ERP implementation plan: the definitive 7 step methodology

u Plant uw ERP implementatie.

u weet dat het implementeren van een ERP een lastig proces kan zijn.

u weet – dankzij talrijke herinneringen-dat ERP-implementatie vaak mislukt en dat dit project alleen kan werken als u veel planning moet doen.

First thing ‘ s first…

Wat is het ERP-implementatieproces?

het ERP-implementatieproces omvat het installeren van uw software, het overbrengen van al uw gegevens, zowel financiële als transactiegegevens, het in kaart brengen van uw processen en het trainen van uw gebruikers om de software daadwerkelijk te gebruiken. Dit proces bepaalt of uw ERP-implementatie een succes of een mislukking is.

dus, waar beginnen we?

we hebben deze gids gemaakt om u te helpen het allemaal uit te zoeken. Vol met real-world advies, deskundige tips, en snelle stap-voor-stap breakdowns, zullen we dekken:

• het creëren van een effectief verandermanagementplan (en wie zou u moeten helpen dit te implementeren)
• verborgen ERP implementatiekosten, en hoe deze te voorspellen
• live gaan, en hoe het succes van uw project te evalueren

het zal (helaas) uw ERP niet voor u implementeren. Het zal u echter voorzien van de informatie, middelen en sjablonen om een diepgaand begrip van het implementatieproces te krijgen en uw kans op een succesvol project te vergroten.

en is dat niet bijna even goed?

de fasen van onze ERP-implementatiemethodologie

1. Stel uw ERP-projectteam samen

2. Hoe maak je een ERP change management plan

3. Schatting van uw ERP-implementatiebudget

4. Uw gegevensmigratie starten

5. Uw gebruikers trainen om uw ERP

te gebruiken 6. Wat moet u doen tijdens uw ERP go-live

7. Evalueren of uw ERP-project een succes was

1. Breng een projectteam

bij elkaar eerste dingen eerst: het gaat behoorlijk miserabel zijn om dit alleen te plannen. Het creëren van een efficiënt en toegewijd ERP-implementatieteam zal uw werk veel, veel gemakkelijker maken.

om te beginnen heb je de volgende ‘core’ leden nodig.

• projectmanager: de leider. Jij, waarschijnlijk.
• Application analyst: verantwoordelijk voor gegevensmigratie en reiniging
• applicatieontwikkelaar: verantwoordelijk voor systeemaanpassing
• QA test engineer: heads up system testing and performance efforts

maar om ervoor te zorgen dat uw implementatie zo soepel mogelijk verloopt over alle afdelingen (en om te voorkomen dat het hele personeel uw zorgvuldig opgestelde plannen schrijft als ‘IT telling us what to do’) hebt u een paar meer mensen nodig.

deze zullen grotendeels afhangen van wie uw belangrijkste stakeholders zijn-en gezien de aard van ERP zullen deze van bedrijf tot bedrijf verschillen, afhankelijk van welke functionaliteit u implementeert.

hier zijn enkele voorbeelden van stakeholders die u moet opnemen bij het implementeren van verschillende functies:

moet ik een ERP implementation consultant inhuren?

kort antwoord: ja, als u niet de expertise in huis hebt en u het zich kunt veroorloven. Een ervaren implementatieadviseur heeft het allemaal al eerder gezien en kan problemen omzeilen voordat ze zich voordoen.

het is echter mogelijk om succesvol te implementeren zonder een-wanhoop niet als uw budget niet kan rekken, of uw accounts afdeling zijn notoir strak-fisted.

