PMIS

Abstract

softwaretoepassingen worden beschouwd als een onmisbaar onderdeel van een project management information system. Alle belangrijke toepassingen bieden standaard en aanpasbare procestools die op grote schaal worden ingezet over de hele wereld. In deze paper presenteren we de resultaten van een studie die is uitgevoerd om de effectiviteit van softwaretoepassingen in het beheer van steeds complexere projecten te beoordelen.

tijdens deze studie werd een groep van 100 projectmanagers uit de EMEA-regio gevraagd naar hun ervaringen met het gebruik van softwaretoepassingen om hun projecten te beheren. Projectmanagers werd gevraagd om de tools en functies die zij het nuttigst vinden te beoordelen en de tekortkomingen van de systemen die zij hebben gebruikt op te sommen. Ze werden ook gevraagd om een verlanglijstje met functies of procestools die ze graag zouden zien toegevoegd aan de beschikbare systemen in de markt te bieden.

dit artikel rapporteert de top 10 veelgebruikte functies, de top 10 tekortkomingen en top 10 items op de verlanglijst.

Inleiding

de PMBOK ® Guide-5e editie definieert een Project Management Information System (PMIS) als:

hoewel elke implementatie van PMI ‘ s verschilt van andere in termen van toepassingsgebied, ontwerp en kenmerken, worden softwaretoepassingen beschouwd als een onmisbaar onderdeel van elke implementatie. De optimale benutting van een PMIS hangt sterk af van de manier waarop kritische informatie beschikbaar wordt gesteld aan alle belanghebbenden en het niveau van procesautomatisering. Veel projectmanagers zijn bezorgd over de effectiviteit van hun PMI ‘ s, deels vanwege verkeerd geconfigureerde software, en ook vanwege Roi zorgen. Het doel van deze studie is het verkennen en rapporteren van de percepties van projectmanagers over software applicaties die integraal deel uitmaken van hun PMI ‘ s implementaties.

het huidige PMIS-landschap

organisaties over de hele wereld vertrouwen in toenemende mate op softwaretoepassingen om projectbeheerprocessen te automatiseren. Er wordt ook veel nadruk gelegd op het verbeteren van de nauwkeurigheid van gegevens op basis waarvan kernprestatie-indicatoren en Rapporten worden gegenereerd. Grote project management verantwoordelijkheden, zoals het onderhouden van verschillende registers en het documenteren van de geleerde lessen, worden een stuk gemakkelijker te vervullen door het implementeren van een geschikte toepassing. De volgende paragrafen geven een overzicht van het huidige PMIS-landschap in de EMEA-regio.De markt voor projectmanagementsoftware in de EMEA-regio wordt gekenmerkt door felle concurrentie tussen Microsoft, Oracle, Meridian, Autodesk, Aconex, RIB Software, Huddle en enkele anderen. Terwijl sommige organisaties nog steeds vertrouwen op spreadsheet applicaties en elementaire elektronische agenda ‘ s, de meeste organisaties hebben geïnvesteerd in meer robuuste toepassingen om hun project management processen te stroomlijnen. Een steeds groter aantal iconische projecten zoals Burj Khalifa, ‘ s werelds hoogste gebouw tot nu toe, worden tentoongesteld in case studies van bedrijven waarvan de oplossingen werden gebruikt voor deze projecten.

terwijl sommige softwarebedrijven één enkele applicatie aanbieden om verschillende aspecten van projecten te beheren, bieden andere een reeks gespecialiseerde applicaties die elkaar aanvullen en ook kunnen worden geïntegreerd met andere ERP-implementaties.

sectorspecifieke systemen

terwijl sommige van de applicaties voor projectbeheer geschikt zijn voor elke sector, bevatten andere sjablonen en kenmerken die geschikt zijn voor specifieke soorten projecten. Prijsstelling en operationele kosten spelen ook een rol bij het beperken van het gebruik van bepaalde toepassingen tot bepaalde industrieën. Belangrijke industrieën en toepassingen populair in hen worden getoond in bijlage 1.

tentoonstelling 1-grote industrieën en toepassingen.

