Le 7 regole essenziali per scrivere un buon rapporto di consulenza

Come consulente, la tua reputazione si baserà sulla qualità dei tuoi rapporti. Perché anche se hai fatto un ottimo lavoro in ogni altro aspetto del progetto, il tuo cliente alla fine sarà infelice se non riesci a fornire un rapporto eccellente.

I report sono l’unica eredità tangibile del progetto, quindi vuoi che sia positiva che rafforzi piuttosto che diminuire la tua reputazione.

Ogni tanto incontro qualcuno nel corso del mio lavoro che dice: “Oh sì, sei l’autore del rapporto Hackett”. Non potrei essere certo di quanti “Hackett reports” sono là fuori, ma è un numero equo. E anche se non hanno sempre mostrato un’organizzazione nella sua luce migliore, sono fiducioso che sono tutti ben scritti e hanno fornito valore per il cliente in termini di raccomandazioni.

Quando si passa dall’occupazione alla consulenza, scrivere report di progetto da zero non è necessariamente qualcosa che avrete fatto prima. E scrivere come consulente del settore pubblico è molto diverso dalla scrittura come dipendente del settore pubblico, quindi dovrai lasciar andare alcune abitudini precedenti.

Nel corso degli anni ho sentito molte storie di clienti su rapporti prodotti da consulenti che erano molto insoddisfatti. Lo scenario peggiore era un cliente che doveva coinvolgere un altro consulente per rielaborare totalmente un rapporto. Non importa quante volte sono tornati al consulente originale per le modifiche, non era all’altezza e non poteva essere rilasciato senza un lucido. Non ci vuole molta immaginazione per capire quanto sia probabile che il cliente ri-coinvolga quel consulente o li riferisca ai colleghi.

Quindi rischi di produrre rapporti scadenti a tuo rischio e pericolo – affina le tue abilità con i miei migliori consigli per scrivere un rapporto di consulenza.

Le 7 regole essenziali per scrivere un rapporto di consulenza

I buoni rapporti non “accadono”. Sono realizzati con abilità e cura. Qui ci sono le sette regole essenziali mi attengo a quando si scrive un rapporto di consulenza.

Fornisce risposte ai problemi del cliente

Sembra così ovvio, ma il cliente è venuto da te con un problema a cui sei stato incaricato di trovare soluzioni. Ho visto troppi rapporti che dimenticano che questi problemi dovrebbero essere al centro dell’attenzione. Non deludere – assicurati che il tuo rapporto specifichi chiaramente quei problemi, delinea i tuoi risultati in relazione a questi problemi e fornisce al tuo cliente alcune risposte sensate.

Ha un flusso logico

Il rapporto dovrebbe raccontare una storia e, come tutte le buone storie, ha bisogno di fluire logicamente e portare il lettore in un viaggio. Quel viaggio inizia con il contesto, passa a identificare i problemi, quindi fornisce i tuoi risultati e, infine, le soluzioni consigliate. .

Parla al pubblico previsto del report

Quando si scrive il report, è facile dimenticare che è molto improbabile che il client sia lo stesso del pubblico del report. Devi trovare un modo di parlare non solo al tuo cliente, ma anche a un pubblico più ampio che può includere stakeholder interni ed esterni. Il trucco è di non assumere troppo o troppo poca conoscenza quando si sta scrivendo.

Include raccomandazioni concrete

Alla fine della giornata, tutto si riduce alle tue raccomandazioni. Il progetto ha riguardato la risoluzione di una serie di problemi per il tuo cliente e un rapporto senza raccomandazioni sarà sicuramente inferiore alle loro aspettative.

Tiene conto delle sensibilità politiche.

Questo è un aspetto critico della redazione di report del settore pubblico. Perché non importa quale settore di governo si lavora con ci saranno questioni che sono altamente emotive per la comunità, altamente controverso per il governo e pongono rischi potenziali per le organizzazioni che forniscono servizi sul terreno. È necessario scrivere il rapporto in un modo che tenga conto di tali problemi al fine di ridurre al minimo qualsiasi rischio potenziale per il cliente.

È succinto e scritto in inglese semplice

Se sei appena arrivato dal settore pubblico in consulenza, potresti portare alcune abitudini di scrittura che non ti serviranno. Il linguaggio della burocrazia e l’uso di parole donnole possono prevalere nel governo, ma come consulente, dovresti liberarti di queste tendenze. Utilizzare frasi brevi e brevi paragrafi. Scrivere le cose semplicemente, come si potrebbe parlare, e non essere tentati di cera lirica.

