Small Business Travel:The Complete Guide

reizen is een effectieve manier voor bedrijven om nieuwe klanten en investeerders aan te trekken– niets is effectvoller dan een ontmoeting met een potentiële klant. Grote bedrijven zijn vaak goed uitgerust om te reizen; ze hebben een uniforme procedure en genoeg geld om hun werknemers te ondersteunen. Toch, voor kleine bedrijven, reizen kan overweldigend en ongeorganiseerd worden. De combinatie van een beperkt aantal werknemers en een te ambitieus of onrealistisch reisplan kan kleine bedrijven financieel onder druk zetten.

volgens Concur Technologies, een reis-en kostenbeheerbedrijf, besteden kleine bedrijven gemiddeld 19,7% meer aan reizen! Om deze kosten te minimaliseren, is het van vitaal belang voor kleine bedrijven om efficiënte kosten plannen en gedetailleerde zakelijke reizen beleid te creëren. Een uitgebreid reisplan dat zich richt op consolidatie, compliance, flexibiliteit en transparantie kan uw kleine zakenreizen op een meer georganiseerde, productieve en kosteneffectieve manier helpen.

de vier pijlers van efficiënt zakenreizen

leden van kleine ondernemingen kunnen niet efficiënt reizen tenzij zij een toegankelijk en licht verteerbaar reisplan hebben. Dit zal de verantwoordelijken helpen zich meer bewust te worden van hoeveel geld realistisch gezien aan reizen kan worden besteed. Een toegankelijk plan zal ook helpen medewerkers begrijpen wat er van hen wordt verwacht tijdens zakenreizen. Dit vereist in de eerste plaats dat kleine bedrijven hun financiën beheren door middel van consolidatie.

1) organisatie: financiën beheren door consolidatie

het is onmogelijk om de financiën van uw kleine onderneming te beheren zonder een georganiseerd systeem te creëren. Soms, bedrijven falen om hun financiële kosten te consolideren. Zonder inzicht in de kosten van uw bedrijf, zal het moeilijk zijn om uw uitgaven goed te verdelen over afdelingen. Dit kan leiden tot ongeorganiseerde en financieel gespannen bedrijfsreizen. Organisaties zoals World Travel Service kunnen u helpen al uw informatie samen te voegen in online financiële rapporten. Door het verbeteren van de organisatie van de financiën van uw bedrijf, kunt u een beter idee van de netto-inkomsten van uw bedrijf te krijgen.

een studie uitgevoerd door de Association of Corporate Travel Executives (ACTE) en Global Business Travel Association (GBTA) toonde aan dat 51% van de ondervraagde werknemers (PDF) hoopt binnen de komende twee jaar een “Total Cost of Travel” – beleid in te voeren. Dit soort beleid, dat helpt detail welke gebieden van de reis kosten het meest en hoe deze kosten efficiënt kunnen worden beheerd, kan vooral nuttig zijn voor kleine bedrijven die financieel worstelen. Door een georganiseerd en geconsolideerd financieel systeem te creëren, zal uw bedrijf zich meer bewust worden van de reisverwachtingen en kostenbeperkingen. Met deze duidelijkheid wordt uw bedrijf efficiënter en werken uw medewerkers beter met elkaar, als een goed geoliede machine.

2) Compliance: Training van uw reizigers

het ACTE-onderzoek meldt dat 84% van de bedrijfstravelmanagers gelooft dat geld besparen meer te maken zal hebben met het behalen van compliance; er zal een “verschuiving plaatsvinden in de manier waarop corporate travel managers het beleid benaderen, weg van het beheersen van de kosten van Leveranciers en naar het managen van het gedrag van reizigers.”Hoe meer uw medewerkers zich bewust zijn van en inzicht hebben in het reisbeleid van uw bedrijf, hoe meer geld wordt bespaard.

