Gli strumenti di Project management possono essere utili per pianificare, organizzare e gestire strumenti di risorse per lavori più lenti, ma gli strumenti di workstream collaboration appositamente creati stanno trasformando il modo in cui i team gestiscono flussi di lavoro dinamici e contestuali sia
Per aziende o reparti che lavorano attraverso lotte operative — come perdere costantemente traccia delle spedizioni o perdere scadenze interne — è naturale che uno dei primi passi potrebbe essere quello di cercare un adeguato strumento di project management (PM). Gli strumenti di gestione del progetto possono essere estremamente utili, ma sono lontani dall’unica opzione per risolvere i problemi operativi. Infatti, a seconda delle circostanze, potrebbero non essere in realtà una misura ideale.
Workstream collaboration è una soluzione emergente che è pronta a scuotere il modo in cui i team aziendali comunicano e completano le attività. Mentre gli strumenti di project management e workstream collaboration aiutano entrambi i team a organizzarsi attorno al proprio lavoro, i due offrono funzionalità diverse. Man mano che la collaborazione con workstream aumenta, sempre più team stanno scoprendo che gli strumenti appositamente creati supportano un flusso di lavoro collaborativo e coeso in modi che gli strumenti di gestione del progetto semplicemente non possono.
Quali strumenti di gestione del progetto mancano
Gli strumenti di gestione del progetto sono stati tradizionalmente utilizzati per consolidare le scadenze e i risultati finali su come i piani dovrebbero essere eseguiti. In sostanza, un team può creare un piano di come un progetto ottiene dal punto A al punto B, quindi semplicemente seguire i passaggi delineati per raggiungere il loro obiettivo. Questa è assolutamente una funzione utile in alcuni contesti aziendali, specialmente quelli che non richiedono flessibilità.
Tuttavia, gli strumenti di gestione dei progetti sono rapidamente insufficienti per alcuni tipi di team. Un problema importante è che non offrono molta adattabilità in situazioni dinamiche. Con gli strumenti PM, i team non possono regolare facilmente i propri flussi di lavoro per riflettere le informazioni in tempo reale, il che significa che tutti gli aggiornamenti in genere devono essere incorporati nei flussi di lavoro manualmente. La gestione dei progetti semplicemente non è progettata per il tipo di agilità di cui molti team hanno bisogno.
Anche gli strumenti PM non dispongono di funzionalità di tracciamento delle risorse, il che significa che non sono allineati con lo stato o la posizione delle risorse fisiche, sia che si tratti di dispositivi IoT, apparecchiature o personale. Per i team operativi, questa è una perdita enorme, in quanto aggiornamenti e avvisi su queste risorse (e altri cambiamenti circostanziali) informano direttamente la strategia. Al contrario, le notifiche di gestione del progetto sono in genere limitate agli stati delle attività stesse (come le attività” completate “o le attività” scadute”).
Forse in modo più critico, pochi team utilizzano con successo gli strumenti PM per comunicare, specialmente non in tempo reale. Queste piattaforme semplicemente non offrono le funzionalità istantanee e collaborative di cui i team operativi hanno bisogno. Ciò significa che i team sono costretti a tornare a e-mail ad hoc, chat o riunioni di persona per colmare le lacune. Senza canali di comunicazione basati su eventi e attività, le conversazioni spesso avvengono al di fuori della piattaforma e possono rapidamente staccarsi dalla questione in questione. In un senso simile, gli strumenti PM non sono orientati verso la condivisione integrata delle informazioni, il che significa che la conoscenza e i dati contestuali non vengono realmente sfruttati per il miglioramento dei singoli progetti.
Che cos’è la collaborazione Workstream?
