- 文書追跡システムは、文書へのアクセス、検索、編集のプロセスを自動化し、文書を閲覧または編集するユーザーを制御することができます。
- ドキュメント追跡サービスの主な機能には、ドキュメントセキュリティ、サードパーティの統合、ドキュメントストレージがあります。
- 文書追跡システムを選択する際には、どの機能があなたの会社にとって必須であり、あなたの選択肢を絞り込むことなく生きることができるかを考
紙の積み重ねとファイリングキャビネットの列の日は、きれいにクラウドに保存されたデジタルファイルに置き換えられ、私たちの後ろにあります。 今日のビジネス文書はほぼ完全にデジタル化されているため、日々の作業をはるかに簡単にする多くの追加機能が可能になります。 あなたは彼らが何であるかを含む文書追跡サービスについて知っておく必要があるすべてを学ぶために読んで、あなたが探すべき主要な機能、およ
文書追跡システムとは何ですか？
文書追跡は、電子文書またはファイルの検索、アクセス、編集および管理のプロセスを自動化する文書管理システムの重要な機能です。 ドキュメントトラッカーを使用すると、ドキュメントを表示し、誰がアクセスしたか、どのような変更が行われたか、ドキュメントが送信されたかを確認できるユーザーを制御できます。
文書追跡システム（ファイル追跡システムとも呼ばれます）は、文書の機密性のために、金融、医療、法律の分野で最も一般的に使用されています。
文書追跡システム対 文書管理システム
文書追跡システムは文書管理システムと非常によく似ており、多くの場合、DMSの機能として含まれていますが、同義ではありません。 主な違いは、ドキュメント管理システムは、コラボレーション、ドキュメントの共有と転送を含む機能の広い範囲を提供するのに対し、ドキュメントの追跡は、より特化された焦点（追跡）を持っていることです。
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なぜあなたの文書を追跡する必要がありますか？
あなたのビジネスの文書を追跡する必要があります多くの理由があります。 まず第一に、提出プロセスをスピードアップし、ビジネスに関する重要なデータを提供することで、日常業務を最適化する大きな機会を提供します。 文書追跡システムは、顧客、顧客、投資家、競合他社のデータを自動的に収集し、従業員が送信した文書をどのように使用（または使用しない）するかを明らかに
これらはあなたのDTSがあなたに伝えることができるいくつかのものです:
- 文書を開いた人
- 文書を開いたとき
- 文書を閉じる前に読んだ距離
- 文書を開く頻度
これらはDTSのいくつかの追加の利点です:
- セキュリティ:文書を追跡することで、特に重要な情報や機密情報を頻繁に扱う場合には、セキュリティが提供されます。 誰が文書にアクセスし、誰が文書を閲覧したのか、誰が変更を行ったのか、いつ変更が行われたのか、文書が誰に送信されたのかを正確に確認できます。
- 生産性:ドキュメントを追跡することで編集内容を確認でき、チームを同じページで追跡できるようになります。
- 監査証跡:ドキュメントの追跡により、各ドキュメントに加えられたすべての変更を自動的に追跡し、タイムスタンプを含む監査証跡を作成することが非常に簡単になります。
- アクセシビリティ:多くのドキュメント追跡システムは、どこからでも、どのデバイスからでもドキュメントにアクセスでき、あなたとあなたの従業員がいつでも変更を加えることができます。
- 低環境フットプリント: 文書の能力別クラス編成制度はあなたの会社がハードコピーのあなたの山の除去によってあなたおよび環境両方に寄与するペーパーレス行くのを助
- サードパーティの統合:ドキュメント追跡サービスを使用すると、CRM、会計ソフトウェア、カレンダーなどの他の生産性向上アプリケーションと統合できます。 これにより、組織のすべての側面にわたって情報をシームレスに転送できます。
主要なドキュメント追跡システムの機能
ドキュメント追跡サービスを選択するときは、必ず探す必要があるいくつかの機能があります。 検索を開始する前に、必要と思われるすべての機能をリストし、それらを「持っている必要があります」、「持っていたい」、「なしで生きることができます」に分類して、決定を下すのに役立ちます。
ここでは、あなたが探すべきいくつかの主要な機能があります:
