Project management tools kan nuttig zijn bij het plannen, organiseren en beheren van resources tools voor trager bewegend werk, maar doelgerichte workstream collaboration tools veranderen hoe teams omgaan met dynamische, in-context workflows voor zowel routinetaken als ongeplande gebeurtenissen.
voor bedrijven of afdelingen die met operationele problemen te maken hebben — zoals het consequent uit het oog verliezen van zendingen of het missen van interne deadlines — is het niet meer dan normaal dat een van de eerste stappen zou kunnen zijn om te zoeken naar een geschikt instrument voor projectmanagement (PM). Project management tools kunnen zeer nuttig zijn, maar ze zijn verre van de enige optie om operationele problemen op te lossen. In feite, afhankelijk van uw omstandigheden, ze misschien niet echt een ideale pasvorm.
Workstream collaboration is een opkomende oplossing die klaar staat om de manier waarop bedrijfsteams communiceren en taken uitvoeren, op een andere manier te veranderen. Terwijl project management en workstream collaboration tools beide teams helpen organiseren rond hun werk, de twee bieden verschillende mogelijkheden. Naarmate workstream-samenwerking tractie wint, vinden steeds meer teams dat doelgerichte tools een samenwerkende, samenhangende workflow ondersteunen op manieren die projectbeheertools gewoon niet kunnen.
welke instrumenten voor projectbeheer ontbreken
de instrumenten voor projectbeheer worden traditioneel gebruikt voor het stollen van tijdlijnen en resultaten rond de manier waarop plannen moeten worden uitgevoerd. In wezen kan een team een plan maken van hoe een project van punt A naar punt B komt, en vervolgens gewoon de beschreven stappen volgen om hun doel te bereiken. Dit is absoluut een nuttige functie in sommige zakelijke contexten, vooral degenen die geen flexibiliteit vereisen.
voor bepaalde soorten teams schieten de instrumenten voor projectbeheer echter al snel tekort. Een belangrijk probleem is dat ze niet veel aanpassingsvermogen bieden in dynamische situaties. Met PM-tools kunnen teams hun workflows niet eenvoudig aanpassen om realtime informatie weer te geven, wat betekent dat updates over het algemeen handmatig in workflows moeten worden opgenomen. Projectmanagement is simpelweg niet ontworpen voor de flexibiliteit die veel teams nodig hebben.
PM-tools beschikken ook niet over mogelijkheden voor het volgen van activa, wat betekent dat ze niet zijn afgestemd op de status of locatie van fysieke activa — of dat nu IoT-apparaten, apparatuur of personeel betreft. Voor operationele teams is dit een enorm verlies, aangezien updates en waarschuwingen over deze activa (en andere indirecte veranderingen) direct de strategie informeren. In tegenstelling, project management meldingen zijn meestal beperkt tot de taakstatussen zelf (zoals “voltooide” taken of “achterstallige” taken).
misschien wel het meest kritische, weinig teams met succes gebruik maken van PM tools om te communiceren-vooral niet op een real-time manier. Deze platforms bieden simpelweg niet de onmiddellijke, collaboratieve functies die operationele teams nodig hebben. Dat betekent dat teams worden gedwongen om terug te keren naar ad-hoc e-mails, chats, of in-persoon vergaderingen om de gaten in te vullen. Zonder communicatiekanalen die rond gebeurtenissen en taken zijn opgebouwd, vinden gesprekken vaak buiten het platform plaats en kunnen ze snel los raken van de materie die bij de hand is. In dezelfde zin, PM tools zijn niet gericht op geïntegreerde info-sharing, wat betekent dat contextuele kennis en gegevens niet echt worden benut voor de verbetering van individuele projecten.
Wat is Workstream samenwerking?
