- a dokumentumkövető rendszer automatizálja a dokumentumok elérésének, keresésének és szerkesztésének folyamatát, és lehetővé teszi annak ellenőrzését, hogy ki tekintheti meg vagy szerkesztheti a dokumentumot.
- a dokumentumkövetési szolgáltatás legfontosabb jellemzői közé tartozik a dokumentumbiztonság, a harmadik féltől származó integrációk és a dokumentumtárolás.
- a dokumentumkövető rendszer kiválasztásakor gondoljon arra, hogy mely funkciók szükségesek a vállalat számára, és amelyek nélkül élhet, hogy szűkítse a választási lehetőségeit.
a papírkötegek és iratszekrények sorainak napjai mögöttünk vannak, a felhőben szépen tárolt digitális fájlokkal helyettesítve. Az üzleti dokumentumok manapság szinte teljesen digitálisak, ami számos olyan extra funkciót tesz lehetővé, amelyek sokkal könnyebbé teszik a napi feladatokat. Olvassa el, hogy megtudjon mindent, amit tudnia kell a dokumentumkövetési szolgáltatásokról, beleértve azokat is, amelyek azok, a legfontosabb funkciók, amelyeket meg kell keresnie, és hogy a dokumentumkövető szoftver használata előnyös lehet vállalkozása számára.
mi az a dokumentumkövető rendszer?
a Dokumentumkövetés a dokumentumkezelő rendszerek kulcsfontosságú jellemzője, amely automatizálja az elektronikus dokumentumok vagy fájlok keresésének, elérésének, szerkesztésének és kezelésének folyamatát. A dokumentumkövető segítségével szabályozhatja, hogy ki tekintheti meg a dokumentumot, és láthatja, hogy ki fér hozzá hozzá, milyen változtatásokat hajtottak végre, és kinek küldték el a dokumentumot.
Dokumentumkövető rendszerek (más néven fájlkövető rendszerek) leggyakrabban a pénzügyi, egészségügyi és jogi szektorban használatosak, dokumentumaik érzékeny jellege miatt.
Dokumentumkövető rendszer vs. dokumentumkezelő rendszer
bár a dokumentumkövető rendszerek nagyon hasonlítanak a dokumentumkezelő rendszerekhez, és gyakran szerepelnek a DMS egyik jellemzőjeként, nem szinonimák. A fő különbség az, hogy a dokumentumkövetés speciálisabb fókuszú (követés), míg a dokumentumkezelő rendszerek széles körű szolgáltatásokat nyújtanak, beleértve az együttműködést, a dokumentummegosztást és az átvitelt.
a szerkesztő megjegyzése: dokumentumkezelési szolgáltatást keres vállalkozása számára? Töltse ki az alábbi kérdőívet, hogy szállító partnereink felvegyék Önnel a kapcsolatot az Ön igényeivel kapcsolatban.
miért kell nyomon követnie a dokumentumokat?
számos oka van annak, hogy nyomon kell követnie vállalkozása dokumentumait. Mindenekelőtt nagy lehetőséget kínál a napi műveletek optimalizálására azáltal, hogy felgyorsítja a bejelentés folyamatát, valamint kulcsfontosságú adatokat nyújt Önnek vállalkozásáról. A dokumentumkövető rendszer automatikusan gyűjthet adatokat ügyfeleiről, ügyfeleiről, befektetőiről és versenytársairól, és felfedheti, hogy alkalmazottai hogyan használják (vagy nem használják) a nekik küldött dokumentumokat.
ezek néhány dolog, amit a DTS tud mondani:
- ki nyitotta meg a dokumentumot
- mikor nyitották meg
- milyen messzire olvasták a zárás előtt
- milyen gyakran nyitják meg
ezek a DTS néhány további előnye:
- biztonság: a dokumentumok nyomon követése biztonságot nyújt, különösen akkor, ha vállalkozása gyakran foglalkozik fontos vagy bizalmas információkkal. Teljes ellenőrzése alatt áll, hogy ki fér hozzá egy dokumentumhoz, és pontosan láthatja, hogy ki tekintette meg, ki módosította, mikor történt a módosítás, és hogy a dokumentumot elküldték-e bárkinek.
- termelékenység: a dokumentumok nyomon követése lehetővé teszi a szerkesztések megtekintését, ami segít abban, hogy csapata a pályán és ugyanazon az oldalon maradjon.
- Audit trails: a Dokumentumkövetés hihetetlenül egyszerűvé teszi vállalata számára az ellenőrzési nyomvonal létrehozását azáltal, hogy automatikusan nyomon követi az egyes dokumentumokban végrehajtott összes változtatást, időbélyegekkel kiegészítve.
- Kisegítő lehetőségek: számos dokumentumkövető rendszer lehetővé teszi a dokumentumokhoz való hozzáférést bárhonnan és bármilyen eszközről, lehetővé téve Önnek és alkalmazottainak, hogy bármikor módosíthassanak.
- alacsony környezeti lábnyom: A dokumentumkövető rendszer segít a vállalatnak papírmentessé válni, ami mind az Ön, mind a környezet számára előnyös, mivel kiküszöböli a nyomtatott példányok halmait.
