Small Business Travel: La guida completa

Il viaggio è un modo efficace per le aziende di acquisire nuovi clienti e investitori– niente è più di impatto che incontrare faccia a faccia con un potenziale cliente. Le grandi aziende sono spesso ben attrezzate per viaggiare; hanno una procedura uniforme e abbastanza soldi per sostenere i loro dipendenti. Eppure, per le piccole imprese, il viaggio può diventare travolgente e disorganizzato. La combinazione di un numero limitato di dipendenti e di un piano di viaggio troppo ambizioso o irrealistico può mettere a dura prova le piccole imprese.

Secondo Concur Technologies, una società di gestione dei viaggi e delle spese, le piccole imprese spendono in media il 19,7% in più sui viaggi! Al fine di ridurre al minimo queste spese, è vitale per le piccole imprese per creare piani di spesa efficienti e dettagliate politiche di viaggio aziendale. Un piano di viaggio completo che si concentra su consolidamento, conformità, flessibilità e trasparenza può aiutare i viaggi di piccole imprese in modo più organizzato, produttivo e conveniente.

I quattro pilastri dell’efficienza dei viaggi d’affari

I membri delle piccole imprese non possono viaggiare in modo efficiente a meno che non dispongano di un piano di viaggio accessibile e facilmente digeribile. Ciò aiuterà i responsabili a diventare più consapevoli di quanti soldi possono realisticamente essere spesi per i viaggi. Un piano accessibile aiuterà anche i dipendenti a capire cosa ci si aspetta da loro durante i viaggi d’affari. In primo luogo, ciò richiede alle piccole imprese di gestire le proprie finanze attraverso il consolidamento.

1) Organizzazione: Gestire le finanze attraverso il consolidamento

È impossibile gestire le finanze delle piccole imprese senza creare un sistema organizzato. A volte, le aziende non riescono a consolidare le loro spese finanziarie. Senza una comprensione delle spese della vostra azienda, sarà difficile allocare correttamente la spesa tra i reparti. Ciò può comportare viaggi aziendali disorganizzati e finanziariamente tesi. Organizzazioni come World Travel Service possono aiutarti a unire tutte le tue informazioni in rapporti finanziari online. Migliorando l’organizzazione delle finanze della tua azienda, puoi avere un’idea migliore dei guadagni netti della tua azienda.

Uno studio condotto dalla Association of Corporate Travel Executives (ACTE) e Global Business Travel Association (GBTA) ha rilevato che il 51% dei dipendenti intervistati (PDF) spera di introdurre una politica di “Costo totale del viaggio” entro i prossimi due anni. Questo tipo di politica, che aiuta dettaglio quali aree di viaggio costano di più e come queste spese possono essere gestite in modo efficiente, può essere particolarmente utile per le piccole imprese che stanno lottando finanziariamente. Creando un sistema finanziario organizzato e consolidato, la tua azienda diventerà più consapevole delle aspettative di viaggio e dei limiti di costo. Con questa chiarezza, la tua azienda diventerà più efficiente e i tuoi dipendenti lavoreranno meglio l’uno con l’altro, come una macchina ben oliata.

2) Compliance: Training Your Travelers

Il sondaggio ACTE riporta che l ‘ 84% dei travel manager aziendali ritiene che risparmiare denaro diventerà più importante per ottenere la conformità; ci sarà un ” cambiamento nel modo in cui i manager di viaggio aziendali si avvicinano alla politica, allontanandosi dal controllo dei costi dei fornitori e dalla gestione del comportamento dei viaggiatori.”Più i tuoi dipendenti sono a conoscenza e comprendono la politica di viaggio della tua azienda, più soldi saranno risparmiati.

