Il volontariato per essere nel consiglio del tuo HOA èuna posizione importante che viene fornita con molta responsabilità. Il consiglio ha chiesto di assicurarsi che la comunità funzioni bene e di seguire i requisiti dei documenti di governo. Risolvono problemi e conflitti, gestiscono il budget della comunità, supervisionano la manutenzione e le riparazioni e molto altro.
Potrebbe sembrare travolgente essere un nuovo membro del consiglio, ma ognuno assume elementi diversi e lavora insieme. Per dare un po ‘ di background, andremo oltre i doveri generali di tutti i membri del consiglio, e abbattere ciò che gli ufficiali delle schede HOA di solito gestiscono.
Responsabilità generali per tutti i membri del Consiglio
La responsabilità più importante per i membri del consiglio è il loro obbligo fiduciario. È così essenziale che ogni stato haslaws imponendo un dovere fiduciario sulle loro tavole HOA. La realizzazione del fiduciaryduty non è una questione di abilità, ma un impegno a mettere la cura per la comunitàsopra pregiudizio, interesse personale, o altre esigenze. Ciò significa che la base per tutte le decisioni deve essere informata e – ciò che è meglio per la comunità. È ulteriormente ridotto al dovere di diligenza, al dovere di lealtà e al dovere di agire nell’ambito dell’autorità.
Il dovere di diligenza richiede che i decisori facciano del loro meglio quando prendono decisioni per la comunità. Significa fare la due-diligence per prendere una decisione ben informata. Dovere di lealtà significa che il membro mette da parte gli interessi personali (in particolare evitando qualsiasi conflitto di interessi) e mette il benessere della comunità al primo posto quando prende decisioni. Quindi, alla fine, il dovere di agire nell’ambito dell’autorità è esattamente quello che sembra: devono svolgere i compiti a cui sono obbligati, ma non possono prendere decisioni o regolare le cose al di fuori della loro autorità.
Un compito più importante dei membri del Consiglio
Per essere un buon membro del consiglio, ognuno deve essere informato sui documenti di governo della propria associazione(la dichiarazione di CC&R, lo statuto, ecc.), e tutte le leggi statali che si applicano. Una delle responsabilità più significative che il consiglio avrà è la creazione del bilancio annuale. Mentre il tesoriere è di solito la persona di punto e sovrintende theprocess, tutti i membri di Consiglio probabilmente parteciperanno alla sua creazione andcompletion. Inoltre, ci potrebbero essere progetti ampi,come un manuale proprietario di abitazione, che l’intero consiglio lavora insieme per produrre.
Ora che le basi sono coperte cerchiamo di divedeeper nelle responsabilità degli ufficiali. Esattamente come manyofficers sono su una tavola varia da legge statale e documenti HOA, ma la maggior parte hanno apresident, vice presidente, tesoriere, e segretario.
Presidente
Il presidente guida il consiglio e supervisiona molti dei compiti procedurali del consiglio. Presiedono le riunioni, assicurandosi che tutti abbiano la possibilità di esprimere la propria opinione e che tutti gli argomenti necessari siano coperti. Così, naturalmente, loro sono molto bene-versati in governingdocuments del HOA, e di solito, hanno bisogno di leadership eccezionale e managementskills. Inoltre, il presidente è anche il “CEO” dell’associazione—lorofirmare contratti e altri documenti legali, oltre a cosignare i controlli.
Vicepresidente
Non tutte le commissioni hanno un vicepresidente. Se ne hai uno, il vicepresidente è principalmente responsabile di intervenire per il presidente quando il presidente non è disponibile. Quindi il vicepresidente deveanche avere molta familiarità con tutti i documenti governativi, essere in grado di gestire le riunioni e assumere qualsiasi altra responsabilità. Quando il presidente è presente, il vicepresidente può essere più di un consigliere, guidare uno dei comitati, e altri compiti come assegnato.
Tesoriere
Il tesoriere sovrintende alle finanze Delhoa. Gestiscono e documentano tutti i soldi in entrata e in uscita—raccogliendo le tasse,pagando i fornitori, monitorando gli investimenti. Il tesoriere non solo si assicura che l’organizzazione sia finanziariamente sana, ma che qualsiasi spesa e reddito seguano ciò che è consentito dai documenti governativi. Di solito saranno incaricati di guidare la pianificazione annuale del budget, anche se tutti i membri del consiglio probabilmente parteciperanno. E quando un audit è fatto, il tesoriere lavorerà a stretto contatto conil revisore dei conti. Altre relazioni finanziarie,come la spesa mensile o trimestrale, possono essere richieste dal consiglio, che il tesoriere sarebbe responsabile per la generazione.
Segretario
Un segretario del consiglio HOA è il documento e record-keeper. Sono responsabili dei verbali delle riunioni e di eventuali documenti giustificativi, di solito inviano avvisi di riunione e lavorano con il presidente per la stesura degli ordini del giorno delle riunioni. Gestiscono tutti i record di associazione, come le informazioni sul proprietario della casa e i record di manutenzione. Tutti i documenti devono essere facilmente accessibili da qualsiasi membro HOA che lo vuole (entro alcuni limiti), e il segretario deve assicurarsi che i file sono organizzati bene. Il segretario è anche di solito responsabile per assicurarsi che l’HOA sta rispettando le scadenze di deposito e altri requisiti di registrazione legale.
Evitare problemi
Il problema più comune che un membro del consiglio affronta è un conflitto di interessi. Può essere difficile non cadere in alcune trappole che in realtà violano la tua responsabilità fiduciaria.
Essere collegati in qualsiasi modo a un’azienda o a una persona che l’HOA può assumere crea un conflitto di interessi comune.In alternativa, un venditore può offrire un servizio gratuito da considerare per un nuovo contratto. Alcuni altri sono cose come un problema di rumore dove il membro di consiglio è l’unica persona che si lamenta, o il consiglio considerando changingregulations sul parcheggio di una barca quando il vice presidente è uno dei peopleneeding deposito di barca.
Ogni volta che c’è un conflitto, il membro dovrebbe rivelarlo e ricusarsi da qualsiasi processo decisionale correlato.
Conclusione
Mentre c’è molto lavoro e responsabilità nell’essere su una tavola HOA, c’è anche la soddisfazione di aiutare veramente la tua comunità a funzionare bene per tutti. Inoltre, anche se gli ufficiali hanno compiti specifici, molti elementi di essere un membro del consiglio sono fatti attraverso il lavoro di squadra. Fare del tuo meglio per agire e prendere le decisioni migliori solo per il bene della comunità, sotto la guida della legge statale e dei documenti governativi è la cosa più importante che puoi fare per essere un buon membro del consiglio.