helaas Wijken Werknemers soms af van het reisbeleid van hun bedrijf in de hoop goedkopere prijzen te vinden. In theorie lijkt dit misschien niet problematisch; werknemers kunnen zelfs denken dat ze nuttig zijn. Volgens een onderzoek dat in 2013 werd uitgevoerd door Amadeus, een wereldwijd reis-en toeristisch bedrijf, had 52% van de zakenreizigers onbetaalde reiskosten omdat zij niet voldeden aan het reisbeleid van hun bedrijf. In werkelijkheid blijkt een gebrek aan naleving vaak een gebrek aan begrip. Als een medewerker uw aanwijzingen niet opvolgt, loopt hij het risico het spaarplan van uw bedrijf te scheef te trekken of te beschadigen. Het is door de naleving van teamleden dat kleine bedrijven hun reisplannen Economisch en efficiënt kunnen uitvoeren. In plaats van te proberen de kosten van leveranciers te beheersen, verschuiven bedrijven hun focus naar het beheren van de manier waarop hun werknemers hun reisbeleid volgen. De nadruk moet niet liggen op “aanzienlijke besparingen”, maar op “kostenvermijding”.”Compliance is echter onmogelijk als je geen flexibel reisbeleid creëert.

3) flexibiliteit: het opzetten van een haalbaar reisplan

hoewel naleving door werknemers belangrijk is, moeten kleine bedrijven nog steeds open communicatie tussen werknemer en werkgever bevorderen. Als uw medewerkers zorgen uiten of wijzen op problemen met uw reisplan, is het uw taak om naar deze grieven te luisteren en te herkennen wanneer het nuttig is om flexibel te zijn. Succes vereist open communicatie tussen werknemers en de werkgever; u moet flexibel zijn en uw frequente reizigers ondersteunen als u een efficiënt en economisch systeem wilt creëren.

reizen en flexibiliteit gaan hand in hand; het is noodzakelijk dat kleine bedrijven een open mindset hebben tijdens elke stap van het reisproces. Volgens het onderzoek van Amadeus moest 51% van de zakenreizigers vóór vertrek wijzigingen (PDF) aanbrengen in hun reisplannen en moest 22% drie of meer wijzigingen aanbrengen in hun reisschema. Met zo veel last-minute wijzigingen, is het belangrijk dat kleine bedrijven zijn comfortabel met verandering en bereid om last-minute veranderingen. Bijvoorbeeld, hoewel verplicht beleid werknemers een duidelijke reeks richtlijnen zal geven en waarschijnlijk de productiviteit zal verbeteren, is het soms niet realistisch voor elke werknemer om identieke richtlijnen te volgen– een lid van het Hoger management kan meer flexibiliteit hebben op een reis dan de andere werknemers. Soms is het belangrijk om flexibel te zijn met uw medewerkers; laat mandaten veranderen in richtlijnen wanneer dat nodig is.

ook als het reissysteem van uw bedrijf niet werkt, wees niet bang om het te veranderen! Een falend systeem zal alleen maar leiden tot meer financiële problemen. In kleine bedrijven kunt u misschien feedback krijgen van alle reizigers over het reisbeleid. het is belangrijk om hiervan gebruik te maken, zodat u erachter kunt komen wat werkt en wat niet.als u eenmaal een werkend systeem hebt, investeer dan in it– blijf betrokken en zorg ervoor dat alles volgens plan verloopt.

4) transparantie: het belang van communicatie

werkgevers in kleine bedrijven staan niet alleen open voor verbeteringen in het reisbeleid, maar moeten ook open blijven voor hun werknemers over het doel van hun beslissingen over zakenreizen. In eerste instantie lijkt uw kleine bedrijf prima te functioneren zonder een duidelijk en gedetailleerd reisplan. Veel eigenaren van kleine bedrijven maken de fout om aan te nemen dat, gewoon vanwege hun kleine omvang, hun werknemers toegang hebben tot en volledig begrijpen van het reisbeleid van het bedrijf. Echter, als uw bedrijf groeit, een gebrek aan structuur– of het ontbreken van een reisplan helemaal– kan leiden tot verwarring. Als je geen reisplan hebt dat je medewerkers volledig begrijpen, kunnen dingen snel ontrafelen.

