toen ik in het veld werkte, was een van de grootste klachten die ik kreeg van klanten dat security officer rapporten altijd slecht waren in kwaliteit. Of het nu gaat om medewerkers van uurdiensten of bewakers, incidentrapporten moeten leesbaar, gemakkelijk te begrijpen en indien nodig bruikbaar zijn als een juridisch document in de rechtbank. Het gebruik van een security officer report-software kan helpen bij het rapporteren, maar schriftelijke communicatievaardigheden zijn nog steeds nodig.
het zou gemakkelijk zijn om te denken dat iedereen die in een dergelijk communicatie-georiënteerd veld werkt, zou weten hoe een leesbaar en respectabel rapport te schrijven. Helaas, zelfs met de constante druk van klanten, velen niet. sommige agenten niet eens weten hoe te spellen of gebruik maken van goede grammatica, zelfs als ze afgestudeerd aan de middelbare school of bijgewoond college.
ik beschouw mezelf niet als een “expert” op het gebied van het effectief schrijven van rapporten voor de beveiligingsindustrie. Ik deed het zelf ook niet zo goed met grammatica op de middelbare school, en ik heb slechts een beetje meer geleerd in de tussenliggende 36 jaar. Maar ik weet wel hoe ik veiligheidsrapporten moet schrijven om jou, je agenten en je bedrijf uit de problemen te houden.
taal
schrijf niet in Uitgebreide of bloemrijke taal; dit is geen college taalles. Schrijf je rapport alsof je een vriend vertelt wat er gebeurd is. Wees conversationeel. Gebruik zoveel directe citaten als je kunt.
en wees niet bang om grove taal te gebruiken als iemand anders het gebruikt en het is noodzakelijk voor het rapport. Gebruik nooit een sterretje in plaats van de vloekwoorden, d.w.z. S*** of B*****t.
ten slotte, wees zo beknopt mogelijk. Uw klanten zijn druk, die willen niet meer tijd te besteden aan het lezen van rapporten dan ze moeten.
de afkortingen
geven alle afgekorte woorden de eerste keer volledig uit, met de afkorting er achter tussen haakjes. Gebruik vanaf dat moment gewoon de afkorting. Bijvoorbeeld, ” Security Officer (S/O) Stevens en Police Officer (P/O) Roberts werden vergezeld door S/O Junie.”
dit bespaart tijd en ruimte zonder onnodige verwarring te creëren voor de client.
tijdstempels
noteer in alle gevallen de tijdstippen waarop u de informatie leert, niet uw gissingen over wanneer er iets zou kunnen zijn gebeurd. Hoe mooi het ook zou zijn, we zijn niet in staat om door de tijd te kijken.
het verslag in chronologische volgorde bewaren en de details kennen. Met andere woorden, schrijf het rapport met de details als de officier ze leert. Als er om 04.00 uur een gevecht plaatsvindt, maar de officier hoort er pas om 06.00 uur van, dan begint hij om 06.00 uur met het rapport.
Gebruik altijd, tenzij anders aangegeven, militaire tijd bij het schrijven van veiligheidsrapporten. Dit helpt om verwarring te voorkomen en te elimineren als het gaat om tijdsbestek.
als u de tools hebt om specifieke tijdstempels te gebruiken, maak dan uw tijdlijn zo specifiek mogelijk. Zo niet, gebruik het woord ongeveer, zodat u beschermd tegen vragen van de nauwkeurigheid van de rapporten.
stijl
alle rapporten moeten in een derde persoon worden geschreven. Het gebruik van het standpunt van de derde persoon zal verwarring verminderen over wie wat, waar en wanneer deed. Als je meerdere agenten erbij betrokken hebt, zal het zeker helpen om de verhaallijn recht te houden.
schrijf uw rapport volgens de huidige bedrijfsrichtlijnen. Neem contact op met de client om te zien welke opmaak ze verkiezen. Zolang het niet te veel hoofdpijn veroorzaakt, is het altijd het beste om de informatie te presenteren op welke manier de klant het meest nuttig vindt.
grammatica, spelling en interpunctie dienen nauwlettend gevolgd te worden. Slechte grammatica zal klanten vragen stellen over uw intelligentie. Je moet altijd een woordenboek bij de hand hebben. Paperless incident reporting software heeft vaak spelling en grammatica checkers ingebouwd, en er zijn tal van apps en websites die er zijn om u te helpen verbeteren.
invullen van het rapport
vul het rapportformulier volledig in. Laat geen lege plekken achter. Als je lege ruimtes hebt als je klaar bent, plaats dan iets als N/A or En X er doorheen. Dit zorgt ervoor dat de vorm er formeler en vollediger uitziet en voorkomt dat iemand anders dingen in die ruimtes schrijft.
het draait allemaal om de klant
deze bovenstaande richtlijnen zijn gewoon dat, richtlijnen. Overal waar een officier gaat is het formaat een beetje anders. In de beveiligingsindustrie, hoe de klant wil hun rapporten is de manier waarop je ze schrijft. Dat omvat niet alleen de opmaak, maar ook de informatie die is opgenomen en gemarkeerd.
toch zijn deze tips van toepassing op bijna alle rapporten van beveiligingsmedewerkers. Onthoud ze, en je zult in staat zijn om een volledig veiligheidsrapport te maken dat de klant gelukkig maakt, hen alle informatie geeft die ze nodig hebben, en kan opstaan in een rechtbank.