- harmadik féltől származó integrációk: a dokumentumkövetési szolgáltatás lehetővé teszi az integrációt más termelékenységnövelő alkalmazásokkal, például CRM-Mel, számviteli szoftverrel vagy naptárral. Ez lehetővé teszi az információk zökkenőmentes továbbítását a szervezet minden területén.
kulcsfontosságú dokumentumkövető rendszer jellemzői
amikor dokumentumkövető szolgáltatást választ, néhány funkciót mindenképpen meg kell keresnie. Mielőtt elkezdené a keresést, sorolja fel az összes olyan funkciót, amelyre úgy gondolja, hogy szüksége lehet, és kategorizálja őket a “must have”, “Wanna Wanna have” és “could live without” kategóriába, hogy segítsen a döntés meghozatalában.
itt van néhány kulcsfontosságú funkciók meg kell keresni:
- dokumentumtárolás: a DTS a vállalat összes dokumentumát egy központi helyen tárolja, így egyszerű a keresés és a visszakeresés. Sok rendszer felhőalapú tárolást használ, ami további biztonsági réteget ad a dokumentumokhoz.
- Dokumentumfeldolgozás automatizálás: a Dokumentumkövető szoftver megkönnyíti a dokumentumok feldolgozását egy beépített processzorral, amely felgyorsíthatja a munkafolyamatokat. Ez általában magában foglalja az adatok importálását és exportálását a Microsoft Office-ból vagy az Excelből.
- együttműködési eszközök: a dokumentumkövetési szolgáltatás egyszerű együttműködést tesz lehetővé az alkalmazottak számára, lehetővé téve több csapattag számára, hogy egyetlen dokumentumon dolgozzon anélkül, hogy megvárná az egyedi módosításokat. Szükség esetén egy csapattag vagy menedzser hozzáférési korlátozásokat hozhat létre a biztonság vagy a titoktartás fenntartása érdekében.
- Dokumentumbiztonság: ha olyan területen dolgozik, amely gyakran érzékeny információkkal foglalkozik, például egészségügyi vagy jogi szolgáltatásokkal, ez rendkívül fontos jellemző. A dokumentumbiztonság lehetővé teszi a dokumentumokhoz való hozzáférés ellenőrzését, és egyes rendszerek automatikusan követhetik a HIPAA, a Sarbanes-Oxley, az FDA helyes gyártási gyakorlatai vagy az ISO 9000/9001 fontos előírásait.
- Katasztrófabiztonság és-helyreállítás: Létfontosságú, hogy olyan szoftvercéget találjunk, amely prioritásként kezeli az Ön adatainak és fájljainak védelmét, mivel az adatok megsértése vagy tárolási probléma katasztrofális lehet az Ön vállalkozása számára. Keressen egy szolgáltatót egy megalapozott, rugalmas tervvel, amely képes alkalmazkodni az Ön egyedi igényeihez.
- Version control: más néven verziókezelés, a version control lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy megőrizzék és nyomon kövessék a dokumentumkezelő rendszeren belüli dokumentumokban végrehajtott módosításokat. A verzióvezérlés biztosítja, hogy minden új szerkesztést nyomon kövessen és mentsen, és hogy a dokumentumok régebbi verziói referenciaként archiválva legyenek a rendszerben.
- PDF dokumentumszerkesztő: ez a funkció zökkenőmentessé és egyszerűvé teszi a PDF dokumentumok szerkesztését, valamint szöveg, jelölőnégyzetek, szövegdobozok vagy egyéb testreszabások hozzáadását.
- tömeges feltöltés: ha gyakran sok dokumentumot kell egyszerre feltöltenie, ez a funkció sokkal gyorsabbá és hatékonyabbá teheti a folyamatot, lehetővé téve a feltöltés egyetlen kattintással történő befejezését.
- mobil hozzáférés: Ez a funkció nagyszerű azoknak a vállalatoknak, amelyek távoli alkalmazottakkal vagy útközben dolgozókkal rendelkeznek. Lehetővé teszi a dokumentumok elérését bármilyen eszközről, beleértve a laptopokat, asztali számítógépeket, táblagépeket és mobiltelefonokat.
- Részletes keresés: Ha cége naponta nagy mennyiségű fájllal foglalkozik, egy speciális keresési funkció sokkal könnyebbé teheti mindennapi életét azáltal, hogy egy pillanat alatt megtalálja a fájlokat, lehetővé téve a dokumentumtípus, a metaadatok vagy a vállalatspecifikus információk alapján történő keresést. Ezt a folyamatot indexelésnek is nevezik.
a legjobb dokumentumkövető szoftver
segít kiválasztani a legjobb dokumentumkövető szoftvert szervezete, vállalkozása számára.a com áttekintette a legjobb dokumentumkezelési szolgáltatásokat. Ezek a legjobb választásaink:
- M-fájlok: M-fájlok business.com ‘ s pick az Általános legjobb DMS szoftver. Ez egy nagyszerű lehetőség bármilyen méretű vállalkozás számára, amely könnyen használható együttműködési és munkafolyamat-automatizálási eszközöket kínál a hatékony dokumentumkövető eszközök mellett.
- Fájlbirtok Express: Fájlbirtok Express business.com a legjobb választás a kisvállalkozások számára, mert számos megfizethető árazási tervet és rengeteg lehetőséget kínál a vállalat növekedésével.
- DocuWare: A DocuWare business.com a legjobb választás a munkafolyamat automatizálásához. Képességei közé tartoznak a teljesen programozható automatizálási eszközök az emberi erőforrások, a marketing és az értékesítés, valamint a több harmadik féltől származó alkalmazással való integráció.
- Dokmee: Dokmee van business.com a legbiztonságosabb DM-ek választása. Ez egy nagyszerű lehetőség az érzékeny információkkal foglalkozó vállalkozások számára, mint például az egészségügyi szervezetek és az ügyvédi irodák. A Dokmee automatikusan megfelel az adatvédelmi előírásoknak, és minden fiók jelszóval védett.
