Organizzare una conferenza da zero richiede una quantità enorme di accortezza e la raccolta dei dati. L’intero processo può richiedere un paio di anni a seconda delle dimensioni del gruppo, ma è concepibile per lanciare una conferenza di successo in un solo anno se si può prendere decisioni rapide.
La realtà di pianificazione di una conferenza è che, senza alcuna esperienza, si può perdere un sacco di tempo over-pensare ogni piccolo dettaglio, mentre si affaccia questioni più importanti. Per rendere il processo più semplice per i principianti, abbiamo delineato i passi più importanti, fornendo link alle nostre procedure dettagliate più dettagliate su ogni particolare argomento. Il risultato è una guida alla pianificazione della conferenza che ti aiuterà a iniziare con un modello solido.
Passo 1: Crea una visione della tua conferenza
Ogni evento inizia con una visione, ma dovrai trasformare la tua visione in parole e numeri per misurare i costi e prendere decisioni di pianificazione informate. In primo luogo, è necessario iniziare con le basi di pianificazione degli eventi come chi, cosa, quando, dove e perché.
Passaggio 2: Creazione di un Business Plan
A meno che la tua conferenza non sia finanziata da una sovvenzione o da un’organizzazione, dovrai mappare da dove proviene il tuo denaro e per cosa viene utilizzato. La prima parte di questa equazione, le entrate, dovrebbe essere calcolata all’inizio del processo di pianificazione.
Ora, al fine di mettere un prezzo su una conferenza, è necessario avere un’idea di ciò che si prevede di offrire ai partecipanti. Il tuo itinerario e la formazione degli altoparlanti saranno il fattore di vendita per i potenziali dichiaranti.
Passo 3: Confronto di luoghi e servizi
Dopo aver avuto un’idea più specifica su quando si svolgerà la conferenza e quante persone si desidera partecipare, è possibile iniziare a fare acquisti per una sede appropriata. Tieni presente che la selezione della sede determinerà anche i costi di catering e audio/video. Questo perché la maggior parte dei centri congressi e hotel per eventi richiedono di utilizzare i loro servizi interni per qualsiasi evento in loco.
La maggior parte delle conferenze dovrà fornire una sorta di pernottamento per gli ospiti che viaggiano da fuori regione. Questa necessità crea un altro insieme di considerazioni per fattore nella vostra decisione sede.
Passo 4: Reclutamento e gestione dei registranti
Anche le conferenze più popolari devono commercializzare efficacemente il loro evento per riempire ogni posto in casa. La partecipazione è il singolo fattore più importante per il successo del vostro evento. I buoni numeri di presenze portano entrate e opportunità di sponsorizzazione. E più persone si sono registrati creerà più domanda per la pubblicità e le aperture di partecipazione. Per farla breve, se riesci a disegnare una folla, tutto il resto andrà a posto molto più facilmente.
Gestire la registrazione diventa più difficile man mano che il tuo evento cresce di dimensioni. Questo è dove un sistema di registrazione online può aiutare a monitorare il numero, elaborare i pagamenti, e organizzare i dati.
Passo 5: Pianificazione dei dettagli in loco
Infine, dopo aver organizzato e implementato gli elementi aziendali della conferenza, puoi iniziare a pensare ai dettagli in loco. Questo include come i partecipanti potranno navigare la conferenza, il layout generale di ogni stanza, e la distribuzione di cibo e bevande. Questa è la parte della pianificazione di una conferenza che la maggior parte delle persone associa alla pianificazione di eventi. Il modo migliore per coordinare tutti i dettagli è quello di camminare attraverso il vostro itinerario come farebbero i vostri ospiti. Immagina come penseranno e agiranno in ogni punto della giornata per risolvere i problemi prima che si presentino.
Punto 6: Exhibition Management Tips
Le conferenze presentano in genere un’area espositiva o un piano congressuale in cui sponsor e fornitori affittano spazio per promuovere i loro prodotti. Questa può essere un’opportunità molto redditizia per la tua conferenza se organizzi tutto bene. Tieni presente però che un’area espositiva richiederà un impegno significativo di tempo e risorse, quindi assicurati di essere pronto a gestire le esigenze di più fornitori prima di impegnarti in questo formato.
