- Un système de suivi des documents automatise le processus d’accès, de recherche et de modification des documents et vous permet de contrôler qui consulte ou modifie un document.
- Les principales caractéristiques d’un service de suivi de documents comprennent la sécurité des documents, les intégrations tierces et le stockage des documents.
- Lorsque vous choisissez un système de suivi de documents, réfléchissez aux fonctionnalités indispensables à votre entreprise et à celles dont vous pouvez vous passer pour affiner vos choix.
Les jours des piles de papier et des rangées de classeurs sont derrière nous, remplacés par des fichiers numériques soigneusement stockés dans le cloud. De nos jours, les documents commerciaux sont presque entièrement numériques, ce qui permet une multitude de fonctionnalités supplémentaires qui facilitent les tâches quotidiennes. Poursuivez votre lecture pour apprendre tout ce que vous devez savoir sur les services de suivi de documents, y compris ce qu’ils sont, les fonctionnalités clés que vous devez rechercher et comment l’utilisation d’un logiciel de suivi de documents peut bénéficier à votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un système de suivi de documents?
Le suivi de documents est une caractéristique clé des systèmes de gestion de documents qui automatise le processus de recherche, d’accès, de modification et de gestion de documents ou de fichiers électroniques. Avec un outil de suivi de documents, vous pouvez contrôler qui peut afficher un document et voir qui y a accédé, quelles modifications ont été apportées et à qui le document a été envoyé.
Les systèmes de suivi des documents (également appelés systèmes de suivi des fichiers) sont les plus couramment utilisés dans les secteurs financier, médical et juridique, en raison de la nature sensible de leurs documents.
Système de suivi des documents vs. système de gestion de documents
Bien que les systèmes de suivi de documents soient très similaires aux systèmes de gestion de documents et qu’ils soient souvent inclus comme une caractéristique du SGD, ils ne sont pas synonymes. La principale différence réside dans le fait que le suivi des documents a un objectif plus spécialisé (suivi), alors que les systèmes de gestion des documents offrent un large éventail de fonctionnalités, notamment la collaboration, le partage et le transfert de documents.
Note de la rédaction: Vous recherchez un service de gestion de documents pour votre entreprise? Remplissez le questionnaire ci-dessous pour que nos partenaires fournisseurs vous contactent au sujet de vos besoins.
Pourquoi devriez-vous suivre vos documents?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez suivre les documents de votre entreprise. Tout d’abord, il offre une grande opportunité d’optimiser vos opérations quotidiennes en accélérant le processus de dépôt et en vous fournissant des données clés sur votre entreprise. Un système de suivi des documents peut collecter automatiquement des données sur vos clients, clients, investisseurs et concurrents, et révéler comment vos employés utilisent (ou n’utilisent pas) les documents que vous leur envoyez.
Voici certaines choses que votre DTS peut vous dire:
- Qui a ouvert le document
- Quand ils l’ont ouvert
- Jusqu’où ils ont lu avant de le fermer
- À quelle fréquence ils l’ouvrent
Voici quelques avantages supplémentaires d’un DTS:
- Sécurité: Le suivi de vos documents assure la sécurité, surtout si votre entreprise traite fréquemment des informations importantes ou confidentielles. Vous aurez un contrôle total sur qui accède à un document et pourrez voir exactement qui l’a consulté, qui a apporté des modifications et quand ces modifications ont été apportées, et si le document a été envoyé à quelqu’un.
- Productivité: Le suivi de vos documents vous permet de voir les modifications, ce qui peut vous aider à garder votre équipe sur la bonne voie et sur la même page.
- Pistes d’audit: Le suivi des documents permet à votre entreprise de créer facilement une piste d’audit en gardant automatiquement une trace de toutes les modifications apportées à chaque document, avec horodatage.
- Accessibilité: De nombreux systèmes de suivi des documents permettent d’accéder à vos documents de n’importe où et depuis n’importe quel appareil, ce qui vous permet, à vous et à vos employés, d’apporter des modifications à tout moment.
- Faible empreinte environnementale: Un système de suivi des documents aide votre entreprise à se passer de papier, ce qui profite à vous et à l’environnement en éliminant vos monticules de copies papier.
- Intégrations tierces : Un service de suivi de documents vous permet de vous intégrer à d’autres applications améliorant la productivité, telles que votre CRM, votre logiciel de comptabilité ou votre calendrier. Cela permet un transfert transparent des informations à travers toutes les facettes de votre organisation.
Caractéristiques clés du système de suivi des documents
Lorsque vous choisissez un service de suivi des documents, vous devez vous assurer de rechercher quelques fonctionnalités. Avant de commencer votre recherche, répertoriez toutes les fonctionnalités dont vous pensez avoir besoin et catégorisez-les en « must have », « aimerait avoir » et « pourrait vivre sans » pour vous aider à prendre votre décision.