Sfortunatamente, nella speranza di trovare prezzi più convenienti, i dipendenti a volte si allontanano dalla politica di viaggio della loro azienda. In teoria, questo potrebbe non sembrare problematico; i dipendenti potrebbero persino pensare di essere utili. Secondo un sondaggio condotto nel 2013 da Amadeus, una società globale di viaggi e turismo, il 52% dei viaggiatori d’affari aveva spese di viaggio non pagate perché non rispettavano la politica di viaggio della loro azienda. In realtà, una mancanza di conformità spesso rivela una mancanza di comprensione. Se un dipendente non segue le tue indicazioni, rischia di distorcere o danneggiare il piano di risparmio della tua azienda. È attraverso la conformità dei membri del team che le piccole imprese possono realizzare i loro piani di viaggio in modo economico ed efficiente. Piuttosto che cercare di controllare il costo dei fornitori, le aziende stanno spostando la loro attenzione verso la gestione del modo in cui i loro dipendenti seguono la loro politica di viaggio. L’attenzione non dovrebbe essere su “risparmi significativi”; invece, le aziende dovrebbero concentrarsi su ” riduzione dei costi.”Tuttavia, la conformità è impossibile se non si crea una politica di viaggio flessibile.

3) Flessibilità: impostazione di un piano di viaggio realizzabile

Mentre la conformità dei dipendenti è importante, le piccole imprese devono ancora promuovere una comunicazione aperta tra dipendente e datore di lavoro. Se i tuoi dipendenti esprimono preoccupazioni o sottolineano problemi con il tuo piano di viaggio, è il tuo lavoro ascoltare queste lamentele e riconoscere quando è utile essere flessibili. Il successo richiede una comunicazione aperta tra i dipendenti e il datore di lavoro; devi essere adattabile e solidale con i tuoi viaggiatori frequenti se speri di creare un sistema efficiente ed economico.

Viaggi e flessibilità vanno di pari passo; è necessario che le piccole imprese abbiano una mentalità aperta durante ogni fase del processo di viaggio. Secondo il sondaggio di Amadeus, il 51% dei viaggiatori d’affari ha dovuto apportare modifiche (PDF) ai propri piani di viaggio prima della partenza e il 22% ha dovuto apportare tre o più modifiche al proprio itinerario. Con così tante modifiche dell’ultimo minuto, è importante che le piccole imprese sono confortevoli con il cambiamento e disposti a fare cambiamenti dell’ultimo minuto. Ad esempio, anche se le politiche obbligatorie forniranno ai dipendenti una chiara serie di linee guida e probabilmente miglioreranno la produttività, a volte non è realistico che ogni dipendente segua linee guida identiche: un membro della direzione superiore può avere più flessibilità durante un viaggio rispetto agli altri dipendenti. A volte, è importante essere flessibili con i dipendenti; lasciare che i mandati si trasformino in linee guida quando è necessario.

Inoltre, se il sistema di viaggio della tua azienda non funziona, non aver paura di cambiarlo! Un sistema fallito porterà solo a più problemi finanziari. Nelle piccole aziende, si può essere in grado di ottenere un feedback da tutti i viaggiatori sulle politiche di viaggio; è importante approfittare di questo modo che si può capire che cosa funziona e cosa no. Una volta che avete un sistema di lavoro, investire in esso– rimanere impegnati e assicurarsi che tutto va come previsto.

4) Trasparenza: L’importanza della comunicazione

Oltre ad essere aperti ai miglioramenti della politica di viaggio, i datori di lavoro delle piccole imprese devono rimanere aperti con i loro dipendenti sugli scopi delle loro decisioni di viaggio aziendali. Inizialmente, la tua piccola azienda può sembrare funzionare bene senza un piano di viaggio chiaro e dettagliato. Molti proprietari di piccole imprese fanno l’errore di supporre che, semplicemente a causa delle loro piccole dimensioni, i loro dipendenti hanno accesso e comprendere appieno la politica di viaggio della società. Tuttavia, come il vostro business cresce, una mancanza di struttura– o l’assenza di un piano di viaggio del tutto– può causare confusione. Se non si dispone di un piano di viaggio che i dipendenti comprendere appieno, le cose possono svelare rapidamente.