structuur, duidelijkheid en Transparantie zijn noodzakelijk om betrouwbare relaties te onderhouden. Volgens de ACTE beschikt 44% van de ondervraagde organisaties helaas niet over een formeel systeem voor het verzamelen van reizigersfeedback. 42% van de corporate travel managers wil echter een traveler group oprichten om de communicatie te verbeteren. Onderschat niet de waarde van het creëren van een relatie tussen werknemers en werkgevers! Als alle leden van het team het reisbeleid begrijpen, is het makkelijker om een systeem te creëren dat soepel werkt. Als u niet goed communiceert met uw medewerkers, kunnen ze moe, gestrest of verward worden. Dit kan ertoe leiden dat werknemers zich tijdens zakenreizen niet gefocust gedragen, wat hun interacties met potentiële klanten zal beïnvloeden.

verbetering van de dienstverlening aan reizigers

het is een veel voorkomende misvatting dat het gemakkelijk is voor kleine bedrijven om open en duidelijke communicatielijnen te hebben. In werkelijkheid is het voor kleine bedrijven vaak moeilijker om hun werknemers op de hoogte te houden– het reisbeleid is meestal te algemeen of open. Terwijl grotere bedrijven meestal een formeel reisbeleid hebben dat ervaren medewerkers kunnen helpen versterken, hebben werknemers in kleine bedrijven vaak geen duidelijk inzicht in het reisbeleid, noch hebben ze de steun van een groot netwerk van collega ‘ s. Het is dus gemakkelijk voor werknemers in kleine bedrijven om het reisbeleid van hun bedrijf te negeren en hun eigen beslissingen te nemen terwijl ze onderweg zijn.

communicatie is bijzonder belangrijk tijdens het reisproces zelf. Pre -, tijdens en post-trip berichten zijn goede manieren om reizigers up-to-date te houden. De Concur Messaging communicatie platform heeft Pre-trip messaging, interactieve kaarten, werknemer routes, bestemming details, en nog veel meer. Deze tools kunnen reizigers informatie en advies geven over hoe ze hun reis efficiënt en productief kunnen beheren. Constante communicatie zal helpen om zakenreizen georganiseerd te houden, terwijl ook werknemers eraan worden herinnerd om zich correct te gedragen en gefocust te blijven. De commerce-as-a-service bedrijf, achten, heeft ook een corporate travel app die zal helpen bij het boeken van vluchten, op maat reisbeleid, en zelfs bekijken luchtvaartmaatschappij inventaris.

Hoe boek je een reis voor een klein bedrijf: betaalbare reisbureaus en digitale oplossingen

kleine bedrijven hebben een paar mogelijkheden om hun reis te boeken en te plannen.

veel bedrijven worden echter strenger met het boeken; ze hebben gekozen voor specifieke boekingstools die ze het meest nuttig vonden.

restrictief reisbeleid minimaliseert het geld dat aan planning wordt besteed. Het is gebruikelijk voor bedrijven om te vertrouwen op slechts een paar boekingstools– zelfs Cognizant raadt aan dat, als uw bedrijf geen probleem heeft, je niet “fix wat niet gebroken.”Hoewel het waar is dat je een reisbeleid dat lijkt te werken niet moet ontmantelen, is het altijd belangrijk om goedkopere opties te verkennen. Dit betekent niet dat u uw reisplan volledig opnieuw moet bekijken– het betekent dat u andere reisoplossingen moet uitproberen, in plaats van simpelweg te vertrouwen op wat comfortabel is. Zelfs als uw reisbeleid lijkt te werken, zou het misschien nog beter kunnen werken. Als u goedkopere reisopties uitprobeert, kunt u uw reisbeleid aanpassen aan deze bevindingen.

