Learning Outcomes
- Sviluppare documenti professionali/tecnici con una chiara consapevolezza dell’etica.
- Riconoscere e discutere elementi importanti di come la cultura influisce sulla comunicazione nei luoghi di lavoro collaborativi.
- Illustrare e analizzare il pubblico durante la creazione di vari documenti professionali / tecnici con una sofisticata consapevolezza del pubblico come lettore e scrittore.
- Dimostrare il pubblico e la consapevolezza retorica nel visual design durante la creazione di documenti professionali / tecnici per attirare visivamente un pubblico appropriato.
Una parte cruciale del raggiungimento di uno scopo quando si scrivono documenti tecnici è considerare le esigenze e il livello di conoscenza o competenza del pubblico. Fare inesattamente ipotesi riguardo al pubblico crea un fallimento nella scrittura tecnica, non solo nel design, ma per contenuti eticamente e culturalmente consapevoli. Per messaggi semplici e di routine, non è necessario analizzare in profondità il pubblico. Tuttavia, per messaggi complessi o altamente tecnici, dedicare del tempo ad analizzare le esigenze e la base di conoscenza del pubblico aumenterà la probabilità di una trasmissione di successo.
Analizzare le esigenze del tuo pubblico
Ecco alcune domande chiave da porre quando si determinano le esigenze dei lettori durante la preparazione:
- Chi è specificamente il tuo lettore? Ci sono più lettori?
- Cosa sanno già i tuoi lettori sull’argomento?
- È necessario modificare il messaggio per i lettori internazionali? Ci sono problemi culturali che devi affrontare o evitare?
Come scrittore, la tua responsabilità più importante è determinare chi compone il tuo pubblico. Dovresti continuare ad analizzare il tuo pubblico durante tutto il processo di composizione. Puoi costruire una rappresentazione legittimamente accurata del tuo pubblico ponendoti domande chiave prima e mentre scrivi. Vedi Tabella 1 per esempi di queste domande.
Una volta identificato il tuo pubblico, decidi come ottenere i migliori risultati dalla tua comunicazione determinando le conoscenze, le capacità e gli interessi del tuo pubblico. Vedi i suggerimenti specifici del corso e la Figura 1 per vedere come un pubblico specifico si confronta con uno più generalizzato.
ENC 2210-Tech Writing for the Health Sciences
Mentre potrebbe essere accettabile che un medico riferisca il suo paziente a uno specialista per il loro esantema, è più probabile che quel paziente capisca il termine “eruzione cutanea”. Come scrittore in campo medico, l’importanza di scrivere in modo appropriato per il pubblico potrebbe essere salvavita e sarà molto meno stressante sulla pazienza di non tenere un dizionario medico a portata di mano solo per decifrare ciò che li affligge.
ENC 3246-Comunicazioni per ingegneri
Come ingegnere, è probabile che sia necessario comunicare con diversi tipi di pubblico e, eventualmente, tutto in un unico documento. Ad esempio, se si redige una relazione tecnica sul progetto più recente, il presidente della società sarà più interessato al riepilogo esecutivo e alla rendicontazione finanziaria, mentre i colleghi esperti saranno più interessati ai dettagli tecnici del progetto e si può facilmente comunicare con loro utilizzando grafici, espressioni matematiche e termini tecnici. Entrambi i segmenti di pubblico leggeranno l’intero documento, ma concentrando tali aree per ogni gruppo vi permetterà di comunicazione il vostro scopo in modo più efficiente ed efficace.
ENC 3250 – Scrittura professionale
Ad un certo punto, probabilmente avete ricevuto istruzioni su come completare un compito o mettere insieme qualcosa e sono stati lasciati chiedendo che cosa esattamente si suppone di fare. Sai che è in inglese, ma non ha senso. Gli scrittori professionisti possono adattare le istruzioni scritte da esperti tecnici per essere comprese da un pubblico generale. Molti prodotti acquistati oggi richiedono una sorta di assemblaggio. Si può facilmente identificare quali aziende hanno investito denaro nell’assunzione di scrittori professionisti qualificati da come senza sforzo le istruzioni sono da seguire.
I tuoi lettori sono informati o hanno lo stesso background e familiarità con l’argomento come te, o sono laici, non hanno familiarità con la tecnologia o il processo di cui stai scrivendo? Meno il pubblico conosce l’argomento, meno tecnico dovrebbe essere il documento e tutti i termini dovrebbero essere chiaramente definiti. Se il tuo pubblico è un gruppo di persone con conoscenze diverse, o non conosci il tuo pubblico immediato, potrebbe essere necessario fare un’ipotesi istruita su bisogni e interessi. In questo caso, dovresti sbagliare sul lato della cautela definendo chiaramente tutti i processi e i termini che potrebbero essere confusi.
Pubblico primario, Secondario e nascosto
Pubblico primario sono coloro che ricevono la comunicazione direttamente e sono noti anche come il pubblico di destinazione. La persona è anche di solito il decisore. Pubblico secondario sono quei lettori che non sono il destinatario principale, ma sono ancora inclusi come visualizzatore. La figura 2 mostra un esempio di pubblico primario e secondario. Questo tipico memo aziendale viene inviato direttamente a Stan Jobs, che è il pubblico principale o primario. Linda Smith, il mittente, ha anche deciso di inviare a George Jones una copia di questo messaggio, come mostrato sulla riga CC del memo.
Un pubblico nascosto sono tutti coloro che cadono al di fuori del compito primario e secondario. Questo potrebbe essere qualcuno che condivide un interesse comune con il primario o secondario o è solo un destinatario indiretto del documento. Guardando lo stesso memo, diciamo che è prassi standard presso la società Green Bean di pubblicare tutte le nuove politiche in un’area comune. Tutti i dipendenti e coloro che vedono il memo pubblicato sarebbero considerati un pubblico nascosto. Non sono specificamente menzionati nell’intestazione del memo, ma sapendo che il documento verrà pubblicato, Linda sarebbe sicura di usare un linguaggio che sarebbe compreso anche da quel pubblico nascosto.
Utilizzando un linguaggio senza pregiudizi
La tecnologia non solo ha reso le nostre vite più facili, ma ha colmato il nostro mondo più vicino rendendolo accessibile per condurre affari a livello globale. Quando si adatta un messaggio al pubblico, assicurarsi di utilizzare un linguaggio che è sia imparziale e sensibile. Usare cautela con le espressioni potrebbe essere di parte in termini di genere, razza, etnia, età, e disabilità. Evitare l’uso di idiomi e frasi in quanto sono spesso confuse o offensive in altre culture.
