Autore: Strahinja Stojanovic
Un Manuale di Qualità, non sarà più un documento obbligatorio, secondo la versione del DIS ISO 9001:2015 standard (per saperne di più sulle prossime modifiche, leggi questo articolo: 5 Principali Cambiamenti Attesi nella norma ISO 9001:2015 dal 2014 Progetto di Norma Internazionale (DIS)). Com’e ‘ successo? Il Manuale di qualità è stato uno dei primi documenti richiesti da un organismo di certificazione prima dell’audit di certificazione. Come ha improvvisamente perso il suo scopo e la sua importanza?
Il lato oscuro del Manuale di qualità
La maggior parte dei manuali di qualità riesce a soddisfare formalmente i requisiti dello standard ISO 9001, eppure manca il punto del documento. Il risultato è uno dei documenti più fondamentali di un SGQ che nessuno legge, ad eccezione di alcuni revisori masochisti della certificazione.
Mi sono spesso imbattuto in manuali di qualità con oltre 20 pagine (a volte anche 50 pagine) e ho iniziato a chiedermi se dovesse essere chiamato “sistema di gestione della qualità” o “sistema di gestione della quantità”.”C’erano troppe informazioni duplicate o non necessarie, e così tanti dettagli che ho finito per dispiacermi per l’albero che è stato tagliato per fare carta per questa pila di informazioni non necessarie.
Avere un manuale di qualità, a mio parere, non è stata una cattiva idea. È un documento in cui l’organizzazione si presenta, il suo sistema di gestione della qualità, e anche il suo modo di pensare e di approccio alla gestione della qualità. La pratica comune era (oltre ai requisiti della clausola 4.2.2) includere alcuni requisiti della clausola 4.1 e alcuni altri requisiti che erano più facili da documentare attraverso un manuale di qualità.
Un manuale di qualità lucido, breve e chiaro dà l’impressione di un’organizzazione che sa cosa sta facendo – un’organizzazione che gestisce davvero il suo sistema di gestione della qualità. Un manuale di buona qualità facilita il lavoro del revisore e gli dà l’opportunità di controllare meglio il sistema e, con le sue osservazioni, contribuisce davvero al miglioramento del sistema. E ciò che è più importante, tale manuale di qualità è utile al rappresentante della gestione e ai proprietari dei processi perché fornisce una visione complessiva del sistema di gestione della qualità.
Le grandi aziende spesso richiedono ai loro fornitori di avere un sistema di gestione della qualità e possono richiedere di vedere un manuale di qualità durante la selezione dei fornitori. Che impressione dà il tuo manuale di qualità sulla tua azienda? Un manuale di qualità ingombrante dice che si preferisce spendere risorse invece di applicare un approccio creativo.
Scrivere un manuale di buona qualità non è così difficile: definisci l’ambito del tuo SGQ, elenca le esclusioni (per saperne di più sulle esclusioni in ISO 9001:2008, leggi questo articolo Cos’è un’esclusione accettabile nella clausola 7 di ISO 9001) se ci sono esclusioni e giustificazioni per loro, descrivi le interazioni tra i tuoi processi (preferibilmente attraverso un diagramma di flusso del processo) ed elenca tutte le procedure QMS che usi – e questo è tutto. Vedere anche Scrivere un breve manuale di qualità.
Essere o non essere
Con o senza un manuale di qualità, le organizzazioni avranno ancora bisogno di un documento QMS generale. Ci sarà ancora bisogno di inviare all’organismo di certificazione un documento che descriva il tuo sistema, oltre a inviarlo ai grandi clienti. Anche se non è più obbligatorio, tutti i requisiti del Manuale di qualità, tranne 4.2.2 b), rimangono nella nuova versione dello standard. L’ambito del SGQ e le interazioni tra i processi devono ancora essere definiti. Questi requisiti sono ancora più dettagliati nella nuova versione e devono ancora essere in qualche forma di informazioni documentate.
La nuova versione dello standard ha alcuni nuovi requisiti che devono essere soddisfatti come informazioni documentate, che possono essere facilmente incluse in un manuale di qualità, ad esempio il contesto dell’organizzazione.
Stessa idea, forma diversa
Questo nuovo documento non obbligatorio (come lo chiamiamo noi) che sostituirà il Manuale di qualità conterrà tutti i requisiti rimanenti dalla clausola 4.2.2, e aggiungerei alcuni nuovi.
Questo nuovo documento dovrebbe fornire le seguenti informazioni sull’organizzazione:
- Siamo XYZ company;
- stiamo producendo questo e fornendo questi servizi;
- applichiamo un sistema di gestione della qualità a questi processi;
- non applichiamo queste clausole dello standard per questi motivi;
- questi sono i nostri processi e le loro interazioni;
- e, questo è il contesto interno ed esterno in cui operiamo.
Questa può essere considerata una semplificazione eccessiva, e ovviamente tutte queste informazioni non possono essere inserite in un solo paragrafo, ma questo documento avrebbe senso e soddisferebbe la maggior parte dei requisiti della clausola 4 della nuova versione dello standard. Inoltre, è possibile aggiungere la missione e la visione dell’organizzazione e questo documento può effettivamente diventare la brochure che introdurrà la tua azienda ai futuri clienti.
Questa nuova versione dello standard non è schiava della formalità (è una buona cosa? Solo il tempo lo dirà…) e richiederà un approccio più creativo per ottenere il massimo da ogni requisito, adattandosi alle esigenze dell’organizzazione invece di accumulare documenti inutili.
Clicca qui per vedere un’anteprima di un Manuale di qualità adattato per un’azienda più piccola.
