the 7 essential rules of writing a good consultancy report

als consultant zal uw reputatie berusten op de kwaliteit van uw rapporten. Want zelfs als je goed werk hebt gedaan in elk ander aspect van het project, zal uw klant uiteindelijk ongelukkig zijn als u niet aan een uitstekend rapport te leveren.

rapporten zijn de enige tastbare erfenis van het project, dus u wilt dat die erfenis een positieve erfenis is die uw reputatie eerder versterkt dan vermindert.

zo nu en dan ontmoet ik iemand in de loop van mijn werk die zegt: “Oh ja, jij bent de auteur van het Hackett-rapport”. Ik kon niet zeker zijn hoeveel Hackett rapporten er zijn, maar het is een behoorlijk aantal. En hoewel ze een organisatie niet altijd in het beste licht hebben laten zien, ben ik ervan overtuigd dat ze allemaal goed geschreven zijn en waarde hebben geleverd voor de klant in termen van hun aanbevelingen.

wanneer u overstapt van werk naar consulting, is het schrijven van projectrapporten niet noodzakelijk iets wat u eerder hebt gedaan. En schrijven als consultant in de publieke sector is heel anders dan schrijven als werknemer in de publieke sector, dus je moet een aantal eerdere gewoonten loslaten.In de loop der jaren heb ik veel verhalen van klanten gehoord over rapporten van consultants waar zij zeer ontevreden over waren. Het ergste scenario was een klant die een andere consultant moest inschakelen om een rapport volledig opnieuw te werken. Het maakt niet uit hoe vaak ze gingen terug naar de oorspronkelijke consultant voor bewerkingen, het was gewoon niet up to scratch en kon niet worden uitgebracht zonder een polish up. Er is niet veel fantasie nodig om erachter te komen hoe waarschijnlijk het zou zijn dat de klant die consultant opnieuw zou inschakelen of doorverwijzen naar collega ‘ s.

dus riskeer het produceren van slechte rapporten op uw risico-Verbeter uw vaardigheden met mijn top tips voor het schrijven van een consultancy rapport.

de 7 essentiële regels voor het schrijven van een consultancyrapport

goede rapporten gebeuren niet zomaar. Ze zijn gemaakt met vaardigheid en zorg. Hier zijn de zeven essentiële regels waaraan ik me houd bij het schrijven van een consultancy rapport.

het geeft antwoorden op de problemen van de cliënt

lijkt zo voor de hand liggend, maar de cliënt kwam naar u toe met een probleem waarvoor u de opdracht kreeg oplossingen te vinden. Ik heb te veel rapporten gezien die vergeten dat deze problemen centraal moeten staan. Stel niet teleur-zorg ervoor dat uw rapport duidelijk specificeert die problemen, schetst uw bevindingen met betrekking tot deze problemen, en biedt uw klant met een aantal verstandige antwoorden.

het heeft een logische stroom

het rapport moet een verhaal vertellen en, zoals alle goede verhalen, moet het logisch stromen en de lezer meenemen op een reis. Die reis begint met context, gaat verder met het identificeren van de problemen, dan biedt uw bevindingen, en ten slotte uw aanbevolen oplossingen. .

het spreekt tot het beoogde publiek van het rapport

wanneer u uw rapport schrijft, is het gemakkelijk om te vergeten dat het zeer onwaarschijnlijk is dat de client hetzelfde is als het publiek van het rapport. Je moet een manier vinden om niet alleen met je klant te spreken, maar ook met een breder publiek dat zowel interne als externe stakeholders kan omvatten. De truc is om niet te veel of te weinig kennis aan te nemen als je aan het schrijven bent.

het bevat concrete aanbevelingen

uiteindelijk komt het allemaal neer op uw aanbevelingen. Het project draait allemaal om het oplossen van een reeks problemen voor uw klant en een rapport zonder aanbevelingen zal zeker niet aan hun verwachtingen voldoen.

het houdt rekening met politieke gevoeligheden.

dit is een cruciaal aspect van het schrijven van rapporten over de publieke sector. Want het maakt niet uit met welke sector van de overheid je werkt, er zullen kwesties zijn die zeer emotioneel zijn voor de Gemeenschap, zeer omstreden voor de overheid en potentiële risico ‘ s opleveren voor organisaties die diensten leveren op het terrein. U moet het rapport schrijven op een manier die rekening houdt met dergelijke problemen om eventuele risico ‘ s voor uw klant te minimaliseren.

het is beknopt en in gewoon Engels geschreven

Als u net uit de publieke sector bent gekomen om te consulteren, kunt u een aantal schrijfgewoonten meebrengen die u niet zullen helpen. De taal van de bureaucratie en het gebruik van wezelwoorden mag overheersen in de overheid, maar als adviseur, moet je jezelf ontdoen van deze tendensen. Gebruik korte zinnen en korte alinea ‘ s. Schrijf dingen eenvoudig, zoals je het zou kunnen spreken, en laat je niet verleiden om lyrisch te waxen.

