- et dokumentsporingssystem automatiserer prosessen med å få tilgang til, søke og redigere dokumenter, og lar deg kontrollere hvem som viser eller redigerer et dokument.
- Viktige funksjoner i en dokumentsporingstjeneste inkluderer dokumentsikkerhet, tredjepartsintegrasjoner og dokumentlagring.
- når du velger et dokumentsporingssystem, tenk på hvilke funksjoner som er must-haves for din bedrift, og som du kan leve uten å begrense valgene dine.
dagene med papirstabler og rader med arkivskap er bak oss, erstattet med digitale filer som er pent lagret i skyen. Forretningsdokumenter i dag er nesten helt digitale, noe som gjør det mulig for en rekke ekstra funksjoner som gjør daglige oppgaver mye enklere. Les videre for å lære alt du trenger å vite om dokumentsporingstjenester, inkludert hva de er, viktige funksjoner du bør se etter, og hvordan bruk av dokumentsporingsprogramvare kan være til nytte for bedriften din.
hva er et dokumentsporingssystem?
dokumentsporing er en viktig funksjon i dokumentbehandlingssystemer som automatiserer prosessen med å søke, få tilgang til, redigere og administrere elektroniske dokumenter eller filer. Med en dokumentsporing kan du kontrollere hvem som kan se et dokument og se hvem som har åpnet det, hvilke endringer som er gjort, og hvem dokumentet er sendt til.
Dokumentsporingssystemer (også kjent som filsporingssystemer) brukes mest i finans -, helse-og rettssektoren, på grunn av dokumentets sensitive natur.
Dokumentsporingssystem vs. dokumentstyringssystem
selv om dokumentsporingssystemer ligner på dokumentstyringssystemer og ofte er inkludert som en funksjon AV DMS, er de ikke synonymt. Hovedforskjellen er at dokumentsporing har et mer spesialisert fokus (sporing), mens dokumenthåndteringssystemer gir et bredt spekter av funksjoner, inkludert samarbeid, dokumentdeling og overføring.
Redaktørens notat: Leter du etter en dokumenthåndteringstjeneste for bedriften din? Fyll ut spørreskjemaet nedenfor for å få våre leverandørpartnere til å kontakte deg om dine behov.
Hvorfor bør du spore dokumentene dine?
det er mange grunner til at du bør spore bedriftens dokumenter. Først og fremst, det gir en stor mulighet til å optimalisere den daglige driften ved å påskynde prosessen med innlevering samt gi deg viktige data om virksomheten din. Et dokumentsporingssystem kan automatisk samle inn data om dine kunder, klienter, investorer og konkurrenter, og avsløre hvordan dine ansatte bruker (eller ikke bruker) dokumentene du sender ut til dem.
DETTE er noen ting DTS kan fortelle deg:
- hvem åpnet dokumentet
- når de åpnet det
- hvor langt de leser før de lukker det
- hvor ofte de åpner det
dette er noen ekstra fordeler med EN DTS:
- Sikkerhet: Sporing av dokumenter gir sikkerhet, spesielt hvis bedriften ofte avtaler med viktig eller konfidensiell informasjon. Du vil ha full kontroll over hvem som har tilgang til et dokument og kan se nøyaktig hvem som har sett det, som har gjort endringer og når disse endringene ble gjort, og om dokumentet ble sendt til noen.
- Produktivitet: Sporing av dokumenter lar deg se endringer, som kan hjelpe deg med å holde teamet på sporet og på samme side.
- Revisjonsspor: Dokumentsporing gjør det utrolig enkelt for bedriften å opprette et revisjonsspor ved automatisk å holde oversikt over alle endringer i hvert dokument, komplett med tidsstempler.
- Tilgjengelighet: Mange dokumentsporingssystemer gir tilgang til dokumentene dine fra hvor som helst og fra hvilken som helst enhet, slik at du og dine ansatte kan gjøre endringer når som helst.
- Lavt miljøavtrykk: Et dokument sporingssystem hjelper din bedrift gå papirløs, som fordeler både deg og miljøet ved å eliminere hauger av papirkopier.
- tredjepartsintegrasjoner: med en dokumentsporingstjeneste kan du integrere med andre produktivitetsfremmende programmer, FOR EKSEMPEL CRM, regnskapsprogramvare eller kalender. Dette muliggjør en sømløs overføring av informasjon på tvers av alle fasetter av organisasjonen.
viktige funksjoner for dokumentsporing
når du velger en dokumentsporingstjeneste, er det noen funksjoner du bør være sikker på å se etter. Før du begynner søket, liste alle funksjonene du tror du trenger, og kategorisere dem i «må ha, «»ønsker å ha «og» kunne leve uten » for å hjelpe deg å gjøre din beslutning.
