Auteur: Strahinja Stojanovic
Een kwaliteitshandboek is niet langer een verplicht document, volgens de beschikbare versie van de DIS-ISO 9001:2015 standaard (om meer te weten over de komende veranderingen, lees dan dit artikel: de 5 Belangrijkste Wijzigingen Verwacht in een ISO 9001:2015 van de 2014 Draft International Standard (DIS)). Hoe is dat gebeurd? Het kwaliteitshandboek was een van de eerste documenten die een certificeringsinstantie vroeg voor de certificeringsaudit. Hoe heeft het plotseling zijn doel en belang verloren?
the dark side of the Quality Manual
de meeste Kwaliteitshandleidingen slagen erin om formeel te voldoen aan de eisen van de ISO 9001-norm, maar missen toch de essentie van het document. Het resultaat is een van de meest fundamentele documenten van een QMS die niemand leest – behalve voor een paar masochistische certificering auditors.
ik kom vaak Kwaliteitshandleidingen tegen met 20+ (soms zelfs 50+) pagina ‘ s, en ik begon me af te vragen of het een “kwaliteitsmanagementsysteem” of een “kwantiteitsmanagementsysteem” moet worden genoemd.”Er was te veel dubbele of onnodige informatie, en zo veel details dat ik uiteindelijk medelijden met de boom die werd gekapt om papier te maken voor deze stapel van onnodige informatie.
het hebben van een Kwaliteitshandleiding was naar mijn mening geen slecht idee. Het is een document waarin de organisatie zichzelf presenteert, haar kwaliteitsmanagementsysteem, en zelfs haar manier van denken en aanpak van kwaliteitsmanagement. Het was gebruikelijk om (naast de eisen uit punt 4.2.2) enkele eisen uit punt 4.1 en enkele andere eisen op te nemen die gemakkelijker te documenteren waren door middel van een kwaliteitshandboek.
een helder, kort en duidelijk kwaliteitshandboek geeft de indruk van een organisatie die weet wat ze doet – een organisatie die haar kwaliteitsmanagementsysteem echt beheert. Een handleiding van goede kwaliteit vergemakkelijkt het werk van de auditor, en geeft hem de mogelijkheid om het systeem beter te controleren – en, met zijn observaties, echt bijdragen aan de verbetering van het systeem. En wat nog belangrijker is, zo ‘ n kwaliteitshandboek is nuttig voor de managementvertegenwoordiger en proceseigenaren omdat het een algemeen inzicht geeft in het kwaliteitsmanagementsysteem.
grote ondernemingen eisen vaak van hun leveranciers dat zij over een kwaliteitsmanagementsysteem beschikken en zij kunnen verlangen dat zij bij de selectie van Leveranciers een kwaliteitshandboek inzien. Welke indruk geeft uw Kwaliteitshandleiding over uw bedrijf? Een omvangrijke Kwaliteitshandleiding zegt dat u liever middelen spendeert in plaats van een creatieve aanpak toe te passen.
het schrijven van een handleiding van goede kwaliteit is niet zo moeilijk: definieer de scope van uw QMS, vermeld De uitsluitingen (om meer te weten te komen over uitsluitingen in ISO 9001:2008, lees dit artikel Wat is een aanvaardbare uitsluiting in clausule 7 van ISO 9001) Als er uitsluitingen, en rechtvaardigingen voor hen, beschrijven interacties tussen uw processen (bij voorkeur door middel van een proces stroomdiagram), en een lijst van alle QMS procedures die u gebruikt – en dat is alles. Zie ook het schrijven van een korte Kwaliteitshandleiding.
om al dan niet
met of zonder Kwaliteitshandleiding te zijn, hebben organisaties nog steeds een globaal QMS-document nodig. Er zal nog steeds een noodzaak om de certificatie-instantie een document dat uw systeem zal beschrijven sturen, evenals het verzenden van het naar grote klanten. Hoewel het niet langer verplicht is, blijven alle eisen uit de Kwaliteitshandleiding, behalve 4.2.2 b), in de nieuwe versie van de standaard. De omvang van de QMS en de interacties tussen de processen moeten nog worden gedefinieerd. Deze eisen zijn in de nieuwe versie nog gedetailleerder, en ze moeten nog steeds in een of andere vorm van gedocumenteerde informatie.
de nieuwe versie van de standaard heeft een aantal nieuwe eisen waaraan moet worden voldaan als gedocumenteerde informatie, die gemakkelijk kan worden opgenomen in een Kwaliteitshandleiding – bijvoorbeeld de context van de organisatie.
zelfde idee, andere vorm
dit nieuwe niet-verplichte document (hoe we het ook noemen) dat het kwaliteitshandboek zal vervangen, bevat alle overige vereisten uit paragraaf 4.2.2, en ik voeg er enkele nieuwe aan toe.
dit nieuwe document moet de volgende informatie over de organisatie bevatten:
- Wij zijn XYZ company;
- wij produceren dit en leveren deze diensten;
- wij passen een kwaliteitsmanagementsysteem toe op deze processen;
- wij passen deze clausules van de standaard om deze redenen niet toe;
- dit zijn onze processen en hun interacties;
- en dit is de interne en externe context waarin we opereren.
dit kan worden beschouwd als een oversimplificatie, en natuurlijk kan al deze informatie niet in één alinea worden geplaatst, maar dit document zou zinvol zijn en het zou voldoen aan de meeste vereisten van clausule 4 van de nieuwe versie van de norm. Daarnaast kunnen de missie en visie van de organisatie worden toegevoegd, en dit document kan effectief de brochure worden die uw bedrijf aan toekomstige klanten zal introduceren.
deze nieuwe versie van de standaard is geen slaaf van formaliteit (is dit een goede zaak? Alleen de tijd zal het leren…) en zal een creatievere aanpak vereisen om het maximale uit elke eis te halen, zich aan te passen aan de behoeften van de organisatie in plaats van nutteloze documenten op te stapelen.
Klik hier voor een voorbeeld van een kwaliteitshandboek dat is aangepast voor een kleiner bedrijf.
