organizar uma conferência desde o início requer uma enorme quantidade de premeditação e recolha de dados. Todo o processo pode levar um par de anos dependendo do tamanho do grupo, mas é concebível para lançar uma conferência de sucesso em um único ano, se você pode tomar decisões rápidas.
a realidade do planejamento de uma conferência é que, sem qualquer experiência, você pode perder muito tempo pensando demais Cada pequeno detalhe, ignorando questões mais importantes. Para tornar o processo mais simples para os primeiros tempos, delineámos os passos mais importantes ao mesmo tempo que fornecemos links para os nossos avanços mais detalhados sobre cada assunto em particular. O resultado aqui é um guia de planejamento de conferências que irá ajudá-lo a começar com um modelo sólido no lugar.
Passo 1: criar uma Visão de Sua Conferência
Cada evento começa com uma visão, mas você vai precisar para transformar a sua visão em palavras e números para mensurar os custos e tomar decisões de planejamento. Primeiro, você precisa começar com o básico de planejamento de eventos como quem, o quê, quando, onde e porquê.
Passo 2: criação de um plano de negócios
a menos que a sua conferência esteja a ser financiada por uma subvenção ou organização, terá de mapear de onde vem o seu dinheiro e para que é utilizado. A primeira parte desta equação, a receita, deve ser calculada no início do processo de planejamento.
Now, in order to put a price on a conference, you need to have an idea of what you plann to offer attendees. O seu itinerário e formação de oradores serão o factor de venda para potenciais registantes.
Passo 3: comparar locais e serviços
depois de ter uma ideia mais específica sobre quando terá lugar a sua conferência e quantas pessoas deseja assistir, poderá então começar a fazer compras para um local adequado. Tenha em mente que Sua Seleção local também irá determinar os seus custos de catering e áudio/visual. Isto porque a maioria dos centros de conferências e hotéis de eventos exigem que você use seus serviços internos para quaisquer eventos no local.
a maioria das conferências terá de fornecer algum tipo de acomodações nocturnas para os hóspedes que viajam de fora da região. Esta necessidade cria outro conjunto de considerações para ter em conta a decisão do seu local.
Passo 4: Recrutamento e gestão de registantes
mesmo as conferências mais populares devem efetivamente comercializar o seu evento para preencher todos os lugares na casa. A participação é o fator mais importante para o sucesso de seu evento. Bons números de atendimento trazem receitas e oportunidades de patrocínio. E quanto mais pessoas você tiver registrado criará mais demanda por anúncios e aberturas de participação. Resumindo, se conseguir atrair uma multidão, tudo o resto será muito mais fácil.
a gestão do registo torna-se mais difícil à medida que o seu evento cresce em tamanho. É aqui que um sistema de registro online pode ajudá-lo a rastrear o número, processar os pagamentos e organizar os dados.
Passo 5: planejar detalhes no local
finalmente, depois de organizar e implementar os elementos de negócio da conferência, você pode começar a pensar sobre os detalhes no local. Isso inclui como os participantes navegarão a conferência, o layout geral de cada sala, e a distribuição de alimentos e bebidas. Esta é a parte do planejamento de uma conferência que a maioria das pessoas associam com o planejamento de eventos. A melhor maneira de coordenar todos os detalhes é percorrer o seu itinerário como os seus convidados fariam. Imagine como eles vão pensar e agir em cada ponto do dia para resolver problemas antes que eles surjam.
Passo 6: Dicas de gestão de exposições
conferências normalmente apresentam uma área de exposição ou piso de convenção onde patrocinadores e vendedores alugam espaço para promover seus produtos. Esta pode ser uma oportunidade muito lucrativa para sua conferência se você organizar tudo bem. Tenha em mente que uma área de exposição vai exigir um compromisso significativo de tempo e recursos, então certifique-se de que você está preparado para gerenciar as necessidades de vários fornecedores antes de se comprometer com este formato.
