PMIS

Abstract

Le applicazioni software sono considerate un elemento indispensabile in un sistema informativo di gestione del progetto. Tutte le principali applicazioni forniscono strumenti di processo standard e personalizzabili che sono ampiamente distribuiti in tutto il mondo. In questo documento, presentiamo i risultati di uno studio condotto per valutare l’efficacia delle applicazioni software nella gestione di progetti sempre più complessi.

Durante questo studio, un gruppo di 100 project manager, provenienti dalla regione EMEA, è stato interrogato sulle loro esperienze nell’utilizzo di applicazioni software per gestire i loro progetti. Ai project manager è stato chiesto di valutare gli strumenti e le funzionalità che trovano più utili e di elencare le carenze dei sistemi utilizzati. È stato anche chiesto loro di fornire una lista dei desideri di funzionalità o strumenti di processo che vorrebbero vedere aggiunti ai sistemi disponibili sul mercato.

Questo documento riporta le prime 10 caratteristiche ampiamente utilizzate, le prime 10 carenze e i primi 10 elementi della lista dei desideri.

Introduzione

La Guida PMBOK® – 5a edizione definisce un sistema informativo di gestione del progetto (PMIS) come:

Mentre ogni implementazione di PMI differisce dalle altre in termini di ambito, design e funzionalità, le applicazioni software sono considerate una componente indispensabile di ciascuna implementazione. L’utilizzo ottimale di un PIP dipende in larga misura dal modo in cui le informazioni critiche sono messe a disposizione di tutte le parti interessate e dal livello di automazione dei processi. Molti project manager sono preoccupati per l’efficacia dei loro PMI, in parte a causa di software erroneamente configurato, e anche a causa di preoccupazioni ROI. Lo scopo di questo studio è quello di esplorare e riferire le percezioni dei project manager sulle applicazioni software che costituiscono parte integrante delle loro implementazioni di PMI.

Attuale panorama delle PMI

Le organizzazioni di tutto il mondo fanno sempre più affidamento su applicazioni software per automatizzare i processi di gestione dei progetti. Viene inoltre posta molta enfasi sul miglioramento dell’accuratezza dei dati in base ai quali vengono generati indicatori e report di prestazioni chiave. Le principali responsabilità di gestione del progetto, come il mantenimento di registri diversi e la documentazione delle lezioni apprese, diventano molto più facili da soddisfare implementando un’applicazione adatta. Le sezioni seguenti forniscono una panoramica dell’attuale panorama delle PMI, in particolare nella regione EMEA.

Principali attori

Il mercato del software di gestione dei progetti nella regione EMEA è caratterizzato da una forte concorrenza tra Microsoft, Oracle, Meridian, Autodesk, Aconex, RIB Software, Huddle e pochi altri. Mentre alcune organizzazioni si affidano ancora a fogli di calcolo e calendari elettronici di base, la maggior parte delle organizzazioni ha investito in applicazioni più robuste per semplificare i processi di gestione dei progetti. Un numero sempre crescente di progetti iconici come Burj Khalifa, l’edificio più alto del mondo fino ad oggi, vengono presentati in casi studio di aziende le cui soluzioni sono state utilizzate per questi progetti.

Mentre alcune aziende di software offrono una singola applicazione per gestire diversi aspetti dei progetti, altre forniscono una suite di applicazioni specializzate che si completano a vicenda e possono anche essere integrate con altre implementazioni ERP.

Sistemi specifici del settore

Mentre alcune delle applicazioni software di gestione del progetto sono adatte a qualsiasi settore, altre contengono modelli e funzionalità appropriate per tipi specifici di progetti. Anche i prezzi e i costi operativi svolgono un ruolo nel limitare l’uso di determinate applicazioni a determinati settori. Le principali industrie e applicazioni popolari in esse sono mostrate nella mostra 1.

Mostra 1 – Principali industrie e applicazioni.