Utilizza un tono neutro e imparziale

Sottolineo il termine ‘tono’ qui. Non sto certo suggerendo che il contenuto della sua relazione debba essere neutrale e imparziale – al contrario; lei dovrebbe, come si suol dire, “fornire un consiglio franco e senza paura”. Ma in termini di tono generale della vostra relazione, deve evitare di usare un linguaggio carico o emotivo.

My report structure/template

Molti nuovi consulenti lottano con il modo di strutturare un rapporto di consulenza completo. Per aiutare con questo, in ordine logico, ecco le sei sezioni che si trovano nel mio modello di report. Replicare questa struttura per il vostro prossimo rapporto, e sarete sulla strada giusta.

• in sintesi
• Introduzione e background
• Fatti/informazioni contestuali
• Risultati
• Consigli
• Allegati

consigli per plasmare raccomandazioni

Nello sviluppo di raccomandazioni, si sta facendo uno strato finale di analisi per capire ‘cosa’ per il cliente. Le raccomandazioni devono essere:

• Perseguibile-devono consigliare al cliente cosa fare-quali misure devono essere prese.
• Specifiche-raccomandazioni vaghe o ambigue non sono utili; più specifico e dettagliato è meglio è.

Per esempio, invece di raccomandare:

meccanismi di Governance sono migliorate

invece, Provare questo:

Governance del servizio è rafforzata da:

• Fornitura annuale di induzione e di formazione per tutti i membri del consiglio
• Revisione della politica in materia di appalti in linea con le disposizioni vigenti in materia.

Il primo è solo vago e non utile – il secondo dice al cliente esattamente quali azioni devono essere intraprese.

• Realizzabile/realizzabile – quando si modellano le raccomandazioni, non raggiungere il cielo e raccomandare la soluzione ideale definitiva. Perché i rapporti che includono raccomandazioni irraggiungibili molto probabilmente siederanno sullo scaffale a raccogliere la polvere. Hai lavorato in organizzazioni, quindi capisci la complessità dell’implementazione del cambiamento. Ciò che è richiesto è un processo misurato e considerato, quindi assicurati che i tuoi consigli non siano torta nel cielo ma siano realizzabili e fattibili per il tuo cliente.
• Testato con il cliente per l’accettabilità-prima di includere raccomandazioni nel rapporto, testare prima le acque con il cliente. Discutere le possibili raccomandazioni che derivano da tali risultati e valutare ciò che è probabile che funzioni per il cliente in base a dove si trovano e per cosa hanno energia. Ricorda, c’è sempre più di un modo per salire sulla montagna.

Consigli sulla preparazione dei sommari esecutivi

Troppo spesso, gli scrittori pensano al Sommario esecutivo come a un ripensamento – solo un breve riassunto. Ma come tutti sappiamo, in molti casi questa è l’unica sezione di una relazione che verrà letta per intero. Quindi è una componente estremamente importante del rapporto, ed è necessario dedicare del tempo a modellarlo per assicurarsi che superi il test di ” se questa è l’unica sezione che una persona anziana legge, include i messaggi e le informazioni chiave essenziali?’

Ecco il mio consiglio:

• Assicurarsi che il sommario esecutivo racconta una versione abbreviata del tutto
• Prestare attenzione al flusso logico – la stessa cosa vale per il rapporto completo in quanto il sommario esecutivo deve avere un flusso logico dal contesto al problema ai risultati alle soluzioni.
• Fornire solo i risultati generali. Il corpo del vostro rapporto dovrebbe delineare le ‘prove’ per le vostre scoperte. Ma nel sommario esecutivo, lasciare fuori il dettaglio e basta includere il quadro generale in termini di ciò che hai trovato.
• Includere le raccomandazioni. Se questa è l’unica sezione che qualcuno legge, sicuramente vuoi che sappiano quali azioni hai raccomandato al cliente.

Se hai scambiato l’occupazione del settore pubblico per la consulenza del settore pubblico, non solo presumere di avere già in mano le capacità di scrittura dei rapporti. Invece, investire nello sviluppo di tali competenze. Perché la produzione di report sub-standard danneggerà la tua reputazione e potenzialmente comprometterà il tuo successo come consulente.