내가 현장에서 일할 때,내가 클라이언트에서 얻은 가장 큰 불만 중 하나는 보안 책임자 보고서는 항상 품질이 좋지 않았다. 이 시간당 교대 직원 또는 가드 감독자에 대한이든,사건 보고서는 법정에서 법적 문서로 필요한 경우,읽기 쉽게 이해할 수 있고,사용할 수 있어야합니다. 그러나 보안 책임자 보고서 소프트웨어를 활용 하 여 서 면된 의사 소통 능력은 여전히 필요 보고,도울 수 있다.
그러한 커뮤니케이션 지향 분야에서 일하는 사람은 누구나 읽기 쉽고 존경할만한 보고서를 작성하는 방법을 알 것이라고 생각하는 것은 쉽습니다. 슬프게도,고객의 끊임없는 압력에도 불구하고 많은 사람들이 그렇지 않습니다.일부 장교는 고등학교를 졸업하거나 대학에 다니더라도 좋은 문법을 철자하거나 사용하는 방법을 모릅니다.
나는 보안 산업에 대한 효과적인 보고서 작성에 대한”전문가”라고 생각하지 않습니다. 나는 고등학교에서 문법을 잘하지 못했고,36 년 동안 조금 더 배웠습니다. 그러나,나는 당신을 유지하는 데 도움이 보안 보고서를 작성하는 방법을 알고,당신의 임원,문제에서 당신의 회사.
언어
자세한 또는 꽃 언어를 사용하여 작성하지 마십시오;이 대학 수준의 언어 클래스가 아닙니다. 무슨 일이 있었는지 당신이 친구를 말하는 것처럼 보고서를 작성합니다. 대화 형식 있으십시요. 너가 할 수 있는다 처럼 만큼 많은 직접적인 따옴표를 사용하십시요.
그리고 다른 사람이 그것을 사용하고 보고서에 필요한 경우 파울 언어를 사용하는 것을 부끄러워하지 마십시오. 저주 단어 대신 별표를 사용하지 마십시오(예:에스***또는 비*****티.
마지막으로 가능한 한 간결하십시오. 너의 고객은 바쁘다,저것보다는 하는 보고를 읽는 더 이상 시간을 보내고 싶지 않는다.
약어
괄호 안에 바로 뒤에 약어와 함께,당신이 그들을 우리에게 처음으로 전체에 어떤 축약 된 단어를 철자. 그때부터,그냥 약어를 사용합니다. 예를 들어,”보안 책임자(에스/오)스티븐스와 경찰관(피/오)로버츠는 에스/오 주니에 의해 합류했다.”
이 클라이언트에 대한 불필요한 혼란을 만들지 않고 시간과 공간을 절약 할 수 있습니다.
타임스탬프
모든 경우에 어떤 일이 발생했는지에 대한 추측이 아닌 정보를 학습한 시간을 기록합니다. 그것이 좋은 것처럼,우리는 실제로 시간을 통해 볼 수 없습니다.
세부 사항을 알고 연대순으로 보고서를 보관하십시오. 즉 장교가 그(것)들을 배우는 때 세부사항을 가진 보고를 쓰십시오. 싸움이 0400 에서 발생하지만 장교가 0600 까지 그것을 배우지 못하면 그는 0600 에서 보고서를 시작합니다.
달리 지시하지 않는 한 항상 보안 보고서 작성에 군사 시간을 사용하십시오. 이 방지하고 시간 프레임에 올 때 혼란을 제거하는 데 도움이됩니다.
특정 타임스탬프를 사용할 수 있는 도구가 있는 경우 타임라인을 가능한 한 구체적으로 만듭니다. 그렇지 않은 경우 보고서의 정확성에 대한 질문으로부터 보호되도록,약 단어를 사용합니다.
스타일
모든 보고서는 3 인칭 음성으로 작성해야합니다. 3 인칭 시점 뷰를 사용하면 누가 무엇을,어디서,언제했는지 혼란을 줄일 수 있습니다. 여러 임원이 관련된 경우,그것은 확실히 똑바로 스토리 라인을 유지하는 데 도움이됩니다.
현재 비즈니스 지침에 따라 보고서를 작성하십시오. 그들이 선호하는 포맷으로 만듬을 보는 클라이언트와 체크. 너무 많은 두통을 일으키는 원인이 되지 않을 한,것은 모두 방법 클라이언트가 도움이 되는 것을 발견한다 항상 정보를 안으로 선물하기 위하여 제일 이다.
문법,철자 및 구두점을 면밀히 모니터링해야합니다. 가난한 문법에는 너의 정보를 문제시하는 클라이언트가 있을 것이다. 당신은 항상 가까이 사전을 가져야한다. 종이없는 사고보고 소프트웨어는 종종 맞춤법 및 문법 검사기가 내장되어 있으며 개선하는 데 도움이되는 많은 앱과 웹 사이트가 있습니다.
보고서 작성
보고서 양식을 완전히 작성하십시오. 채워지지 않은 공백을 남겨 두지 마십시오. 당신이 완료되면 빈 공간이있는 경우,다음 같은 것을 배치 해당 없음/ㅏ 또는 과 엑스 그들을 통해. 이것은 양식을 더 형식적이고 완전하게 보이게하고,다른 사람이 그 공간에 물건을 쓰는 것을 방지합니다.
고객에 관한 모든 것
위의 지침은 바로 그 지침입니다. 어디에나 장교는 조금 다르기 위하여 체재가 도약된다 간다. 클라이언트가 그들의 보고를 원하는 까 라고 경비 업계안에,너가 그들을 쓸 것이다 방법 이다. 여기에는 서식뿐만 아니라 포함 및 강조 표시된 정보도 포함됩니다.
그러나 이러한 팁은 거의 모든 경비원 보고서 작성에 적용됩니다. 그(것)들을 기억하십시오,당신은 클라이언트를 행복한 시키는 완전한 안전 보고를 창조할 수 있을 것이다,그(것)들에게 필요로 하는 모든 정보를 주고,법정에서 설 수 있다.