Metodologia Sistemi specifici

Molte organizzazioni nella regione EMEA stanno sviluppando le loro metodologie basate su standard PMI. In alcuni settori, PRINCE 2 è anche popolare in particolare in alcune parti d’Europa. In una tendenza recente, un numero crescente di organizzazioni ha anche iniziato a sperimentare metodologie agili come Scrum, Lean e Kanban. È stato osservato che alcuni strumenti software non sono adatti per pratiche agili, mentre altri non sono adatti per metodologie più estese. L’allegato 2 enumera gli strumenti comuni utilizzati con le metodologie più diffuse.

Mostra 2 – Strumenti per metodologie specifiche.

Apprensioni sulle applicazioni software

Sebbene esista un consenso tra i responsabili di progetto sul fatto che un PMI efficace sia fondamentale per raggiungere i loro obiettivi di progetto, molte apprensioni sono sollevate sull’efficacia delle applicazioni software implementate per implementare i PMI. Le seguenti sezioni descrivono le manifestazioni di queste apprensioni, che successivamente portano all’insoddisfazione.

Percezione del ROI

Il cartellino del prezzo e i costi operativi del mantenimento di un software specializzato per la gestione dei progetti sono spesso citati come una delle principali preoccupazioni di molti project manager. La selezione di una particolare applicazione è spesso dettata dai proprietari del progetto mentre le bollette sono pagate dagli appaltatori. I project manager impiegati dagli appaltatori spesso mettono in discussione il ritorno sull’investimento per la distribuzione di un’applicazione software costosa.

Spese generali di gestione

Anche l’infrastruttura e le risorse necessarie per la manutenzione delle applicazioni software causano apprensioni. A seconda delle dimensioni e della portata del progetto, le applicazioni self-hosted richiedono strutture specializzate e custodie che gonfiano le spese generali in termini di finanza, manodopera e sforzo.

Curva di apprendimento

Il tempo e lo sforzo necessari per apprendere la complessità delle applicazioni software specializzate sono anche fattori tra le preoccupazioni spesso sollevate dai project manager. Un PMI che pone maggiore enfasi sull’automazione, utilizzando il software, a sua volta richiederà che tutti i membri del team di gestione del progetto e molti membri del team di progetto siano addestrati all’uso del software.

Studio proposto

Questo studio è stato condotto per esplorare e riportare le percezioni dei project manager nella regione EMEA. Questo studio mira a raggiungere i seguenti obiettivi:

• Comprendere la soddisfazione dei project manager degli attuali sistemi software.
• Comprendere l’importanza relativa di caratteristiche e strumenti comuni.
  • Ciò consentirà ai proprietari del progetto di selezionare strumenti adatti in base agli input dei project manager.
  • Ciò aiuterà anche le aziende di software a pianificare gli aggiornamenti dei prodotti e aggiungere o rimuovere funzionalità.
  • Questo aiuterà anche i project manager nella preparazione di programmi di formazione efficaci per ridurre al minimo la curva di apprendimento.
• Comprendere le carenze delle applicazioni software.
  • Questo aiuterà le aziende di software a pianificare gli aggiornamenti volti ad aumentare la soddisfazione del cliente.
• Comprendere la lista dei desideri dei project manager che sperano di migliorare l’efficacia delle loro implementazioni PMI.
  • Ciò aiuterà le aziende di software a pianificare gli aggiornamenti e aggiungere funzionalità adeguate.
• Educare i project manager sulle possibilità e le limitazioni delle applicazioni software.
  • Ciò aiuterà i project manager e i PMO a ottimizzare il livello di automazione.

Metodologia

Questo studio è stato condotto utilizzando un sondaggio in cui sono stati selezionati 100 rispondenti provenienti da tutta la regione EMEA, garantendo la rappresentanza di tutte le regioni e le industrie. Agli intervistati è stato fornito un elenco di caratteristiche e strumenti comuni presenti nella maggior parte delle applicazioni software di gestione dei progetti e gli è stato chiesto di ordinare l’elenco in base all’importanza relativa degli elementi. A ciascun rispondente è stato chiesto di selezionare le funzionalità o gli strumenti utilizzati più spesso e quelli utilizzati meno spesso. Agli intervistati è stato anche chiesto di elencare le carenze nelle proprie applicazioni software e di fornire una lista dei desideri di funzionalità o strumenti che potrebbero facilitare l’utilizzo efficace delle loro PMI. Agli intervistati è stato anche chiesto di indicare il loro livello di soddisfazione dall’applicazione software attualmente in uso.