Struttura, chiarezza e trasparenza sono necessarie per mantenere relazioni affidabili. Sfortunatamente,
secondo l’ACTE, il 44% delle organizzazioni intervistate non ha un sistema formale per raccogliere il feedback dei viaggiatori. Tuttavia, il 42% dei travel manager aziendali desidera creare un gruppo di viaggiatori al fine di migliorare la comunicazione. Non sottovalutare il valore della creazione di una relazione tra dipendenti e datori di lavoro! Se tutti i membri del team comprendono la politica di viaggio, è più facile creare un sistema che funzioni senza intoppi. Se non comunichi bene con i tuoi dipendenti, potrebbero diventare stanchi, stressati o confusi. Ciò potrebbe indurre i dipendenti ad agire in modo sfocato durante i viaggi di lavoro, il che influenzerà le loro interazioni con i potenziali clienti.

Migliorare il servizio ai viaggiatori

È un malinteso comune che sia facile per le piccole imprese avere linee di comunicazione aperte e chiare. In verità, è spesso più difficile per le piccole aziende mantenere informati i propri dipendenti-le politiche di viaggio tendono ad essere troppo generali o aperte. Mentre le aziende più grandi di solito hanno una politica di viaggio formale che i dipendenti esperti possono aiutare a rafforzare, i dipendenti delle piccole aziende spesso non hanno una chiara comprensione della politica di viaggio, né hanno il supporto di una vasta rete di colleghi. Pertanto, è facile per i dipendenti delle piccole imprese ignorare la politica di viaggio della propria azienda e prendere le proprie decisioni mentre sono in viaggio.

La comunicazione è particolarmente importante durante il processo di viaggio stesso. Pre, durante, e post-viaggio di messaggistica sono buoni modi per mantenere i viaggiatori aggiornati. La piattaforma di comunicazione di messaggistica Concur ha messaggistica pre-viaggio, mappe interattive, itinerari dei dipendenti, dettagli di destinazione, e molto altro ancora. Questi strumenti possono fornire ai viaggiatori informazioni e consigli su come gestire in modo efficiente e produttivo i loro viaggi. La comunicazione costante aiuterà a mantenere organizzati i viaggi d’affari, ricordando anche ai dipendenti di comportarsi in modo appropriato e rimanere concentrati. La società commerce-as-a-service, Deem, ha anche un’app di viaggio aziendale che ti aiuterà a prenotare voli, personalizzare le politiche di viaggio e persino visualizzare l’inventario delle compagnie aeree.

Come fare prenotazione di viaggi per una piccola impresa: agenti di gestione dei viaggi a prezzi accessibili e soluzioni digitali

Le piccole imprese hanno alcune opzioni per prenotare e pianificare i loro viaggi.

Tuttavia, molte aziende stanno diventando più severe con la prenotazione; hanno scelto strumenti di prenotazione specifici che hanno trovato per essere il più utile.

Le politiche di viaggio restrittive riducono al minimo i soldi spesi per la pianificazione. È comune per le aziende affidarsi solo a pochi strumenti di prenotazione-anche Cognizant raccomanda che, se la tua azienda non ha un problema, non dovresti “correggere ciò che non è rotto.”Anche se è vero che non si dovrebbe smantellare una politica di viaggio che sembra funzionare, è sempre importante esplorare opzioni più economiche. Questo non significa che dovresti rivedere completamente il tuo piano di viaggio, significa che dovresti provare altre soluzioni di viaggio, piuttosto che basarti semplicemente su ciò che è comodo. Anche se la vostra politica di viaggio sembra funzionare, forse potrebbe funzionare ancora meglio. Se provi opzioni di viaggio più economiche, puoi modificare la tua politica di viaggio per soddisfare questi risultati.