het gebruikt een neutrale en onbevooroordeelde toon

ik benadruk hier de term “toon”. Ik suggereer zeker niet dat de inhoud van uw verslag neutraal en onbevooroordeeld moet zijn – integendeel; u moet, zoals ze zeggen, “eerlijk en onbevreesd advies geven”. Maar in termen van de algemene toon van uw verslag, het moet voorkomen dat het gebruik van beladen of emotionele taal.

mijn rapport structuur / template

veel nieuwe consultants worstelen met het structureren van een volledig consultancyrapport. Om te helpen met dit, in logische volgorde, hier zijn de zes secties die zijn in mijn rapport template. Repliceer deze structuur voor je volgende rapport, en je bent op het juiste spoor.

• samenvatting
• Inleiding en achtergrond
• feitelijke / contextuele informatie
• bevindingen
• aanbevelingen
• Appendices

Toptips voor het vormgeven van aanbevelingen

bij het opstellen van aanbevelingen doet u een laatste analyselaag om uit te vinden wat de volgende stap is voor de cliënt. Aanbevelingen moeten worden:

• uitvoerbaar – zij moeten de klant adviseren wat te doen – welke stappen moeten worden genomen.
• specifieke-vage of dubbelzinnige aanbevelingen zijn niet nuttig; hoe specifieker en gedetailleerder hoe beter.

bijvoorbeeld, in plaats van aan te bevelen:

governancemechanismen zijn verbeterd

probeer dit in plaats daarvan:

Governance van de dienst wordt versterkt door:

• jaarlijkse introductie en opleiding aan alle bestuursleden
• herziening van het aanbestedingsbeleid in overeenstemming met de huidige wettelijke vereisten.

de eerste is gewoon vaag en niet nuttig – de tweede vertelt de cliënt precies welke acties moeten worden ondernomen.

• haalbaar/uitvoerbaar – wanneer u aanbevelingen formuleert, moet u niet naar de hemel reiken en uw ultieme ideale oplossing aanbevelen. Want rapporten die onbereikbare aanbevelingen bevatten, zullen zeer waarschijnlijk op de plank liggen en stof verzamelen. Je hebt gewerkt in organisaties, dus je begrijpt de complexiteit van het implementeren van verandering. Wat nodig is, is een afgemeten en weloverwogen proces, dus zorg ervoor dat uw aanbevelingen zijn niet taart in de lucht, maar zijn haalbaar en doenbaar voor uw klant.
• Getest met de cliënt op aanvaardbaarheid – voordat u aanbevelingen in uw rapport opneemt, test u eerst de wateren met de cliënt. Bespreek mogelijke aanbevelingen die voortvloeien uit deze bevindingen en peilen wat waarschijnlijk werkt voor de klant op basis van waar ze zich bevinden en waar ze energie voor hebben. Onthoud, er is altijd meer dan één weg de berg op.

advies over het opstellen van Executive Summaries

te vaak beschouwen schrijvers de Executive Summary als een bijzaak-slechts een korte samenvatting. Maar zoals we allemaal weten, is dit in veel gevallen het enige deel van een verslag dat volledig zal worden gelezen. Dus het is een uiterst belangrijk onderdeel van het rapport, en je moet tijd besteden aan het vormgeven om ervoor te zorgen dat het de test van ‘als dit de enige sectie een senior persoon leest, bevat het de essentiële belangrijke boodschappen en informatie?’

hier is mijn advies:

• zorg ervoor dat de samenvatting een verkorte versie van het geheel bevat
• Besteed aandacht aan logische stroom – hetzelfde geldt hier als voor het volledige rapport in die zin dat de samenvatting een logische stroom moet hebben van context naar Probleem naar bevindingen naar oplossingen.
• geef alleen de algemene bevindingen. De inhoud van uw rapport moet een overzicht geven van de ‘bewijzen’ voor uw bevindingen. Maar in de samenvatting, laat het detail en voeg gewoon het grote plaatje in termen van wat je vond.
• de aanbevelingen opnemen. Als dit de enige sectie is die iemand leest, wil je zeker dat ze weten welke acties je aan de client hebt aanbevolen.

als u werk in de publieke sector hebt geruild voor consulting in de publieke sector, neem dan niet alleen aan dat u al vaardigheden hebt om rapporten te schrijven. Investeer in de ontwikkeling van die vaardigheden. Omdat het produceren van ondermaatse rapporten uw reputatie zal schaden en mogelijk uw succes als consultant in gevaar zal brengen.