Her er noen viktige funksjoner du bør se etter:
- Dokumentlagring: En DTS vil lagre alle bedriftens dokumenter på ett sentralisert sted, noe som gjør det enkelt å søke og hente. Mange systemer bruker skylagring, noe som gir et ekstra lag med sikkerhet for dokumentene dine.
- automatisering Av Dokumentbehandling: Dokumentsporingsprogramvare gjør det enkelt å behandle dokumentene dine med en innebygd prosessor, noe som kan gjøre arbeidsflyten raskere. Dette inkluderer vanligvis import og eksport av data Fra Microsoft Office eller Excel.
- Samarbeidsverktøy: en dokumentsporingstjeneste gjør det enkelt å samarbeide for ansatte ved å la flere teammedlemmer jobbe på ett enkelt dokument uten å vente på at individuelle endringer skal gjøres. Ved behov kan et teammedlem eller en leder opprette tilgangsbegrensninger for å opprettholde sikkerhet eller konfidensialitet.
- Dokumentsikkerhet: hvis Du jobber i et felt som ofte omhandler sensitiv informasjon, for eksempel helsetjenester eller juridiske tjenester, er dette en ekstremt viktig funksjon. Dokumentsikkerhet gir deg mulighet til å kontrollere tilgang til dokumenter, og noen systemer kan til og med automatisk følge viktige forskrifter under HIPAA, SARBANES-Oxley, FDA Good Manufacturing Practices eller ISO 9000/9001.
- Katastrofesikkerhet og gjenoppretting: Det er viktig å finne et programvareselskap som prioriterer beskyttelse av informasjon og filer, siden et datainnbrudd eller lagringsproblem kan være katastrofalt for bedriften din. Se etter en leverandør med en etablert, fleksibel plan som kan tilpasse seg dine unike behov.
- Versjonskontroll: versjonskontroll, også kjent som versjonskontroll, gjør det mulig for brukere å beskytte og spore endringer i dokumenter i dokumentstyringssystemet. Versjonskontroll sikrer at alle nye endringer spores og lagres, og at eldre versjoner av dokumenter arkiveres i systemet for referanse.
- PDF document editor: DENNE funksjonen gjør det sømløst og enkelt for deg å redigere PDF-dokumenter og legge til tekst, avmerkingsbokser, tekstbokser eller andre tilpasninger.
- Masseopplasting: Hvis du ofte trenger å laste opp mange dokumenter samtidig, kan denne funksjonen gjøre prosessen mye raskere og mer effektiv ved at du kan fullføre opplastingen med ett klikk.
- Mobil tilgang: Denne funksjonen er flott for bedrifter som har eksterne ansatte eller arbeidere på farten. Den lar deg få tilgang til dokumenter fra alle enheter, inkludert bærbare datamaskiner, stasjonære datamaskiner, nettbrett og mobiltelefoner.
- Avansert søk: hvis bedriften din håndterer store mengder filer hver dag, kan en avansert søkefunksjon gjøre hverdagen din mye enklere ved å finne filer på et øyeblikk, slik at du kan søke etter dokumenttype, metadata eller bedriftsspesifikk informasjon. Denne prosessen kalles også indeksering.
den beste dokumentsporingsprogramvaren
for å hjelpe deg med å velge den beste dokumentsporingsprogramvaren for din organisasjon, bedrift.com anmeldt de beste dokumenthåndteringstjenester. Dette er våre beste valg:
- M-Files: M-Files er business.com ‘ s plukke for den generelle beste DMS-programvaren. Det er et flott alternativ for bedrifter av alle størrelser, og tilbyr brukervennlige samarbeids-og arbeidsflytautomatiseringsverktøy i tillegg til de kraftige dokumentsporingsverktøyene.
- Filhold Express: Filhold Express er business.com ‘ s beste pick for små bedrifter fordi det tilbyr flere rimelige prisplaner og mange alternativer for å skalere opp etter hvert som firmaet vokser.
- DocuWare: DocuWare er business.com ‘ s beste plukke for arbeidsflyt automatisering. Dens evner inkluderer helt programmerbare automatiseringsverktøy for menneskelige ressurser, markedsføring og salg, samt integrasjoner med flere tredjepartsapper.
- Dokmee: Dokmee er business.com s valg for de sikreste DMS. Det er et flott alternativ for bedrifter som håndterer sensitiv informasjon, for eksempel helseorganisasjoner og advokatfirmaer. Dokmee gir automatisk samsvar med personvernregler, og alle kontoer er passordbeskyttet.