L’indagine è stata effettuata nei mesi di settembre e ottobre del 2012. I risultati sono stati elaborati e compilati nel novembre 2012. I dati demografici degli intervistati sono riportati nell’allegato 3.

Mostra 3 – Rappresentazione basata su geografia e industrie.

Elenco delle caratteristiche/strumenti

L’elenco parziale delle caratteristiche e degli strumenti comuni che è stato valutato dagli intervistati è riportato nell’allegato 4.

Allegato 4 – Elenco parziale di funzionalità/strumenti.

Risultati dello studio

Lo studio ha prodotto alcuni risultati interessanti che vengono riassunti nelle sezioni seguenti.

Livello di soddisfazione

Il livello di soddisfazione dei project manager è riportato nell’allegato 5.

Mostra 5 – Punteggi di soddisfazione.

Caratteristiche/Strumenti utilizzati più spesso

Le prime 10 caratteristiche e strumenti utilizzati più spesso, in base alle valutazioni aggregate di tutte le aree geografiche e industrie, sono riportate nell’allegato 6.

Exhibit 6 – Caratteristiche/strumenti utilizzati più spesso.

Caratteristiche/Strumenti utilizzati meno spesso

Le caratteristiche e gli strumenti utilizzati meno spesso in base alle valutazioni aggregate di tutte le aree geografiche e industrie sono riportati nell’allegato 7.

Mostra 7 – Caratteristiche/strumenti usati meno spesso.

Top 10 carenze

Le prime 10 carenze, in base alle valutazioni aggregate di tutte le aree geografiche e industrie, sono riportate nell’allegato 8.

Mostra 8 – Top 10 carenze.

Lista dei desideri delle funzionalità

Pochissime funzionalità sono state identificate dagli intervistati come elementi della loro lista dei desideri. Le caratteristiche richieste sono elencate nell’allegato 9.

Mostra 9 – Lista dei desideri.

Raccomandazioni

I risultati di questo studio forniscono alcuni spunti interessanti per quanto riguarda le applicazioni software ampiamente utilizzate in tutta la regione EMEA. Sulla base dei risultati condivisi nelle sezioni precedenti, si raccomanda di:

• Le aziende di software lavorano a stretto contatto con i loro clienti per esplorare le ragioni per avere punteggi bassi di soddisfazione.
• Le aziende di software pianificano i loro aggiornamenti includendo le funzionalità elencate nell’allegato 6, se non sono già presenti. Dovrebbero anche cercare di superare le carenze e includere elementi nella lista dei desideri il prima possibile.
• I proprietari dei progetti valutano le applicazioni software in base alle funzionalità utilizzate più spesso e a quelle utilizzate meno spesso. Non dovrebbero investire in un’applicazione che manca le funzionalità più necessarie per i project manager. Allo stesso tempo, non dovrebbero pagare un prezzo più alto perché un sistema include funzionalità che sono di minore importanza per i project manager.
• I responsabili di progetto preparano i loro schemi di formazione sulla base degli elementi identificati nell’allegato 6.

Conclusione

Questo documento riporta la soddisfazione dei project manager con le applicazioni software di gestione dei progetti comunemente implementate. Fornisce informazioni sulle funzionalità utilizzate più spesso e meno spesso. Riporta anche le principali carenze e gli elementi nella lista dei desideri dei project manager. Queste informazioni possono essere utilizzate dai project manager per pianificare in modo efficace le loro implementazioni PMI. I risultati possono anche aiutare le aziende di software a migliorare le loro offerte e migliorare la soddisfazione del cliente.