1) reisbureaus

veel kleine bedrijven vinden reisbureaus te duur. Toch, volgens de New York Times, wanneer de prijs en service van agenten worden vergeleken in een studie met die van online zoekmachines, de agenten komen op de top. Journalist Seth Kugel legt uit hoe de geteste agenten in staat waren om te suggereren “alternatieve routes, advies over visa en gewoon in het algemeen , goed, meer mens dan hun computer tegenhangers.”Agenten kunnen helpen uw kleine bedrijf vinden niet-geadverteerde tarieven en kortingen die zoekmachines niet kunnen. Het is belangrijk om te weten hoe te werken rond kostenbeperkingen bij het boeken van vluchten, hotels, Vervoer, en meer. Reisbureaus kunnen uw bedrijf de extra hulp geven die het nodig heeft om aan de slag te gaan.Ethan Laub, oprichter en CEO van TripScanner, suggereert dat er drie tekenen zijn dat uw bedrijf een reisbureau moet vinden. Als uw bedrijf …
1) een complex reissysteem heeft
2) regelmatig op het laatste moment wijzigingen aanbrengt in boekingen
3) genoeg reist om over kortingen voor leveranciers te onderhandelen
…dan kunt u profiteren van de hulp van een agent.

2) Open boeking

hoewel een reisbureau nuttig is, kiezen veel kleine bedrijven voor een andere route. Dave Johnson, een schrijver voor startupnation.com, is van mening dat het belangrijk is al uw opties af te wegen, in plaats van automatisch een reisbureau te kiezen. Open booking wordt steeds de favoriete reisoplossing, omdat het medewerkers in staat stelt om hun eigen reizen te boeken via hun favoriete platforms– vaak rechtstreeks vanaf hun smartphone. Terwijl reisbureaus kunnen “toegang hebben tot bepaalde soorten kortingen en pakketten die … misschien moeilijker te vinden op uw eigen,” Johnson suggereert dat, als je kunt besteden een beetje extra tijd en energie, kunt u betere prijzen in-house. Open booking is een handige reisoplossing die de zichtbaarheid kan verbeteren en tegelijkertijd de flexibiliteit en de Vrijheid van medewerkers kan vergroten. Het is gewoon een kwestie van het afwegen van de voors en tegens en te beslissen of uw bedrijf de tijd heeft om deals zelf te vinden, of dat hulp van buitenaf nodig is.

Open boeking voor kleine bedrijven: de pro ‘ s

hoewel het vaak moeilijk is voor grote bedrijven om verschillende reisbenaderingen uit te proberen, hebben kleine bedrijven dit probleem meestal niet; het is gemakkelijker voor kleine bedrijven om met verschillende benaderingen te experimenteren. Door het verkennen van alle beschikbare reisopties, uw kleine bedrijf kan ontdekken welk systeem het beste werkt. Open booking geeft uw medewerkers de vrijheid om te kiezen hoe ze hun reizen boeken. Niet alleen zal dit het reisgemak verhogen, maar het zal ook uw bedrijf helpen nieuwe reistools te ontdekken die uw bedrijf ten goede kunnen komen. Deze methode kan ook helpen bij het bevorderen van een betere teamomgeving door medewerkers enige controle te laten hebben over hoe ze reizen. Rita Visser van GBTA merkt op dat “open booking reizigers de mogelijkheid geeft om andere keuzes te maken” (PDF). Visser is van mening dat open booking perfect is voor millennials, die meestal “niet willen weten waar en wat te boeken.”Door werknemers enige controle te geven over hun eigen reizen, wordt het boekingssysteem van het bedrijf flexibeler en hebben de kleine bedrijven ruimte om te groeien.

sommigen beweren ook dat open boeken het beheer van reiskosten gemakkelijker maakt. Kathy Kaden, de associate director bij Cognizant, merkt op dat open booking reizigers in staat stelt om “routes door te sturen naar het managed travel programma voor een vollediger beeld van de reisuitgaven” (PDF). Reisbonnen kunnen automatisch worden verzonden naar de werkgever en dus onkostendeclaraties kunnen worden gemaakt zonder zoveel gedoe. Op deze manier kan open booking uw bedrijf helpen informatie te consolideren, ongeacht hoe of waar medewerkers hun reizen boeken. Deze toename van de zichtbaarheid van reizigers zal u toelaten om te zien wat uw medewerkers besteden en waar ze besteden het.