methodologie specifieke systemen

veel organisaties in de EMEA-regio ontwikkelen hun methodologieën op basis van PMI-normen. In sommige sectoren is PRINCE 2 ook populair, vooral in delen van Europa. In een recente trend, een toenemend aantal organisaties zijn ook begonnen met het experimenteren met agile methodologieën zoals Scrum, Lean, en Kanban. Er is opgemerkt dat sommige softwaretools niet geschikt zijn voor agile praktijken, terwijl andere niet geschikt zijn voor uitgebreidere methodologieën. Bewijsstuk 2 somt de veelgebruikte tools op die gebruikt worden met populaire methodologieën.

Exhibit 2 – Tools for specific methodologies.

bezorgdheid over softwaretoepassingen

hoewel projectmanagers het erover eens zijn dat effectieve PMI ’s van cruciaal belang zijn om hun projectdoelstellingen te bereiken, zijn er veel twijfels over de doeltreffendheid van de softwareapplicaties die worden ingezet om de PMI’ s te implementeren. De volgende paragrafen beschrijven de uitingen van deze vrees, die vervolgens leiden tot ontevredenheid.

ROI percepties

prijskaartje en operationele kosten van het onderhoud van gespecialiseerde projectbeheersoftware worden door veel projectmanagers vaak als een belangrijk punt van zorg genoemd. De keuze van een bepaalde toepassing wordt vaak gedicteerd door de projecteigenaren, terwijl de rekeningen worden betaald door de contractanten. Projectmanagers in dienst van de contractanten vragen vaak het rendement op investering voor het inzetten van een dure software-applicatie.

beheerskosten

de infrastructuur en middelen die nodig zijn voor het onderhoud van softwaretoepassingen leiden ook tot bezorgdheid. Afhankelijk van de omvang en omvang van het project, vereisen self-hosted applicaties gespecialiseerde faciliteiten en Behuizingen die de overheadkosten opblazen in termen van Financiën, mankracht en inspanning.

leercurve

de tijd en moeite die nodig zijn om de fijne kneepjes van gespecialiseerde softwareapplicaties te leren, behoren ook tot de problemen die vaak door projectmanagers aan de orde worden gesteld. Een PMIS die meer nadruk legt op automatisering, met behulp van software, zal op zijn beurt vereisen dat alle Project management teamleden en veel Project teamleden worden opgeleid in het gebruik van software.

voorgestelde studie

deze studie werd uitgevoerd om de percepties van projectmanagers in de EMEA-regio te onderzoeken en te rapporteren. Deze studie beoogt de volgende doelstellingen te bereiken::

• begrijp de tevredenheid van projectmanagers over de huidige softwaresystemen.
• begrijp het relatieve belang van gemeenschappelijke kenmerken en hulpmiddelen.
  • dit stelt projecteigenaren in staat geschikte tools te selecteren op basis van input van projectmanagers.
  • dit zal softwarebedrijven ook helpen bij het plannen van productupgrades en het toevoegen of verwijderen van functies.
  • dit zal ook projectmanagers helpen bij het opstellen van effectieve opleidingsprogramma ‘ s om de leercurve te minimaliseren.
• inzicht in de tekortkomingen van softwaretoepassingen.
  • dit zal softwarebedrijven helpen bij het plannen van upgrades om de klanttevredenheid te vergroten.
• begrijp de wensenlijst van projectmanagers die hopen om de doeltreffendheid van hun PMIS implementaties te verbeteren.
  • dit zal softwarebedrijven helpen om upgrades te plannen en geschikte functies toe te voegen.
• informeer projectmanagers over mogelijkheden en beperkingen van softwaretoepassingen.
  • dit zal projectmanagers en PMO ‘ s helpen bij het optimaliseren van het automatiseringsniveau.