Workstream collaboration, è un nuovo modo di gestire flussi di lavoro dinamici, sta già facendo ondate tra le organizzazioni. Grazie alle tecnologie emergenti, il passaggio strategico alla collaborazione workstream promette di migliorare il modo in cui i team operativi coordinano, comunicano e forniscono. Ecco come le funzionalità chiave giocano in ciascuno di questi obiettivi:
Comunicazione: i team distribuiti richiedono uno strumento che possa aiutarli a comunicare come se fossero nella stessa stanza, discutendo idee e condividendo informazioni. Ciò richiede canali di comunicazione integrati nel flusso di lavoro del progetto stesso. Organizzando la discussione attorno alle attività, gli strumenti di collaborazione workstream possono creare spazi per conversazioni in corso, condivise e persistenti. Queste conversazioni sono ulteriormente rafforzate da funzionalità di chat, voce e video.
Coordinamento: Coordinamento efficace è tutto di mantenere tutti sulla stessa pagina. Ognuno ha la stessa vista di attività e mappe? Il team si coordina automaticamente con i dati ospitati in altri strumenti? Inoltre, avvisi attuabili possono aiutare a mantenere i membri del team pertinenti informati dei prossimi passi. Un’immagine operativa comune può garantire che i membri del team comprendano la loro posizione in relazione ad altri membri del team e alle risorse chiave al fine di eseguire le attività nel modo più efficiente possibile. Tutte queste funzionalità aiutano a fornire consapevolezza situazionale e un approccio più contestuale al compito a portata di mano.
Prestazioni: la performance di successo è il risultato di una buona collaborazione, ma è costruita in ogni fase del percorso. A differenza degli strumenti PM che richiedono flussi di lavoro rigidi per mantenere i team sul target in base ai piani prestabiliti, i team operativi necessitano di maggiore flessibilità. È fondamentale che il flusso di lavoro e le responsabilità si spostino in risposta alle informazioni in arrivo. Ciò consente ai team di prendere decisioni dinamiche e garantisce che rispondano in modo accurato ed efficace sulla base di dati in tempo reale.
Mentre gli strumenti PM potrebbero essere una scelta appropriata per le attività di routine, le loro funzionalità limitate non lo riducono per le organizzazioni che devono ruotare e adattarsi in tempo reale. Molte aziende devono rispondere rapidamente ai cambiamenti al di fuori del loro controllo, sia che ciò significhi cambiamenti nel comportamento dei clienti, rallentamenti in una catena di fornitura o qualche tipo di guasto delle apparecchiature o del sistema.
Utilizzo della collaborazione Workstream per migliorare o sostituire la gestione del progetto
Immagina questo: Il tuo team inizia a raggiungere un obiettivo critico e sensibile al tempo, anche se non tutti i pezzi sono a posto. Le informazioni continuano a scorrere, spesso inviate direttamente a uno strumento di collaborazione workstream da tecnologie GPS o IoT integrate. Le attività urgenti appaiono come avvisi attuabili che vengono consegnati solo alle parti interessate. Il team nel suo complesso gode di una migliore consapevolezza della situazione, il che significa che prendono decisioni più informate, aiutate da una facile comunicazione tramite canali basati su attività.
Gli strumenti di gestione dei progetti forniscono una struttura chiara, attività segmentate e aspettative impostate. Tuttavia, gli ottimi strumenti di collaborazione workstream possono supportare una vasta gamma di casi d’uso e obiettivi più adatti ai team operativi o distribuiti. Mentre gli strumenti di gestione del progetto sono preziosi, non sono sufficienti per garantire il successo in un’ampia varietà di situazioni.
Nello scenario che abbiamo appena illustrato, lo strumento di gestione del progetto tradizionale è utile per la pianificazione, controllando le attività man mano che vengono eseguite, ma non è proprio dove avviene l’esecuzione del processo. Per molte organizzazioni, è a loro vantaggio integrare gli attuali strumenti PM o sostituirli del tutto con uno strumento di collaborazione appositamente creato. È lo strumento di collaborazione workstream che fornisce la visibilità, la flessibilità e le funzionalità di cui il team ha veramente bisogno.
Scopri come gli strumenti di collaborazione workstream possono aiutarti a organizzare il tuo lavoro e abilitare comunicazioni in tempo reale sulle attività. Inizia dando Coolfire Core una prova gratuita.
