Tra le molte nuove forme di software enterprise che si fanno strada sul mercato, computer-aided Facility management (CAFM), gestito attraverso software di facility management, è uno dei più misteriosi e complessi — ma non deve essere.
Cosa significa CAFM?
Per alcuni che si chiedono, ” Di quale acronimo stiamo parlando di nuovo?”- può essere fonte di confusione cercare di capire cos’è CAFM e cosa lo separa dagli altri tipi di sistemi di manutenzione e gestione. Questo non è esattamente aiutato dal fatto che la tecnologia CAFM va anche dai termini generali “software di gestione delle strutture”, “sistemi di gestione delle strutture” e ” FM.”
A volte è anche usato in modo intercambiabile con i sistemi di gestione della manutenzione computerizzata (CMMS), i sistemi di gestione integrata del posto di lavoro (IWMS) e il software di gestione delle risorse aziendali (EAM). Mentre ha alcune funzioni in comune con questi altri tipi di software, il software CAFM è diventato la sua nicchia di specializzazione e offrirà funzionalità leggermente diverse da CMMS, EAM o IWMS.
Quindi facciamo una breve carrellata di queste differenze tra tutti questi tipi di software prima di tuffarci in tutte le grandi cose CAFM può fare per la vostra organizzazione. CMMS è la funzionalità di base di questo gruppo di software. Si concentra sulla pianificazione e il monitoraggio della manutenzione sulle risorse. EAM è un sistema di pianificazione a lungo termine che tiene traccia e monitora le condizioni e la redditività degli asset durante tutto il loro ciclo di vita. La principale preoccupazione di IWMS sono le persone che lavorano all’interno della struttura. Computer aided facilities management è per lo più preoccupato per la struttura stessa.
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Che cos’è CAFM?
Quindi cos’è comunque CAFM e cosa fa per le aziende? Al suo livello più elementare, il software di gestione delle strutture assistito dal computer è progettato per aiutare a pianificare tutto per un edificio o una struttura, incluso quasi ogni aspetto delle operazioni quotidiane. L’International Facility Management Association (IFMA) lo definisce come la pratica di coordinare il posto di lavoro fisico e le strutture con le persone e le operazioni di tale organizzazione.
Fondamentalmente, CAFM technology combina business administration, scienza comportamentale, architettura e ingegneria concetti per ottimizzare il funzionamento della vostra organizzazione. Può essere utile pensare alla gestione delle strutture assistita da computer come una struttura commerciale completa o uno strumento di manutenzione degli edifici con molte sfaccettature e funzioni diverse.
Information Technology
L’informazione è il nucleo di CAFM. La funzione principale che lo separa dalle versioni precedenti di facilities management è che utilizza elementi CAD (computer-aided design) e immagini in combinazione con l’elaborazione dei dati alfanumerici.
Come in molti altri rami del software, gli strumenti di business intelligence e le funzionalità che utilizzano la raccolta e l’analisi dei dati stanno diventando molto popolari in CAFM. Questo approccio al business basato sui dati aiuta i manager a prendere decisioni basate sui dati per migliorare ogni elemento del loro business.
CAFM utilizza la tecnologia CAD per una varietà di funzionalità. Ad esempio, le planimetrie interattive per le organizzazioni immobiliari consentono ai potenziali acquirenti di attraversare case che non sono ancora state costruite.
Gestione della manutenzione
Simile a CMMS, CAFM offre capacità di gestione della manutenzione. Le riparazioni di routine mantengono le risorse operative al massimo dell’efficienza e la manutenzione preventiva mantiene i costi molto più bassi rispetto alle riparazioni di emergenza o persino alle sostituzioni. Oltre alla pianificazione e al supporto della manutenzione, i sistemi CAFM forniscono moduli di monitoraggio degli asset per aiutare gli utenti a tenere d’occhio le condizioni degli asset.
ManagerPlus offre richieste di ordini di lavoro e funzionalità di gestione della manutenzione
Altri segmenti specifici degli strumenti CAFM utilizzano i dati, in particolare i dati in tempo reale, per aiutare in vari tipi di manutenzione. Ad esempio, può promuovere una manutenzione completa, come la manutenzione preventiva, gli ordini di lavoro e gli obiettivi di manutenzione operativa di routine per ottimizzare la gestione degli asset. Questo è dove computer-aided facilities management viene utilizzato in combinazione con CMMS, come sistemi CMMS sono generalmente costruiti per la valutazione delle varie esigenze di manutenzione.