methodologie

deze studie werd uitgevoerd aan de hand van een enquête waarin 100 respondenten uit de gehele EMEA-regio werden geselecteerd, zodat alle regio ‘ s en bedrijfstakken vertegenwoordigd waren. De respondenten kregen een lijst met veelvoorkomende functies en tools die in de meeste applicaties voor projectmanagement te vinden zijn en ze werden gevraagd om de lijst te ordenen op basis van het relatieve belang van items. Elke respondent werd gevraagd om de functies of tools die het vaakst worden gebruikt en die het minst vaak worden gebruikt te selecteren. Respondenten werd ook gevraagd om een lijst van de tekortkomingen in hun eigen software applicaties, alsmede een verlanglijst van functies of tools die waarschijnlijk effectief gebruik van hun PMI ‘ s te vergemakkelijken. De respondenten werd ook gevraagd om hun tevredenheid over de software die zij momenteel gebruiken, aan te geven.

het onderzoek werd uitgevoerd in de maanden September en oktober 2012. Bevindingen werden verwerkt en samengesteld in November 2012. De demografische gegevens van de respondenten worden gegeven in Bijlage 3.

tentoonstelling 3 – vertegenwoordiging op basis van geografie en industrieën.

lijst van kenmerken / hulpmiddelen

de gedeeltelijke lijst van gemeenschappelijke kenmerken en hulpmiddelen die door de respondenten werden beoordeeld, wordt gegeven in Bijlage 4.

Bijlage 4-gedeeltelijke lijst van kenmerken/hulpmiddelen.

bevindingen van de studie

de studie leverde enkele interessante bevindingen op die in de volgende paragrafen worden samengevat.

tevredenheidsniveau

het tevredenheidsniveau van projectmanagers wordt vermeld in Bijlage 5.

bewijsstuk 5 – tevredenheidsscores.

Features / Tools Used vaakst Used

de top 10 features en tools used vaakst, gebaseerd op de geaggregeerde ratings van alle regio ‘ s en industrieën, worden gegeven in Bijlage 6.

Exhibit 6 – Features/tools used vaakst used.

features / Tools Used Least vaakst Used

de features en tools used least vaakst used based on the aggregate ratings from all geographies and industries are given in Exhibition 7.

Exhibit 7-Features/tools used least vaakst.

top 10 tekortkomingen

de top 10 tekortkomingen, gebaseerd op de geaggregeerde ratings van alle regio ‘ s en industrieën, worden gegeven in bijlage 8.

vertonen 8 – top 10 tekortkomingen.

wenslijst met functies

zeer weinig functies werden door de respondenten geïdentificeerd als items op hun wenslijst. De gevraagde functies worden opgesomd in bijlage 9.

bewijsstuk 9-verlanglijstje.

aanbevelingen

de bevindingen van deze studie bieden enkele interessante inzichten met betrekking tot softwaretoepassingen die op grote schaal in de EMEA-regio worden gebruikt. Op basis van de resultaten die in de voorgaande paragrafen zijn gedeeld, wordt aanbevolen dat:

• softwarebedrijven werken nauw samen met hun klanten om de redenen voor lage tevredenheidsscores te onderzoeken.
• softwarebedrijven plannen hun upgrades door de in Bijlage 6 vermelde functies op te nemen, indien deze er nog niet zijn. Ze moeten ook proberen om de tekortkomingen te overwinnen en items op de verlanglijst zo vroeg mogelijk op te nemen.
• projecteigenaren evalueren de softwaretoepassingen op basis van de functies die het vaakst en het minst worden gebruikt. Ze moeten niet investeren in een applicatie die mist op de functies die het meest nodig is door projectmanagers. Tegelijkertijd moeten ze geen hogere prijs betalen omdat een systeem functies bevat die van het minst belang zijn voor projectmanagers.
• projectmanagers stellen hun opleidingsschema ‘ s op op basis van de in Bijlage 6 genoemde punten.

conclusie

dit document rapporteert de tevredenheid van projectmanagers met algemeen gebruikte project management software applicaties. Het geeft inzicht in functies die het vaakst en het minst vaak worden gebruikt. Het rapporteert ook de belangrijkste tekortkomingen en items op de verlanglijst van projectmanagers. Deze informatie kan door projectmanagers worden gebruikt om hun PMIS-implementaties effectief te plannen. De bevindingen kunnen ook softwarebedrijven helpen bij het verbeteren van hun aanbod en het verbeteren van de klanttevredenheid.