Open boeking voor kleine bedrijven: De Cons

toen aan werknemers werd gevraagd wat hen het meest bezighoudt met open boeking, bleek uit een enquête van Travel and Transport (PDF) dat werknemers vaak melding maakten van traveler tracking en andere veiligheidsproblemen.”Toch, de ondervraagden gerangschikt deze zorgen lager dan de voordelen van open booking, zoals de potentiële besparingen. Andere bronnen hebben ontdekt dat open booking leidde tot een 15 procent tot 20 procent stijging van de prijzen (PDF), in vergelijking met medewerkers boeken binnen het reisbeleid van hun bedrijf. Deze prijsstijging bleek voornamelijk te wijten te zijn aan ” internationale bedrijfskortingen.”Deze speciale kortingen zijn alleen beschikbaar als u boekt via travel management bedrijven die namens u kunnen onderhandelen.Michael Kubasik van Travel and Transport concludeert dat” het echt te vroeg is om te beslissen (PDF) of er materiële besparingen zijn ” van open booking. Als u nog steeds niet zeker weet of open booking de juiste oplossing is voor uw kleine bedrijf, kunt u hier meer waardevolle informatie vinden.

3) digitale oplossingen

het is niet nodig volledig te vertrouwen op een reisbureau of op interne besluitvormingsprocessen. Salesforce.com ‘ s senior manager, Dorian Stonie, merkt op dat ze gebruik maken van open booking “just when it makes sense” (PDF); het is belangrijk om flexibel te zijn en andere digitale oplossingen te verkennen. Als een alternatief voor reisbureaus en open booking, uw kleine bedrijf zou kunnen overwegen uitbesteding van alle of een deel van de processen, met behulp van digitale travel management oplossingen voor betaalbare hulp. Niet alle digitale reistools zijn gelijk gemaakt; sommige van hen zijn gewoon mobiele apps of websites die reisdeals kunnen bieden, terwijl anderen zijn volwaardige reizen en kosten management oplossingen-gedreven door AI of het combineren van Ai en reisbureaus. De volgende lijst met mobiele oplossingen kan uw bedrijf helpen. De reistools die u kiest, zijn afhankelijk van wat u wilt boeken en hoeveel hulp u nodig hebt.

Tips voor kleine zakenreizen en veelvoorkomende vooroordelen: wat u misschien hebt gemist

van het boeken van aansluitende vluchten tot het vinden van de goedkoopste manier van reizen, zijn er vele manieren waarop bedrijven geld verspillen zonder het te beseffen. We hebben hieronder een lijst met tips samengesteld om uw bedrijf te helpen een aantal veelvoorkomende reisfouten te voorkomen.

vaak voorkomende Reisfouten

om reisfouten als deze te voorkomen, raden we ons reisbeleidssjabloon aan, dat u kan helpen een gericht en georganiseerd reisbeleid op te zetten. Of u nu een reisbureau gebruikt of besluit om een andere methode te proberen, deze tips zullen uw bedrijf helpen om te zetten in een economische en efficiënte reizende machine.

nu is het tijd om te beslissen welke benaderingen het beste werken voor u en uw bedrijf. Als u geïnteresseerd bent om te zien of een digitale oplossing voor u geschikt is, kunt u een demo van onze A. I. reisassistent, Claire, met een van onze oprichters hier boeken.