1) Agenzie di viaggio

Molte piccole imprese ritengono che le agenzie di viaggio siano troppo costose. Eppure, secondo il New York Times, quando il prezzo e il servizio degli agenti sono confrontati in uno studio a quelli dei motori di ricerca online, gli agenti escono in cima. Giornalista Seth Kugel spiega come gli agenti testati sono stati in grado di suggerire “percorsi alternativi, consigli sui visti e solo in generale , bene, più umano rispetto alle loro controparti informatiche.”Gli agenti possono aiutare la tua piccola impresa a trovare tariffe e sconti non pubblicizzati che i motori di ricerca non possono. È importante sapere come aggirare i vincoli di costo quando si prenotano voli, hotel, trasporti e altro ancora. Le agenzie di viaggio possono dare alla tua azienda l’aiuto extra di cui ha bisogno per iniziare.

Ethan Laub, fondatore e CEO di TripScanner, suggerisce che ci sono tre segni che la vostra azienda dovrebbe trovare un agente di viaggio. Se la tua azienda…
1) Ha un sistema di viaggio complesso
2) Apporta frequenti modifiche dell’ultimo minuto alle prenotazioni
3) Viaggia abbastanza per negoziare sconti per fornitori
then allora puoi beneficiare dell’aiuto di un agente.

2) Prenotazione aperta

Anche se un agente di viaggio è utile, molte piccole imprese scelgono di andare un percorso diverso. Dave Johnson, uno scrittore per startupnation.com, crede che è importante pesare tutte le Sue scelte, piuttosto che scegliere automaticamente un agente di viaggio. Open booking sta diventando la soluzione di viaggio preferita perché consente ai dipendenti di prenotare i propri viaggi attraverso le loro piattaforme preferite, spesso direttamente dai loro smartphone. Mentre le agenzie di viaggio possono “avere accesso a determinati tipi di sconti e pacchetti che might potrebbero essere più difficili da trovare da soli”, Johnson suggerisce che, se puoi dedicare un po ‘ di tempo ed energia in più, potresti trovare prezzi migliori in-house. Open booking è una soluzione di viaggio conveniente che ha il potenziale per migliorare la visibilità e allo stesso tempo aumentare la flessibilità e la libertà dei dipendenti. Si tratta semplicemente di valutare i pro ei contro e decidere se la vostra azienda ha il tempo di trovare offerte per sé, o se l’assistenza esterna è necessaria.

Prenotazione aperta per le piccole imprese: I professionisti

Mentre è spesso difficile per le grandi aziende provare diversi approcci di viaggio, le piccole imprese di solito non hanno questo problema; è più facile per le piccole imprese sperimentare approcci diversi. Esplorando tutte le opzioni di viaggio disponibili, la tua piccola impresa può scoprire quale sistema funziona meglio. Open booking offre ai tuoi dipendenti la libertà di scegliere come prenotare i loro viaggi. Non solo questo aumenterà la comodità di viaggio, ma aiuterà anche la tua azienda a scoprire nuovi strumenti di viaggio che potrebbero avvantaggiare la tua attività. Questo metodo può anche aiutare a promuovere un ambiente di squadra migliore consentendo ai dipendenti di avere un certo controllo su come viaggiano. Rita Visser di GBTA commenta che “open booking sta dando ai viaggiatori l’opportunità di fare altre scelte” (PDF). Visser ritiene prenotazione aperta è perfetto per millennials, che di solito “non vogliono essere detto dove e cosa prenotare.”Dando ai dipendenti un certo controllo sui propri viaggi, il sistema di prenotazione dell’azienda diventerà più flessibile e la piccola impresa avrà spazio per crescere.