Physical Building Administration
Una delle caratteristiche principali più popolari e impressionanti di un sistema di facility management computer-aided è la sua risorsa per la gestione dell’infrastruttura effettiva all’interno della struttura. Ad esempio, molti sistemi CAFM possono essere collegati a apparecchiature HVAC, luci e altre infrastrutture all’interno dell’edificio.
Alcune di queste funzionalità consentono la gestione remota, in cui i gestori di strutture possono impostare termostati o attivare e disattivare le serrature di porte e finestre in remoto. Altri offrono lettura automatica dei contatori e monitoraggio energetico, in modo da sapere subito se qualcosa nel vostro utilizzo delle risorse cambia. Ciò migliora la sicurezza, consente di risparmiare denaro e aiuta l’ambiente risparmiando inutili consumi energetici.
Anche se la maggior parte dei sistemi CAFM offrirà queste caratteristiche popolari, molte descrizioni da parte dei fornitori stessi non specificano in modo specifico come questi tipi di funzionalità possono aiutare un’azienda. Troppo spesso, nascondono queste caratteristiche essenziali in gergo come ” servizi di gestione immobiliare e caratteristiche di consumo energetico.”Non sempre si sforzano di precisare che le soluzioni CAFM aiutano effettivamente nella pianificazione quotidiana in modi reali e pratici.
Quando i clienti capiscono che i sistemi CAFM possono venire con questo tipo di funzionalità, è spesso adottato con entusiasmo per il suo potenziale di risparmio di manodopera e risparmio di tempo. Per ottenere un confronto approfondito di ogni funzione, controlla il nostro rapporto di confronto per scomporli.
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Planimetrie e gestione dello spazio
Una definizione della funzione di CAFM dal Designing Buildings Wiki è quella di “supportare le parti operative e strategiche della gestione delle strutture, comprese le attività tecniche, amministrative e infrastrutturali, nonché i processi strategici necessari per la pianificazione e la gestione.”Può sembrare un ombrello ampio, ma è intenzionale: CAFM può essere utilizzato da una serie di industrie e organizzazioni perché è così versatile.
Hippo CMMS offre agli utenti funzionalità avanzate di gestione dello spazio per tracciare le posizioni delle attrezzature e delle macchine
Il CAFM funziona come un database organizzativo per memorizzare le informazioni sulle vostre strutture. Queste informazioni includono tutto, dal consumo di energia, dati di costruzione, un elenco di piani, dettagli di contatto pertinenti, attrezzature situate all’interno di una struttura specifica, informazioni antincendio e di sicurezza, ecc. Invece di fare affidamento su file cartacei o fogli di calcolo Excel, gli utenti possono organizzare queste informazioni ordinatamente all’interno del CAFM dove può essere utilizzato e memorizzato.
Molte funzioni degli strumenti CAFM sono progettate per aiutare con la gestione dello spazio e l’allocazione delle risorse. Alcuni di questi influenzano dove vari beni sono collocati in una struttura. Altri aspetti guardano a come utilizzare lo spazio all’interno di ogni stanza, o come disporre i processi commerciali o industriali all’interno di una struttura. Alcuni di questi riguardano la gestione della forza lavoro. In generale, i gestori delle strutture taggano uno spazio per un uso particolare e utilizzano il CAFM per orchestrare tale uso in dettaglio.
Leasing e gestione immobiliare
Altri aspetti del computer-aided facility management guardare la gestione immobiliare, tra cui il leasing, per ottimizzare l’uso aziendale di immobili commerciali. Dalle attività quotidiane come la pianificazione della stanza o la prenotazione di conferenze alla gestione delle locazioni a lungo termine, il software CAFM giusto può offrire strumenti di gestione immobiliare specializzati nel settore.
Supporto amministrativo
CAFM non è interamente focalizzato sulle strutture fisiche e sugli asset down-and-dirty. Il software di gestione delle strutture offre una gamma di funzionalità di supporto amministrativo che possono aiutare a semplificare anche il personale dell’ufficio.
Gli utenti possono anche utilizzare le funzionalità di tracciamento dei pacchetti e dei materiali per tenere d’occhio qualsiasi cosa entri o esca dalla tua struttura. Che si tratti di acquisti e acquisti, audit trail, trasporto di materiali pericolosi o spedizioni e consegne, il facility management assistito dal computer può aiutarti a gestirlo in modo sicuro e senza interruzioni.