Voici quelques fonctionnalités clés à rechercher:
- Stockage de documents: Un DTS stockera tous les documents de votre entreprise dans un endroit centralisé, ce qui facilitera la recherche et la récupération. De nombreux systèmes utilisent le stockage en nuage, ce qui ajoute une couche de sécurité supplémentaire à vos documents.
- Automatisation du traitement des documents: Le logiciel de suivi des documents facilite le traitement de vos documents avec un processeur intégré, ce qui peut accélérer vos flux de travail. Cela inclut généralement l’importation et l’exportation de données depuis Microsoft Office ou Excel.
- Outils de collaboration : Un service de suivi des documents facilite la collaboration des employés en permettant à plusieurs membres de l’équipe de travailler sur un seul document sans attendre que des modifications individuelles soient apportées. Si nécessaire, un membre de l’équipe ou un responsable peut créer des restrictions d’accès pour maintenir la sécurité ou la confidentialité.
- Sécurité des documents: Si vous travaillez dans un domaine qui traite souvent d’informations sensibles, telles que les soins de santé ou les services juridiques, il s’agit d’une caractéristique extrêmement importante. La sécurité des documents vous permet de contrôler l’accès aux documents, et certains systèmes peuvent même suivre automatiquement des réglementations importantes en vertu de HIPAA, Sarbanes-Oxley, des Bonnes Pratiques de fabrication de la FDA ou de la norme ISO 9000/9001.
- Sécurité et reprise après sinistre: Il est essentiel de trouver un éditeur de logiciels qui donne la priorité à la protection de vos informations et de vos fichiers, car une violation de données ou un problème de stockage pourrait être désastreux pour votre entreprise. Recherchez un fournisseur avec un plan établi et flexible qui peut s’adapter à vos besoins uniques.
- Contrôle de version : Également appelé contrôle de version, le contrôle de version permet aux utilisateurs de sauvegarder et de suivre les modifications apportées aux documents au sein de votre système de gestion de documents. Le contrôle de version garantit que toutes les nouvelles modifications sont suivies et enregistrées, et que les anciennes versions des documents sont archivées dans le système pour référence.
- Éditeur de documents PDF: Cette fonctionnalité vous permettra de modifier facilement et facilement des documents PDF et d’ajouter du texte, des cases à cocher, des zones de texte ou d’autres personnalisations.
- Téléchargement en masse: Si vous avez souvent besoin de télécharger plusieurs documents à la fois, cette fonctionnalité peut rendre le processus beaucoup plus rapide et plus efficace en vous permettant de terminer le téléchargement en un seul clic.
- Accès mobile: Cette fonctionnalité est idéale pour les entreprises qui ont des employés distants ou des travailleurs en déplacement. Il vous permet d’accéder aux documents depuis n’importe quel appareil, y compris les ordinateurs portables, les ordinateurs de bureau, les tablettes et les téléphones mobiles.
- Recherche avancée: Si votre entreprise traite de gros volumes de fichiers chaque jour, une fonction de recherche avancée peut faciliter votre vie quotidienne en localisant les fichiers en un instant, vous permettant de rechercher par type de document, métadonnées ou informations spécifiques à l’entreprise. Ce processus est également appelé indexation.
Le meilleur logiciel de suivi de documents
Pour vous aider à choisir le meilleur logiciel de suivi de documents pour votre organisation, votre entreprise.com a examiné les meilleurs services de gestion de documents. Ce sont nos meilleurs choix:
- M-Files: M-Files est business.com ‘ s choisir pour le meilleur logiciel DMS global. C’est une excellente option pour les entreprises de toute taille, offrant des outils de collaboration et d’automatisation des flux de travail faciles à utiliser en plus de ses puissants outils de suivi des documents.
- FileHold Express: FileHold Express est business.com le meilleur choix pour les petites entreprises, car il offre plusieurs plans de tarification abordables et de nombreuses options pour évoluer à mesure que votre entreprise grandit.
- DocuWare: DocuWare est business.com le meilleur choix pour l’automatisation du flux de travail. Ses fonctionnalités incluent des outils d’automatisation entièrement programmables pour les ressources humaines, le marketing et les ventes, ainsi que des intégrations avec plusieurs applications tierces.
- Dokmee : Dokmee est business.com le choix du DMS le plus sécurisé. C’est une excellente option pour les entreprises qui traitent des informations sensibles, telles que les organisations de soins de santé et les cabinets d’avocats. Dokmee fournit une conformité automatisée aux réglementations en matière de confidentialité, et tous les comptes sont protégés par un mot de passe.