Alcuni sostengono anche che la prenotazione aperta rende più facile la gestione delle spese di viaggio. Kathy Kaden, direttore associato di Cognizant, commenta che open booking consente ai viaggiatori di” inoltrare itinerari al programma di viaggio gestito per un quadro più completo delle spese di viaggio ” (PDF). Le ricevute di viaggio possono essere inviate automaticamente al datore di lavoro e quindi le note spese possono essere create senza troppi problemi. In questo modo, open booking può aiutare la tua azienda a consolidare le informazioni, indipendentemente da come o dove i dipendenti prenotano i loro viaggi. Questo aumento della visibilità dei viaggiatori ti permetterà di vedere cosa spendono i tuoi dipendenti e dove lo spendono.

Prenotazione aperta per le piccole imprese: I contro

Quando ai dipendenti è stato chiesto cosa li preoccupa di più riguardo alla prenotazione aperta, un sondaggio condotto da Travel and Transport (PDF) ha rilevato che i dipendenti menzionavano spesso “il monitoraggio dei viaggiatori e altri problemi di sicurezza.”Tuttavia, gli intervistati hanno classificato queste preoccupazioni inferiori ai benefici della prenotazione aperta, come i potenziali risparmi. Altre fonti hanno scoperto che la prenotazione aperta ha portato ad un aumento dei prezzi dal 15% al 20% (PDF), rispetto ai dipendenti che prenotano all’interno della politica di viaggio della loro azienda. Questo aumento dei prezzi è risultato essere dovuto principalmente a ” sconti aziendali internazionali.”Questi sconti speciali sono disponibili solo se prenoti tramite società di gestione dei viaggi che possono negoziare per tuo conto.

Michael Kubasik di Travel and Transport conclude che “‘è davvero troppo presto per decidere (PDF) se ci sono risparmi materiali'” da open booking. Se ancora non sei sicuro che open booking sia la soluzione giusta per la tua piccola impresa, puoi trovare informazioni più preziose qui.

3) Soluzioni digitali

Non è necessario affidarsi completamente a un’agenzia di viaggi o a processi decisionali interni. Salesforce.com Il senior manager, Dorian Stonie, commenta che usano open booking “proprio quando ha senso” (PDF); è importante essere flessibili e esplorare altre soluzioni digitali. In alternativa agli agenti di viaggio e alla prenotazione aperta, la tua piccola impresa potrebbe considerare l’outsourcing totale o parziale dei suoi processi, utilizzando soluzioni di gestione dei viaggi digitali per aiuti a prezzi accessibili. Non tutti gli strumenti di viaggio digitali sono creati uguali; alcuni di loro sono semplicemente applicazioni mobili o siti web in grado di fornire offerte di viaggio, mentre altri sono a tutti gli effetti di viaggio e di gestione delle spese soluzioni-guidato da A. I. o combinando A. I. e agenti di viaggio. Il seguente elenco di soluzioni mobili può aiutare la vostra azienda. Gli strumenti di viaggio che scegli dipenderanno da ciò che vuoi prenotare e da quanta assistenza hai bisogno.

Small Business Travel Tips and Common Biases: Cosa potresti aver perso

Dalla prenotazione di voli in coincidenza alla ricerca della modalità di viaggio più economica, ci sono molti modi in cui le aziende sprecano denaro senza nemmeno rendersene conto. Abbiamo compilato un elenco di suggerimenti qui sotto per aiutare la vostra azienda a evitare alcuni errori di viaggio comuni.

Errori di viaggio comuni

Per evitare errori di viaggio come questi, ti consigliamo il nostro modello di politica di viaggio, che può aiutarti a impostare una politica di viaggio mirata e organizzata. Se si utilizza un agente di viaggio o decidere di provare un altro metodo, questi suggerimenti vi aiuterà a trasformare la vostra azienda in una macchina da viaggio economico ed efficiente.

Ora è il momento di decidere quali approcci funzionano meglio per voi e il vostro business. Se sei interessato a vedere se una soluzione digitale è giusta per te, puoi prenotare una demo della nostra assistente di viaggio A. I., Claire, con uno dei nostri fondatori proprio qui.