2. Maak een implementation change management plan

er zijn twee kanten aan dit, echt.

eerst wilt u uw ERP-implementatie in stappen plannen en deze delegeren aan uw implementatieteam, afhankelijk van uw expertise.

we hebben hier een diepgaand template ERP-implementatieschema-hoewel u de onderstaande checklist kunt gebruiken om snel inzicht te krijgen in wat er gedaan moet worden. Voordat u begint met uw implementatie, moet u plannen hebben voor:

• Voorspellen van de uitvoeringskosten en het opstellen van een begroting
• Creëren van een ERP-implementatie schema
• het Migreren van gegevens naar het nieuwe systeem
• Training uw ERP-user base
• het Testen van uw ERP-en live gaan van
• Op-de-dag ‘go-live’ – activiteiten
• het Evalueren van het succes van uw project

Tools zoals Trello, Google spreadsheets en Wrike zijn uitstekend geschikt voor het samenwerken aan projecten zoals ERP-implementaties hebben een te bladeren en kies degene die het beste past bij uw bedrijf, project management stijl.

deze stap-voor-stap handleiding gaat in elke fase van het ERP-implementatieproces in grote diepte

ten tweede moet u manieren bedenken om het bedrijf aan de kant te houden tijdens de implementatie. Verandering brengt altijd een mate van verstoring, maar dit kan worden geminimaliseerd door:

• duidelijke communicatie van elke verwachte verstoring
• voldoende tijd voor gebruikerstraining
• rekening houdend met de behoeften van de belangrijkste belanghebbenden (u bent hier al halverwege mee, nadat u vertegenwoordigers in uw projectteam hebt opgenomen)

3. Voorspel uw ERP-implementatiekosten en ontwerp van begroting

hoeveel kost ERP-implementatie?

dat is een gouden vraag. Als het gemakkelijk te beantwoorden was, zouden er veel minder overbudget ERP-implementaties zijn en veel meer mensen die vrijwilligerswerk doen om ze te beheren.

volgens een recente software-Thinktank-analyse:

• 35% van de ERP-implementaties waren over de begroting door 0%-25%
• 15% waren over budget door 26%-50%
• 6% waren meer dan budget 50%

dit wijst erop dat meer dan de helft van de ERP-implementaties over het budget gaat. Onnodig te zeggen, budgettering is een mijnenveld en je moet heel voorzichtig zijn.

toch zijn er enkele kosten die kunnen worden vastgesteld. Een goed uitgangspunt is om te veronderstellen dat de kosten van een ERP-implementatie minstens 1% van de jaarlijkse bruto-omzet van een onderneming vereist.

moet Je dan zijn al deze factoren in uw implementatie budget om te voorkomen geraakt door verborgen kosten:

• Hardware/netwerk upgrades: deze zal veel hoger zijn als u de uitvoering van een on-premise-systeem
• Personeel overuren te betalen: belangrijk om te onthouden – ‘ we hadden geen budget voor overuren, “sorry” is niet een lijn die zal naar beneden gaan goed met uw team
• Vendor training, maatwerk en consultancy vergoedingen: als je geluk hebt uw leverancier kan ook deze in de eerste software prijs, maar dit is zeker niet een gegeven. Controleer altijd
• back-ups en opslag van gegevens: deze worden vaak gebundeld met cloud ERP – kosten – maar nogmaals-altijd controleren.

wat u kunt verwachten om te betalen voor een ERP zal variëren afhankelijk van een aantal factoren, variërend van bedrijfsgrootte, eisen, en het aantal gebruikers, maar een 2019 Software Path rapport onlangs bleek dat, gemiddeld, bedrijven besteden ongeveer $7.200 gemiddeld, per gebruiker van een systeem.

Tip: Voor de meest nauwkeurige resultaten, moet u ook budget voor productiviteitsverlies-want het maakt niet uit hoe hard je probeert, je bent niet van plan om te werken op maximale efficiëntie voor de duur van de implementatie.

4. Begin met migreren van uw gegevens

zodat het begint.

u hebt zoveel mogelijk gepland. Nu is het tijd om aan de slag te gaan met het eigenlijke proces van het verschuiven van uw bedrijf naar de nieuwe ERP.

gegevensmigratie is de eerste stap – als u het goed doet, hebt u een solide basis opgebouwd waarop u uw implementatie kunt voortzetten. Als je het mis hebt, kan het beginnen af te brokkelen.

uw applicatieanalist zou deze inspanning moeten leiden omdat het hun specialiteit is. Wees klaar om hen te helpen in:

• reiniging en verificatie van gegevens
• Database-instelling
• oude gegevens koppelen aan nieuwe databasevelden
• overdracht van gegevens naar het nieuwe systeem
• testen en verificatie van oude gegevens
• testen en verificatie van nieuwe gegevensinvoer

