Quando ho lavorato sul campo, una delle più grandi lamentele che ho ricevuto dai clienti era che i rapporti degli addetti alla sicurezza erano sempre di scarsa qualità. Che si tratti di dipendenti a turni orari o supervisori di guardia, i rapporti sugli incidenti devono essere leggibili, facilmente comprensibili e utilizzabili, se necessario, come documento legale in tribunale. Utilizzando un software di report security officer può aiutare con la segnalazione, tuttavia capacità di comunicazione scritta sono ancora necessari.
Sarebbe facile pensare che chiunque lavori in un campo così orientato alla comunicazione sappia scrivere un rapporto leggibile e rispettabile. Purtroppo, anche con la pressione costante da parte dei clienti, molti non lo fanno. Alcuni ufficiali non sanno nemmeno come si scrive o usare una buona grammatica, anche se si sono diplomati al liceo o hanno frequentato il college.
Non mi considero un “esperto” in materia di redazione di report efficaci per l’industria della sicurezza. Non ho fatto tutto così bene con la grammatica al liceo, e ho imparato solo un po ‘ di più negli ultimi 36 anni. Tuttavia, so come scrivere rapporti di sicurezza per aiutare a mantenere te, i tuoi ufficiali e la tua azienda fuori dai guai.
Lingua
Non scrivere usando un linguaggio prolisso o fiorito; questa non è una classe di lingua a livello universitario. Scrivi il tuo rapporto come se stessi dicendo a un amico cosa è successo. Essere colloquiale. Utilizzare il maggior numero di citazioni dirette come si può.
E non rifuggire dall’usare un linguaggio volgare se qualcun altro lo sta usando ed è necessario per il rapporto. Non usare mai l’asterisco al posto delle parole maledette, cioè S*** o B******t.
Infine, sii il più conciso possibile. I tuoi clienti sono occupati, che non vogliono passare più tempo a leggere i report di quanto devono.
Abbreviazioni
Scrivi tutte le parole abbreviate per intero la prima volta che le usi, con l’abbreviazione dietro di essa tra parentesi. Da allora in poi, basta usare l’abbreviazione. Ad esempio, ” Security Officer (S/O) Stevens e Police Officer (P/O) Roberts sono stati raggiunti da S/O Junie.”
Ciò consente di risparmiare tempo e spazio senza creare confusione inutile per il client.
Timestamp
In tutti i casi, registra i tempi in cui impari le informazioni, non le tue ipotesi su quando potrebbe essersi verificato qualcosa. Per quanto sia bello, non siamo in grado di vedere attraverso il tempo.
Mantenere il rapporto in ordine cronologico come conoscere i dettagli. In altre parole, scrivi il rapporto con i dettagli mentre l’ufficiale li impara. Se un combattimento si verifica alle 04: 00 ma l’ufficiale non ne viene a conoscenza fino alle 06: 00, inizia il rapporto alle 06: 00.
Sempre, se non diversamente indicato, utilizzare il tempo militare nella scrittura di report di sicurezza. Questo aiuta ad evitare ed eliminare la confusione quando si tratta di lasso di tempo.
Se hai gli strumenti per utilizzare timestamp specifici, rendi la tua timeline il più specifica possibile. In caso contrario, utilizzare la parola approssimativamente, in modo da essere protetti da domande sulla precisione dei rapporti.
Stile
Tutti i rapporti devono essere scritti in una voce di 3a persona. Utilizzando il punto di vista 3rd persona ridurrà la confusione su chi ha fatto cosa, dove e quando. Se si dispone di più ufficiali coinvolti, sarà sicuramente aiutare a mantenere la linea retta storia.
Scrivi il tuo rapporto secondo le attuali linee guida aziendali. Verificare con il cliente per vedere quale formattazione preferiscono. Finché non causa troppi mal di testa, è sempre meglio presentare le informazioni in qualsiasi modo il cliente trovi il più utile.
Grammatica, ortografia e punteggiatura devono essere attentamente monitorati. Scarsa grammatica avrà clienti in discussione la vostra intelligenza. Si dovrebbe sempre avere un dizionario a portata di mano. Paperless incident reporting software ha spesso ortografia e grammatica controlli built-in, e ci sono un sacco di applicazioni e siti web là fuori per aiutarti a migliorare.
Completamento del rapporto
Compila completamente il modulo del rapporto. Non lasciare spazi vuoti. Se hai spazi vuoti quando hai finito, posiziona qualcosa come N/A o e X attraverso di essi. Ciò rende la forma più formale e completa e impedisce a qualcun altro di scrivere cose in quegli spazi.
E ‘ tutta una questione di Cliente
Queste linee guida di cui sopra sono proprio questo, linee guida. Ovunque un ufficiale va il formato è destinato ad essere un po ” diverso. Nel settore della sicurezza, come il cliente vuole i loro rapporti è il modo in cui li scriverai. Ciò include non solo la formattazione, ma anche le informazioni incluse ed evidenziate.
Tuttavia, questi suggerimenti si applicano a quasi tutti i rapporti di guardia di sicurezza. Ricordateli, e sarete in grado di creare un rapporto di sicurezza completo che rende il cliente felice, dà loro tutte le informazioni di cui hanno bisogno, e può stare in piedi in un tribunale.
