vrijwilligerswerk in het bestuur van uw HOA is een belangrijke functie die veel verantwoordelijkheid met zich meebrengt. De Raad van bestuur heeft de taak erop toe te zien dat de gemeenschap goed functioneert en de vereisten van de bestuursdocumenten na te leven. Zij lossen problemen en conflicten op, behandelen de begroting van de Gemeenschap, houden toezicht op onderhoud en reparaties, en nog veel meer.
het lijkt misschien overweldigend om een nieuw bestuurslid te zijn, maar iedereen neemt verschillende elementen aan en werkt samen. Om je wat achtergrond te geven, nemen we de algemene taken van alle bestuursleden door, en breken we af wat de officieren van HOA besturen meestal afhandelen.
algemene verantwoordelijkheden voor alle bestuursleden
de belangrijkste verantwoordelijkheid voor bestuursleden is hun fiduciaire verplichting. Het is zo essentieel dat elke staat wetten heeft die een fiduciaire plicht opleggen aan hun HOA boards. Het uitvoeren van de fiduciaire taak gaat niet over enige vaardigheid, maar een verbintenis om de zorg voor de gemeenschap boven vooroordelen, eigenbelang of andere eisen te stellen. Het betekent dat de basis voor alle besluiten moet worden geïnformeerd en-wat het beste is voor de gemeenschap. Het wordt verder afgebroken tot de zorgplicht, de loyaliteitsplicht en de plicht om binnen de grenzen van het gezag te handelen.
zorgplicht vereist dat besluitvormers hun uiterste best doen bij het nemen van beslissingen voor de gemeenschap. Het betekent het doen van de due-diligence om een weloverwogen beslissing te nemen. Loyaliteitsplicht betekent dat het lid persoonlijke belangen opzij zet (met name het vermijden van belangenconflicten) en het welzijn van de gemeenschap voorop stelt bij het nemen van beslissingen. Dus tot slot, een plicht om te handelen binnen de reikwijdte van de autoriteit is precies wat het klinkt – ze moeten de taken uitvoeren waartoe ze verplicht zijn, maar kunnen geen beslissingen nemen of dingen regelen buiten hun autoriteit.
een bestuursleden belangrijkste taak
om een goed bestuurslid te zijn, moet elk van hen kennis hebben van de bestuursdocumenten van hun vereniging (de declaratie van CC&R ‘ s, de statuten, enz.) , en alle wetten van de staat die van toepassing zijn. Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van de Raad van bestuur is het opstellen van de jaarlijkse begroting. Hoewel de treasurer meestal de aanspreekpunt is en toezicht houdt op het proces, zullen alle bestuursleden waarschijnlijk deelnemen aan de oprichting en aanvulling ervan. Ook kunnen er brede projecten zijn, zoals een huiseigenaar handboek, waar het hele bestuur samen aan werkt.
nu de basis is gedekt, laten we de verantwoordelijkheden van de functionarissen afstoten. Hoe veel officiers in een Raad zitten, verschilt per staatswet en HOA-documenten, maar de meeste hebben een president, vicepresident, penningmeester en secretaris.
President
de president leidt de Raad van bestuur en controleert veel van de procedurele taken van de Raad. Zij zitten de vergaderingen voor, zodat iedereen de kans krijgt om zijn mening te uiten en dat alle noodzakelijke onderwerpen worden behandeld. Dus, natuurlijk, ze zijn zeer goed thuis in de governingdocuments van de HOA ‘ s, en meestal, hebben uitzonderlijk leiderschap en managementvaardigheden nodig. Bovendien, de president is ook de ” CEO ” van de vereniging—deysign contracten en andere juridische documenten, evenals medeondertekening van de controles.
vicepresident
niet alle besturen hebben een vicepresident. Als je er een hebt, is de vice-president in de eerste plaats verantwoordelijk voor het overnemen van de president wanneer de president niet beschikbaar is. De vice-president moet dus ook goed op de hoogte zijn van alle bestuursdocumenten, vergaderingen kunnen houden en andere verantwoordelijkheden op zich kunnen nemen. Wanneer de voorzitter aanwezig is, kan de vice-voorzitter meer adviseur zijn, een van de commissies leiden en andere taken zoals toegewezen.
penningmeester
de penningmeester houdt toezicht op de financiën van de HOA. Ze behandelen en documenteren alle inkomende en uitgaande geld-het innen van Vergoedingen, het betalen van Leveranciers, het monitoren van investeringen. De penningmeester zorgt er niet alleen voor dat de organisatie financieel gezond is, maar dat alle uitgaven en inkomsten volgen wat is toegestaan onder de bestuursdocumenten. Zij zullen gewoonlijk verantwoordelijk zijn voor het leiden van de jaarlijkse begrotingsplanning, hoewel alle leden van de Raad waarschijnlijk zullen deelnemen. En wanneer een audit wordt uitgevoerd, werkt de treasurer nauw samen met de auditor. Andere financiële verslagen,zoals maandelijkse of driemaandelijkse uitgaven, kunnen worden aangevraagd door de Raad van bestuur, die de penningmeester verantwoordelijk zou zijn voor het genereren.
secretaris
de secretaris van een HOA-raad is de document-en recordhouder. Zij zijn verantwoordelijk voor de notulen van de vergadering en de eventuele ondersteunende documenten, zenden gewoonlijk vergaderberichten uit en werken samen met de voorzitter aan het opstellen van de agenda ‘ s van de vergadering. Ze behandelen alle associatie-records, zoals huiseigenaar informatie en onderhoud records. Alle documenten moeten gemakkelijk toegankelijk zijn voor elk HOA-lid dat het wil (binnen enkele grenzen), en de secretaris moet ervoor zorgen dat de bestanden goed georganiseerd zijn. De secretaris is meestal ook verantwoordelijk voor het maken van ervoor te zorgen dat de HOA voldoet aan het indienen van deadlines en andere wettelijke record eisen.
problemen vermijden
het meest voorkomende probleem waarmee een bestuurslid geconfronteerd wordt, is een belangenconflict. Het kan een uitdaging zijn om niet in een aantal valstrikken te vallen die eigenlijk uw fiduciaire verantwoordelijkheid schenden.
op enigerlei wijze verbonden zijn met een bedrijf of persoon die door de HOA kan worden ingehuurd, is een gemeenschappelijk belangenconflict.Als alternatief kan een verkoper een gratis dienst aanbieden om in aanmerking te komen voor een nieuw contract. Sommige andere zijn dingen zoals een geluidsprobleem waarbij het bestuurslid de enige persoon is die klaagt, of het bestuur overweegt om de regels voor het parkeren van een boot te wijzigen wanneer de vicepresident een van de mensen is die een bootopslag nodig heeft.
telkens wanneer zich een conflict voordoet, moet het Lid dit bekendmaken en zich onthouden van alle daarmee verband houdende besluitvorming.
conclusie
hoewel er veel werk en verantwoordelijkheid aan verbonden is om lid te zijn van een HOA-raad, is er ook de tevredenheid om uw gemeenschap echt te helpen goed te functioneren voor iedereen. Ook, hoewel officieren hebben specifieke taken, veel elementen van een bestuurslid worden gedaan door middel van teamwork. Je best doen om te handelen en de beste beslissingen te nemen, alleen voor het welzijn van de Gemeenschap, onder leiding van staatsrecht en bestuursdocumenten is het belangrijkste wat je kunt doen om een goed bestuurslid te zijn.