5. Begin met het trainen van uw ERP-gebruikersbasis

gebruikersacceptatie is de sleutel tot het succes van uw ERP-implementatieproject, en een geschikt gebruikerstrainingsplan is essentieel om dit te bereiken.

er zijn verschillende manieren om uw personeel op te leiden; maar de meeste opleidingsmethoden kunnen worden onderverdeeld in “in person” en “e-learning” methoden.:

een samenvatting van de voor-en nadelen van in-person en e-learning trainingsmethoden

ongeacht welke trainingsmethode het beste bij uw personeel past, vier kenmerken van alle succesvolle trainingsprogramma ‘ s zijn::

• rolgebaseerde training om het proces te stroomlijnen en tijdarme medewerkers aan de kant te houden.
• mogelijkheden voor stagiairs om feedback te geven (en voor het implementatieteam om daarop te reageren
• duidelijke communicatiekanalen met supportteams voor leveranciers

Tip: identificeer veelbelovende, tech-savvy medewerkers om op te leiden als ERP superusers. Ze kunnen dan omgaan met lage niveau gebruiker problemen, zodat u zich kunt concentreren op de taak bij de hand.

voor de beste resultaten, waarom niet proberen gamificeer delen van uw trainingsplan? In een studie van TalentLMS verklaarde 89% van de ondervraagden dat een puntgebaseerd systeem hun betrokkenheid zou vergroten, terwijl 62% zei dat leaderboards en de mogelijkheid om te concurreren met collega ‘ s hen zouden motiveren om te leren. Gebruik dit in je voordeel.

kleine extra ’s voor iedereen die trainingstaken op tijd voltooit (gratis eten, extra uur voor de lunch), en grotere extra’ s (cash bonus, extra dag PTO) voor uw top performers zullen het deelnemen aan training iets aantrekkelijker maken voor drukke werknemers.

6. Plan en start uw go-live activiteiten

Dit is het. Je Grote Dag.

als u dacht dat trouwen veel moeilijke en geavanceerde planning vereiste, zult u onaangenaam verrast zijn door de ‘go-live’ fase van uw ERP-implementatie.

dingen om te plannen omvatten:

• systeemtesten (pre – en post-go-live)
• personeelsplanning inclusief vereist overwerk of Tijdelijk personeel
• identificatiegegevens voor projectevaluatie
• het creëren van een communicatiestrategie voor systeemonderbreking
• netwerksnelheids-en betrouwbaarheidscontroles
• gegevensback-upprocessen

communicatie is hierbij van essentieel belang, zowel met uw team als met de groter personeelsbestand. U moet duidelijk zijn over wie wat doet, wanneer u verwacht dat het gebeurt en wat voor soort downtime uren

voor meer informatie over de go-live fase van uw ERP-implementatie, zie:

• vijf aspecten van het plannen van een succesvolle ERP go-live

7. Evalueer het succes van uw ERP-implementatieproject

begin met deze eenvoudige vragen:

• is je bedrijf failliet?
• klagen ze uw ERP-leverancier aan wegens contractbreuk?
• bent u erin geslaagd het project in de buurt van budget te houden?

zo ja, dan hebt u het waarschijnlijk niet vreselijk gedaan. Geef jezelf een high five.

om wat dieper in te gaan op zaken, moet u een combinatie van de volgende metrics gebruiken:

• ROI. Heb je een rendement gezien op het geld dat je hebt uitgegeven aan je ERP?
• vermindering van menselijke fouten: een goed geà mplementeerde ERP zou gegevensfouten als gevolg van procesautomatisering moeten verminderen. Als uw opleidingsplan werkte, zouden de werknemers gebruik moeten maken van deze functies
• verhoging van de productiviteit: dit spreekt voor zich. Heeft het ERP precies bereikt wat het van plan was te doen?
• verhoging van de klanttevredenheid: zijn de doorlooptijden gestegen? Verwerken jullie bestellingen sneller?

deze handleiding voor het berekenen van de ROI van ERP zal u helpen te beoordelen hoe succesvol uw implementatieproject is geweest