Workstream samenwerking, is een nieuwe manier van omgaan met dynamische workflows, maakt al golven in organisaties. Dankzij opkomende technologieën belooft de strategische verschuiving naar workstream-samenwerking de coördinatie, communicatie en prestaties van operationele teams te verbeteren. Communicatie: gedistribueerde teams hebben een tool nodig die hen kan helpen communiceren alsof ze zich in dezelfde ruimte bevinden en ideeën bespreken en informatie delen. Dit vraagt om communicatiekanalen die geïntegreerd zijn in de projectworkflow zelf. Door de discussie rond taken te organiseren, kunnen workstream-samenwerkingstools ruimtes creëren voor lopende, gedeelde en aanhoudende gesprekken. Deze gesprekken worden verder versterkt door chat -, spraak-en video-mogelijkheden.
coördinatie: Effectieve coördinatie is alles over het houden van iedereen op dezelfde pagina. Heeft iedereen dezelfde kijk op taken en kaarten? Coördineert het team automatisch met data in andere tools? Daarnaast kunnen bruikbare waarschuwingen helpen om relevante teamleden op de hoogte te houden van de volgende stappen. Een gemeenschappelijk operationeel beeld kan ervoor zorgen dat teamleden hun locatie begrijpen ten opzichte van andere teamleden en belangrijke activa om taken zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Al deze mogelijkheden helpen situationeel bewustzijn en een meer contextuele benadering van de taak bij de hand.
prestaties: succesvolle prestaties zijn het resultaat van goede samenwerking, maar het is gebouwd elke stap van de weg. In tegenstelling tot PM-tools die rigide workflows vereisen om teams volgens vastgestelde plannen op koers te houden, hebben operationele teams meer flexibiliteit nodig. Het is van cruciaal belang dat workflow en verantwoordelijkheden verschuiven als reactie op inkomende informatie. Dit stelt teams in staat om dynamische beslissingen te nemen en zorgt ervoor dat ze nauwkeurig en effectief reageren op basis van realtime gegevens.
hoewel PM-tools een geschikte keuze kunnen zijn voor routinetaken, zijn hun beperkte functies niet geschikt voor organisaties die realtime moeten draaien en aanpassen. Veel bedrijven moeten snel reageren op veranderingen buiten hun controle, of dat nu verschuivingen in klantgedrag, vertragingen in een supply chain, of een soort van apparatuur of systeemstoring betekent.
Workstream-samenwerking gebruiken om projectbeheer te verbeteren of te vervangen
stel je voor: Uw team begint aan het bereiken van een kritische, tijdgevoelige doelstelling, ook al zijn niet alle onderdelen op hun plaats. Informatie blijft stromen in, vaak direct geduwd om een workstream collaboration tool van geïntegreerde GPS of IoT-technologieën. Dringende taken worden weergegeven als bruikbare waarschuwingen die alleen aan de betrokken partijen worden afgegeven. Het team als geheel geniet een verbeterd situationeel bewustzijn, wat betekent dat ze beter geïnformeerde beslissingen nemen-geholpen door eenvoudige communicatie via taakgebaseerde kanalen.
projectbeheertools bieden een duidelijke structuur, gesegmenteerde taken en stellen verwachtingen. Geweldige workstream collaboration tools kunnen echter een breed scala aan use cases en doelstellingen ondersteunen die meer geschikt zijn voor operationele of gedistribueerde teams. Hoewel project management tools waardevol zijn, zijn ze niet genoeg om succes te garanderen in een breed scala aan situaties.
in het scenario dat we zojuist hebben geïllustreerd, is de traditionele project management tool nuttig voor het plannen, het controleren van taken als ze worden gedaan, maar het is gewoon niet waar het proces uitvoering gebeurt. Voor veel organisaties is het in hun voordeel om de huidige PM-tools te integreren of ze helemaal te vervangen door een speciaal ontworpen samenwerkingstool. Het is de workstream collaboration tool die de zichtbaarheid, flexibiliteit en functionaliteit biedt die het team echt nodig heeft.
bekijk hoe workstream collaboration tools u kunnen helpen uw werk te organiseren en real-time communicatie rond taken mogelijk te maken. Aan de slag door het geven van Coolfire Core een gratis te proberen.