- 文書の貯蔵:DTSは容易な調査および検索のために作る1つの中心にされた場所であなたの会社の文書すべてを貯える。 多くのシステムは、あなたの文書のためのセキュリティの余分な層を追加し、クラウドストレージを使用しています。
- 文書処理の自動化：文書追跡ソフトウェアは、あなたのワークフローをスピードアップすることができ、内蔵のプロセッサであなたの文書を処理すること これには、通常、Microsoft OfficeまたはExcelからのデータのインポートとエクスポートが含まれます。
- コラボレーションツール：ドキュメント追跡サービスは、個々の変更が行われるのを待たずに、複数のチームメンバーが単一のドキュメントで作業できるようにすることで、従業員のための簡単なコラボレーションを可能にします。 必要に応じて、1人のチームメンバーまたはマネージャーがアクセス制限を作成して、セキュリティまたは機密性を維持できます。
- ドキュメントセキュリティ：医療や法律サービスなどの機密情報を扱うことが多い分野で働く場合、これは非常に重要な機能です。 ドキュメントセキュリティを使用すると、ドキュメントへのアクセスを制御することができ、一部のシステムでは、HIPAA、Sarbanes-Oxley、FDA Good Manufacturing PracticesまたはISO9000/9001の下で重要な規制に自動的に従うことさえできます。
- : データ侵害やストレージの問題はビジネスにとって悲惨なものになる可能性があるため、情報やファイルの保護を優先するソフトウェア会社を見つけることが不可欠です。 あなたの独特な必要性に合うために調節できる確立された、適用範囲が広い計画の提供者を捜しなさい。
- バージョン管理:バージョン管理とも呼ばれ、バージョン管理により、ユーザーはドキュメント管理システム内のドキュメントに加えられた変更を保護し、追跡 バージョン管理により、すべての新しい編集が追跡されて保存され、古いバージョンのドキュメントが参照用にシステムにアーカイブされます。
- PDFドキュメントエディタ：この機能は、それがシームレスで簡単にPDFドキュメントを編集し、テキスト、チェックボックス、テキストボックス、または他のカス
- 一括アップロード：一度に多くのドキュメントをアップロードする必要がある場合、この機能を使用すると、ワンクリックでアップロードを完了できるようにすることで、プロセスをはるかに速く、より効率的にすることができます。
- モバイルアクセス：この機能は、外出先でリモートの従業員や労働者を持っている企業に最適です。 それはあなたがラップトップ、デスクトップ、タブレットや携帯電話を含む任意のデバイスから文書にアクセスすることができます。
- 高度な検索：あなたの会社は毎日大量のファイルを扱う場合は、高度な検索機能を使用すると、ドキュメントの種類、メタデータまたは会社固有の情報 このプロセスは索引付けとも呼ばれます。
最高の文書追跡ソフトウェア
あなたの組織、ビジネスのための最高の文書追跡ソフトウェアを選択するのに役立ちます。comは、最高の文書管理サービスを見直しました。 これらは私たちの最高のピックです:
- M-Files:M-Filesは次のようになります。business.com全体的な最高のDMSソフトウェアのための’sのピック。 これは、強力なドキュメント追跡ツールに加えて、使いやすいコラボレーションとワークフロー自動化ツールを提供し、任意のサイズの企業のための素晴ら
- ファイルホールドエクスプレス:ファイルホールドエクスプレスは次のとおりですbusiness.comそれはあなたの会社が成長するにつれてスケールアップするために、いくつかの手頃な価格プランとオプションの多くを提供していますので、中小
- : DocuWareはbusiness.comワークフローの自動化のための最高のピック。 その機能は、人事、マーケティング、販売のための完全にプログラム可能な自動化ツールだけでなく、いくつかのサードパーティ製のアプリとの統合が含まれ
- Dokmee:Dokmeeはbusiness.com最も安全なDMSのための’sの選択。 これは、医療機関や法律事務所などの機密情報を扱う企業にとっては素晴らしい選択肢です。 Dokmeeは、プライバシー規制の自動遵守を提供し、すべてのアカウントはパスワードで保護されています。