Puoi anche usare CAFM per gestire anche le tue risorse umane. Molti sistemi CAFM offrono una funzione di monitoraggio del traffico per registrare i visitatori e creare modelli di moduli per gli appaltatori per garantire che tutti coloro che sono all’interno della tua struttura siano lì! Questo ha il vantaggio di aumentare la sicurezza per la vostra organizzazione senza costi aggiuntivi.
Gestione del ciclo di vita
Uno degli obiettivi principali di CAFM è quello di aiutare i manager a garantire che le risorse della propria organizzazione vengano pienamente utilizzate nel modo più conveniente per tutto il ciclo di vita delle risorse.
Alcune funzionalità dei sistemi CAFM aiutano i decisori a considerare le esigenze a lungo termine, ad esempio la pianificazione di miglioramenti del capitale. L’idea è che dal momento che la piattaforma CAFM copre non solo l’edificio, ma tutto in esso, gli amministratori possono usarlo come una tabella di marcia per tutti i tipi di gestione patrimoniale e pianificazione predittiva. Questo può aiutare a risparmiare denaro, rendendo le operazioni di impianto accadere in modo più efficiente.
iMaint offre funzionalità di asset tracking complete
Il software di facility management computer-aided viene utilizzato in una vasta gamma di settori per molti scopi diversi. Alcuni degli strumenti specifici e funzionalità dipendono dal settore del cliente e che tipo di attività stanno lavorando nella struttura. Le aziende in molti campi diversi utilizzano sistemi di gestione delle strutture assistite dal computer per controllare efficacemente l’uso generale di una struttura aziendale e fare sul serio per migliorare la loro gestione patrimoniale.
Altre Considerazioni
Ci sono alcuni altri elementi importanti di CAFM per capire prima di iniziare il processo di selezione:
Distribuzione
Come viene implementato il software ha un impatto significativo sull’organizzazione di esecuzione, anche se non necessariamente in ordine all’eventuale utente finale. Il software può essere distribuito in tre modi: on-premise, via web o cloud, o come un ibrido di questi.
Il software on-premise è ospitato dall’hardware nei locali. Questo hardware di solito richiede un ampio team IT per la manutenzione e la risoluzione dei problemi, così come lo spazio fisico per memorizzarlo. I fornitori di software on-premise in genere addebitano una tariffa una tantum per licenza utente, che può essere ripida, ma una volta pagata, sei a posto e puoi cambiare utente se lo desideri.
On-premise offre anche più opzioni per la personalizzazione, come si ha il controllo quasi completo sul programma. Questo controllo quasi completo significa che i tuoi dati non viaggiano avanti e indietro verso un server off-site, dove sono vulnerabili all’hacking, ma significa anche che sarai responsabile della tua sicurezza informatica.
La distribuzione basata su cloud è in genere più economica rispetto a quella on-premise, poiché addebita una tariffa mensile per utente, ma i costi possono accumularsi rapidamente. La personalizzazione di un sistema basato sul web può diventare costosa. Ma web-based è agile e accessibile da qualsiasi portale utente con una connessione internet, che lo rende una soluzione leggera e pratica per molte aziende.
Poiché l’onere della sicurezza dei dati ricade sul fornitore per questo metodo di distribuzione, la maggior parte offre alcune delle opzioni di sicurezza più complete sul mercato per i dati dei propri clienti. Detto questo, il 62% dei professionisti IT continua a dire che la sicurezza on-premise è più forte della sicurezza cloud, quindi l’argomento è valido per ora.
Hybrid è, come suggerisce il nome, una combinazione dei due formati. Questo può assumere molte forme diverse ed è unico per diversi settori. Di solito include la possibilità di passare da on-premise a cloud-based come le esigenze degli utenti cambiano — per esempio, una rete on-premise integrato da applicazioni mobili per i tecnici mobili.
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Conclusione
Computer-aided facilities management offre tutti i tipi di vantaggi per le organizzazioni lungimiranti che li utilizzano. Speriamo che ora tu abbia una comprensione più completa dei vantaggi e delle funzionalità del software CAFM. Se si desidera confrontare alcuni fornitori, non dimenticate di controllare il nostro confronto sistemi CAFM per iniziare sulla strada giusta.
