처음부터 컨퍼런스를 구성하려면 엄청난 양의 사전 숙고와 데이터 수집이 필요합니다. 전체 프로세스는 그룹의 크기에 따라 몇 년이 걸릴 수 있습니다,하지만 당신은 신속한 결정을 내릴 수 있다면 한 해에 성공적인 회의를 시작 생각할 수있다.
회의 계획의 현실은 어떤 경험도없이,당신은 더 중요한 문제를 간과하면서 각각의 작은 세부 사항을 지나치게 생각하는 많은 시간을 잃을 수 있다는 것입니다. 첫 번째 타이머의 프로세스를 더 간단하게 만들기 위해 가장 중요한 단계를 설명하면서 각 특정 주제에 대한 자세한 연습에 대한 링크를 제공했습니다. 여기 결과 장소에서 고체 템플릿으로 시작 하는 데 도움이 되는 회의 계획 가이드입니다.
1 단계:컨퍼런스의 비전 만들기
모든 이벤트는 비전으로 시작하지만,비용을 측정하고 정보에 입각 한 계획 결정을 내리기 위해서는 비전을 단어와 숫자로 변환해야합니다. 첫째,누가,무엇을,언제,어디서,왜 같은 이벤트 기획 기본 시작 해야 합니다.
2 단계:사업 계획 작성
컨퍼런스가 보조금이나 조직에 의해 자금을 조달하지 않는 한,당신은 당신의 돈이 어디에서 오는지,그리고 그것이 무엇을 위해 사용되는지 매핑해야 할 것입니다. 이 방정식의 첫 번째 부분 인 수익은 계획 프로세스 초기에 계산되어야합니다.
이제 회의에 가격을 책정하려면 참석자에게 제공 할 계획에 대한 아이디어가 필요합니다. 여정 및 스피커 라인업은 잠재적 인 등록자에 대한 판매 요소가 될 것입니다.
3 단계:장소 및 서비스 비교
회의가 언제 개최되고 얼마나 많은 사람들이 참석할 것인지에 대해 좀 더 구체적인 아이디어를 얻은 후에는 적절한 장소를 쇼핑할 수 있습니다. 너의 개최지 선택이 또한 너의 체더링 그리고 오디오/시각적인 비용을 결정할 것을 명심하십시요. 이 때문에 대부분의 컨퍼런스 센터 및 이벤트 호텔 현장 이벤트에 대 한 그들의 사내 서비스를 사용 해야 합니다.
대부분의 회의는 지역 외부에서 여행하는 손님을위한 하룻밤 숙박 시설의 일종을 제공해야합니다. 이 필요성은 너의 개최지 결정으로 인수 분해하기 위하여 고려사항의 다른 세트를 창조한다.
4 단계:등록자 모집 및 관리
가장 인기있는 컨퍼런스조차도 하원의 모든 좌석을 채우기 위해 이벤트를 효과적으로 마케팅해야합니다. 출석은 너의 사건의 성공에 단순한 가장 중요한 요인 이다. 좋은 출석 숫자는 수익과 후원 기회를 가져옵니다. 그리고 당신이 등록 한 더 많은 사람들이 광고 및 참여 구멍에 대한 더 많은 수요를 만들 것입니다. 당신이 군중을 그릴 수 있다면 긴 이야기 짧은,다음 다른 모든 것이 훨씬 쉽게 제자리에 떨어질 것이다.
이벤트 규모가 커짐에 따라 등록 관리가 더욱 어려워집니다. 온라인 등록 시스템이 번호 추적,지불 처리 및 데이터 구성에 도움이 될 수있는 곳입니다.
5 단계:현장 세부 사항 계획
마지막으로 회의의 비즈니스 요소를 구성하고 구현 한 후 현장 세부 사항에 대해 생각할 수 있습니다. 여기에는 참석자가 컨퍼런스를 탐색하는 방법,각 룸의 일반적인 레이아웃 및 음식 및 음료 배포가 포함됩니다. 이것은 가장 큰 사람이 사건 계획에 회합하는 회의를 계획하기의 부분 이다. 모든 세부 사항을 조정하는 가장 좋은 방법은 손님처럼 여행 일정을 통과하는 것입니다. 그들이 일어나기 전에 문제를 해결하기 위하여 일안에 각 점에 생각하고 행동할 것이다 까 라고 그리십시요.
단계 6: 전시 관리 팁
컨퍼런스에는 일반적으로 스폰서 및 공급 업체가 제품을 홍보하기 위해 공간을 임대하는 전시 공간 또는 컨벤션 플로어가 있습니다. 너가 모두를 잘 편성하면 이것은 너의 회의를 위해 아주 유리한 기회 이을 수 있는다. 전시 지역은 시간과 자원 모두의 뜻깊은 투입을 요구할 것을 그러나 명심하고십시오,그래서 당신이 이 체재에 투입하기 전에 당신이 다수 납품업자의 필요를 처리하는 준비된다는 것을 확인하십시오.
