman erilainen. Tietoturva-alalla asiakas haluaa raporttinsa niin kuin ne kirjoitetaan. Tämä ei sisällä vain muotoilua, vaan myös tietoa, joka on mukana ja korostettu.
silti nämä vinkit pätevät lähes kaikkeen vartijan raportin kirjoittamiseen. Muista ne, ja voit luoda täydellisen turvallisuusraportin, joka tekee asiakkaan onnelliseksi, antaa hänelle kaikki tarvitsemansa tiedot ja kestää oikeudessa.
