5 Vantaggi per avere una politica di scrivania pulita

Uno dei modi più semplici per diventare conforme ai principi di base di privacy e sicurezza, aumentare la produttività e avere un ufficio di grande aspetto è implementare una politica di scrivania pulita.

Una politica di scrivania pulita e una politica di schermo chiaro lavoro mano nella mano per salvaguardare le informazioni sensibili della vostra organizzazione.

Che cosa è una politica scrivania pulita?

Una politica clean desk indica che tutti i dipendenti devono cancellare le loro scrivanie alla fine di ogni giornata di lavoro. Questo include non solo documenti e note, ma eventuali note post-it, schede aziendali e supporti rimovibili (ad esempio memory stick USB).

Seguire una politica clean desk aiuterà la tua organizzazione a ridurre il rischio di furto di informazioni, frode o violazione della sicurezza causata da informazioni sensibili lasciate incustodite e visibili in bella vista.

I vantaggi di una politica Clean Desk

Una politica clean desk dovrebbe essere adottato a causa dei numerosi vantaggi che può fornire l’organizzazione.

Risparmia tempo e denaro

Secondo un rapporto IDC, un tipico dipendente dell’organizzazione trascorre 2,5 ore al giorno alla ricerca di informazioni. Supponendo che i lavoratori della conoscenza nella tua organizzazione guadagnino 8 80.000 all’anno, un’organizzazione di 1000 persone perde circa million 2,5 milioni di dollari all’anno dall’incapacità di individuare e recuperare informazioni.

Una politica clean desk incoraggerà i dipendenti a utilizzare le versioni digitali dei documenti, riducendo in modo significativo i costi dell’organizzazione di carta, toner inchiostro e manutenzione della stampante.

Fai buone impressioni

Chissà chi e quando qualcuno visiterà il tuo ufficio? Uno spazio di lavoro pulito e ordinato rende la tua organizzazione efficiente e presentabile a chiunque decida di visitare, inclusi gli auditor!

Facile conformità ISO

Una politica di scrivania pulita non è solo conforme alla norma ISO 27001/17799, ma è anche conforme ai principi di base sulla privacy.

La legislazione federale sulla privacy canadese PIPEDA richiede che le organizzazioni canadesi salvaguardino le informazioni personali. La legge sulla protezione dei dati del Regno Unito richiede alle organizzazioni nel Regno Unito di garantire che le informazioni personali siano mantenute al sicuro.

Scoraggia gli occhi indiscreti

I dipendenti di solito lasciano informazioni sensibili sulla loro scrivania.

Le note post-it sono di solito il peggior colpevole, contenenti nomi, numeri di telefono e persino nomi utente e password visibili in bella vista. Queste abitudini incoraggiano i dipendenti disonesti, gli equipaggi di pulizia e il personale di manutenzione a visualizzare le informazioni a cui non dovrebbero avere accesso.

Ridurre lo stress

Un posto per tutto e tutto al suo posto. Quando i dipendenti sono organizzati possono trascorrere più tempo concentrandosi sul lavoro piuttosto che sentirsi stressati perché non riescono a trovare un rapporto dovuto nei prossimi 10 minuti.

Implementazione di una politica Clean Desk

Sei convinto che la tua organizzazione abbia bisogno di una politica clean desk. Forte! Ecco alcuni passaggi per aiutarti a implementare una politica.

Mettilo per iscritto

Una politica di scrivania pulita dovrebbe essere scritta e comunicata a tutti i dipendenti, specialmente durante la formazione introduttiva e di aggiornamento. Le conseguenze per il mancato rispetto dovrebbero essere gravi ma pratiche, specialmente se la tua organizzazione lavora con molte informazioni sensibili. Chiedi a tutti i dipendenti di firmare il documento per l’approvazione.

Non sai da dove cominciare? Abbiamo creato un modello di policy clean desk gratuito da modificare e utilizzare nella tua azienda. È inoltre possibile diffondere la parola utilizzando il nostro poster gratuito.

Aggiungi un promemoria alle firme email

Probabilmente lo hai visto sotto molte firme email: Considera l’ambiente prima di stampare questa email. Se la tua organizzazione utilizza firme e-mail standardizzate, considera di aggiungere questo promemoria in fondo.

Archiviazione con serratura

Non è possibile implementare un criterio clean desk se non si dispone di un luogo in cui i dipendenti possono inserire i propri documenti. Considerare l’acquisto di piccole scatole di immagazzinaggio con serratura per i dipendenti che si adattano sotto la loro scrivania.

Incoraggiare i documenti elettronici

Far lavorare i dipendenti con documenti elettronici quando possibile. Senza la necessità di stampare e lavorare con documenti fisici, i dipendenti avranno sempre una scrivania chiara ogni volta che si disconnettono dai loro computer.

Sbarazzarsi di documenti in modo sicuro

I dipendenti non dovrebbero mai gettare documenti relativi al lavoro nel cestino dei rifiuti. Una volta che la spazzatura lascia le porte della tua azienda, diventa proprietà pubblica. Nulla può rovinare la vostra organizzazione più veloce di dipendenti incuranti gettando informazioni sensibili in un cestino dei rifiuti. La tua organizzazione non vuole essere sulla prima pagina del giornale per esporre informazioni sensibili.

Implementare un criterio di distruzione dei documenti per garantire che tutti i documenti siano smaltiti in modo sicuro.

Eseguire backup di routine

Se si sconsiglia ai dipendenti di utilizzare documenti fisici, assicurarsi che l’organizzazione disponga di una routine di backup affidabile. I dipendenti devono sapere che i loro documenti saranno al sicuro in caso di perdita di potenza o crash del disco rigido.

Applicare una politica Clean Desk

Implementare una politica clean desk e avere un atteggiamento disinvolto nei confronti dell’applicazione renderà la tua politica inutile.

Controlli casuali

Chiedi a qualcuno di effettuare controlli settimanali casuali, possibilmente alla fine di una giornata lavorativa. Tutti i documenti, le note, i post-it o qualsiasi altro documento contenente informazioni sensibili devono essere sminuzzati immediatamente. I supporti rimovibili, come CD, floppy disk o memory stick possono essere confiscati temporaneamente.

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Supporto di gestione superiore

Una politica di scrivania pulita deve essere presa sul serio, specialmente con tutti i livelli di gestione. Se i tuoi dipendenti vedono che la direzione superiore non deve rispettare la politica, presto perderanno la fede.

Il fatto che la direzione superiore di solito gestisca documenti più sensibili dovrebbe rafforzare la necessità di una politica di scrivania pulita per tutti i dipendenti indipendentemente dal loro status all’interno dell’organizzazione.