5 voordelen van een Clean Desk Policy

een van de eenvoudigste manieren om te voldoen aan basisprincipes op het gebied van privacy en veiligheid, de productiviteit te verhogen en een mooi kantoor te hebben, is het implementeren van een Clean Desk Policy.

een clean desk-beleid en een clear screen-beleid werken hand in hand om de gevoelige informatie van uw organisatie te beschermen.

Wat is een Clean Desk beleid?

een clean desk beleid instrueert dat alle werknemers hun bureaus aan het einde van elke werkdag moeten leegmaken. Dit omvat niet alleen documenten en notities, maar alle post-it-notities, businesskaarten en verwijderbare media (bijvoorbeeld USB-geheugensticks).

het volgen van een clean desk beleid zal uw organisatie helpen het risico van informatiediefstal, fraude of een inbreuk op de beveiliging te verminderen die wordt veroorzaakt door gevoelige informatie die onbeheerd wordt achtergelaten en zichtbaar is in het zicht.

de voordelen van een Clean Desk-beleid

een clean desk-beleid moet worden goedgekeurd vanwege de vele voordelen die het uw organisatie kan bieden.

tijd en geld besparen

volgens een IDC-rapport besteedt een typische werknemer in uw organisatie 2,5 uur per dag aan het zoeken naar informatie. Ervan uitgaande dat de kennis werknemers in uw organisatie verdienen $80.000 per jaar, een 1000-persoons organisatie verliest ongeveer $2,5 miljoen dollar per jaar van het onvermogen om te lokaliseren en informatie op te halen.

een clean desk beleid zal werknemers aanmoedigen om digitale versies van documenten te gebruiken, waardoor de kosten van het onderhoud van papier, inkt toner en printer aanzienlijk worden verminderd.

Maak goede indrukken

wie weet wie en wanneer iemand uw kantoor bezoekt? Een schone en nette werkruimte maakt uw organisatie er efficiënt en toonbaar voor iedereen die besluit om te bezoeken, met inbegrip van de auditors!

Easy ISO Compliance

een clean desk-beleid voldoet niet alleen aan ISO 27001/17799, het voldoet ook aan de fundamentele privacybeginselen. De federale privacywetgeving van Canada PIPEDA vereist dat Canadese organisaties persoonsgegevens beschermen. UK ‘ s Data Protection Act vereist organisaties in het Verenigd Koninkrijk om ervoor te zorgen dat persoonlijke informatie veilig wordt gehouden.

ontmoedigt nieuwsgierige blikken

werknemers laten meestal gevoelige informatie achter op hun bureau.

Post-it notes zijn meestal de grootste boosdoener, met namen, telefoonnummers en zelfs gebruikersnamen en wachtwoorden die zichtbaar zijn in het zicht. Deze gewoonten moedigen oneerlijke werknemers, schoonmaakpersoneel en onderhoudspersoneel aan om informatie te bekijken waar ze geen toegang tot zouden moeten hebben.

stress verminderen

een plaats voor alles en alles op zijn plaats. Wanneer uw medewerkers zijn georganiseerd kunnen ze meer tijd besteden aan het concentreren op het werk in plaats van het gevoel gestrest, omdat ze niet kunnen vinden van een rapport te wijten in de komende 10 minuten.

een Clean Desk-beleid implementeren

u bent ervan overtuigd dat uw organisatie een clean desk-beleid nodig heeft. Geweldig! Hier zijn een paar stappen om u te helpen een beleid uit te voeren.

schrijf het op

een clean desk-beleid moet schriftelijk worden opgesteld en aan alle werknemers worden meegedeeld, met name tijdens de in-en herhalingsopleiding. Gevolgen voor niet-naleving moeten ernstig maar praktisch zijn, vooral als uw organisatie werkt met veel gevoelige informatie. Laat alle werknemers het document ondertekenen voor goedkeuring.

weet u niet waar u moet beginnen? We hebben een gratis beleidssjabloon voor clean desk voor u gemaakt om aan te passen en te gebruiken in uw bedrijf. U kunt ook het woord verspreiden met behulp van onze gratis poster.

voeg een herinnering toe aan e-mailhandtekeningen

u hebt het waarschijnlijk gezien onder veel e-mailhandtekeningen: overweeg de omgeving voordat u deze e-mail afdrukt. Als uw organisatie gestandaardiseerde e-mailhandtekeningen gebruikt, overweeg dan om deze herinnering aan de onderkant toe te voegen.

afsluitbare opslag

u kunt geen clean desk beleid implementeren als u geen plek hebt voor medewerkers om hun documenten te plaatsen. Overweeg om kleine, afsluitbare Opbergdozen te kopen voor medewerkers die onder hun bureau passen.

elektronische documenten aanmoedigen

werknemers zoveel mogelijk met elektronische documenten laten werken. Zonder de noodzaak om te printen en te werken met fysieke papieren, uw medewerkers zullen altijd een duidelijk bureau wanneer ze uitloggen op hun computers.

documenten veilig verwijderen

uw werknemers mogen nooit werkgerelateerde documenten in de prullenbak gooien. Zodra afval de deuren van uw bedrijf verlaat, wordt het openbaar eigendom. Niets kan uw organisatie sneller ruïneren dan onzorgvuldige medewerkers die gevoelige informatie in een prullenbak gooien. Uw organisatie wil niet op de voorpagina van de krant staan voor het blootleggen van gevoelige informatie.

voer een documentvernietigingsbeleid uit om ervoor te zorgen dat alle documenten veilig worden verwijderd.

routinematige back-ups uitvoeren

als u werknemers ontmoedigt fysieke documenten te gebruiken, zorg er dan voor dat uw organisatie een betrouwbare back-uproutine heeft. Medewerkers moeten weten dat hun documenten veilig zijn in het geval van een stroomuitval of harde schijf crash.

handhaving van een Clean desk-beleid

implementatie van een clean desk-beleid en een nonchalante houding ten opzichte van handhaving maken uw beleid nutteloos.

steekproefsgewijze controles

laat iemand steekproefsgewijze wekelijkse controles uitvoeren, mogelijk aan het einde van een werkdag. Alle papieren, notities, post-its of andere documenten met gevoelige informatie moeten onmiddellijk worden versnipperd. Verwijderbare media, zoals CD ‘ s, diskettes of memory sticks kunnen tijdelijk worden geconfisqueerd.

zoekt u een controlelijst? Bekijk onze gratis clean desk policy audit checklist.

ondersteuning voor Hoger Management

een clean desk-beleid moet serieus worden genomen-vooral met alle managementniveaus. Als uw medewerkers zien dat het hogere management zich niet aan het beleid hoeft te houden, zullen ze al snel hun geloof verliezen.

het feit dat het hogere management doorgaans meer gevoelige documenten behandelt, zou de behoefte aan een clean desk-beleid voor alle werknemers, ongeacht hun status binnen de organisatie, moeten versterken.