Autor: Strahinja Stojanovic
Um Manual da Qualidade deixará de ser um documento obrigatório, de acordo com a versão disponível do DIS ISO 9001:2015 padrão (para saber mais sobre as próximas mudanças, leia este artigo: 5 Principais Mudanças Esperadas na ISO 9001:2015 a partir de 2014 Projecto de Norma Internacional (DIS)). Como é que isso aconteceu? O Manual de qualidade foi um dos primeiros documentos solicitados por um organismo de certificação antes da auditoria de certificação. Como é que de repente perdeu o seu propósito e importância?
o lado negro do Manual de qualidade
a maioria dos manuais de qualidade conseguem cumprir formalmente os requisitos da norma ISO 9001, e ainda assim erram o ponto do documento. O resultado é um dos documentos mais fundamentais de um QMS que ninguém lê – exceto alguns auditores de certificação masoquistas.
tenho frequentemente encontrado manuais de qualidade com 20+ (às vezes até mesmo 50+) páginas, e comecei a pensar se deveria ser chamado de “Sistema de gestão da qualidade”, ou “sistema de gestão da quantidade”.”Havia muita informação duplicada ou desnecessária, e tantos detalhes que acabei sentindo pena da árvore que foi cortada para fazer papel para esta pilha de informações desnecessárias.Ter um Manual de qualidade, na minha opinião, não era má ideia. Trata-se de um documento onde a organização se apresenta, o seu sistema de gestão da qualidade, e mesmo a sua forma de pensar e de abordar a gestão da qualidade. A prática comum era (para além dos requisitos da secção 4.2.2) incluir alguns requisitos da Secção 4.1 e alguns outros requisitos que eram mais fáceis de documentar através de um Manual de qualidade.
um manual de qualidade lúcido, curto e claro dá a impressão de uma organização que sabe o que está a fazer – uma organização que realmente gere o seu sistema de gestão da qualidade. Um Manual de boa qualidade facilita o trabalho do auditor e lhe dá a oportunidade de auditar melhor o sistema – e, com suas observações, realmente contribuir para a melhoria do sistema. E o que é mais importante, esse Manual de qualidade é útil para o representante de gestão e proprietários de processos, porque fornece uma visão geral sobre o sistema de gestão da qualidade.As grandes empresas exigem frequentemente que os seus fornecedores disponham de um sistema de gestão da qualidade e podem exigir um Manual de qualidade durante a selecção dos fornecedores. Que Impressão tem o seu Manual de qualidade sobre a sua empresa? Um manual de qualidade volumoso diz que você prefere gastar recursos em vez de aplicar uma abordagem criativa.
escrever um Manual de boa qualidade não é assim tão difícil: defina o âmbito do seu QMS, enumere as exclusões (para saber mais sobre exclusões na norma ISO 9001:2008, leia este artigo O que é uma exclusão aceitável na Cláusula 7 da ISO 9001) Se houver quaisquer exclusões, e justificações para eles, descreva interações entre seus processos (de preferência através de um fluxograma de processo), e enumere TODOS os procedimentos QMS que você usa – e isso é tudo. Veja também escrever um Manual de Qualidade curta.
para ser ou não ser
com ou sem um Manual de qualidade, as organizações ainda precisarão de algum documento QMS global. Será ainda necessário enviar ao organismo de Certificação um documento que descreva o seu sistema, bem como enviá-lo aos grandes clientes. Embora já não seja obrigatório, todos os requisitos do manual de qualidade, exceto 4.2.2 b), permanecem na nova versão da norma. O escopo do QMS e as interações entre os processos ainda precisam ser definidos. Estes requisitos são ainda mais detalhados na nova versão, e ainda devem ser de alguma forma documentados.
a nova versão do padrão tem alguns novos requisitos que precisam ser cumpridos como informação documentada, que pode ser facilmente incluída em um Manual de qualidade – por exemplo, o contexto da organização.
a mesma ideia, forma diferente
este novo documento não obrigatório (seja qual for o nome que lhe demos) que irá substituir o Manual de qualidade conterá todos os requisitos restantes da secção 4.2.2, e eu acrescentaria alguns novos.
Este novo documento deve fornecer as seguintes informações sobre a organização:
- somos empresa XYZ;
- estamos produzindo e fornecendo esses serviços;
- vamos aplicar um sistema de gestão da qualidade para esses processos;
- nós não aplique essas cláusulas da norma por estas razões;Estes são os nossos processos e as suas interacções;e este é o contexto interno e externo em que operamos.
Esta pode ser considerada uma simplificação exagerada, e é claro que esta informação não pode ser colocada em apenas um parágrafo, mas este documento, faria sentido e seria atender a maioria dos requisitos da cláusula 4, a nova versão da norma. Além disso, a missão e a visão da organização podem ser adicionadas, e este documento pode efetivamente tornar-se a brochura que irá apresentar a sua empresa aos futuros clientes.
esta nova versão do padrão não é um escravo da formalidade (isto é uma coisa boa? Somente o tempo dirá…) e exigirá uma abordagem mais criativa para obter o máximo de cada exigência, adaptando-se às necessidades da organização em vez de empilhar documentos inúteis.
Clique aqui para ver uma antevisão de um Manual de qualidade que é adaptado para uma empresa mais pequena.
