pequenas viagens de negócios: o Guia Completo

Viagens é uma forma eficaz de as empresas adquirirem novos clientes e investidores– nada é mais impactante do que encontrar-se face a face com um cliente potencial. As grandes empresas são muitas vezes bem equipadas para viajar; elas têm um procedimento uniforme e dinheiro suficiente para apoiar seus funcionários. No entanto, para as pequenas empresas, as viagens podem tornar-se avassaladoras e desorganizadas. A combinação de um número limitado de trabalhadores e de um plano de viagens demasiado ambicioso ou irrealista pode sobrecarregar financeiramente as pequenas empresas.

de acordo com a Concur Technologies, uma empresa de gestão de viagens e despesas, as pequenas empresas gastam em média 19,7% mais em viagens! A fim de minimizar essas despesas, é vital para as pequenas empresas criar planos de despesas eficientes e políticas detalhadas de viagens corporativas. Um plano de viagens abrangente que se concentra na consolidação, conformidade, flexibilidade e transparência pode ajudar suas pequenas viagens de negócios de uma forma mais organizada, produtiva e econômica.

os quatro pilares de viagens de negócios eficientes

os membros das pequenas empresas não podem viajar de forma eficiente a menos que tenham um plano de viagens acessível e facilmente digerível. Isto ajudará os responsáveis a tornarem-se mais conscientes de quanto dinheiro pode, realisticamente, ser gasto em viagens. Um plano acessível também ajudará os funcionários a entender o que se espera deles durante as viagens de negócios. Em primeiro lugar, isto exige que as pequenas empresas gerem as suas finanças através da consolidação.

1) organização: gerir as finanças através da consolidação

é impossível gerir as finanças da sua pequena empresa sem criar um sistema organizado. Por vezes, as empresas não conseguem consolidar as suas despesas financeiras. Sem uma compreensão das despesas de sua empresa, será difícil alocá-lo adequadamente em todos os departamentos. Isto pode resultar em viagens de empresa desorganizadas e financeiramente tensas. Organizações como o World Travel Service podem ajudá-lo a fundir todas as suas informações em relatórios financeiros online. Ao melhorar a organização das Finanças da sua empresa, pode ter uma ideia melhor dos lucros líquidos da sua empresa.

Um estudo realizado pela Associação de Corporate Travel Executives (ACTE) e a Global Business Travel Association (GBTA) concluiu que 51% dos inquiridos empregados (PDF) esperança de apresentar um Custo Total de Viagem” política nos próximos dois anos. Este tipo de política, que ajuda a detalhar quais as áreas de viagem mais caras e como essas despesas podem ser geridas de forma eficiente, pode ser especialmente útil para as pequenas empresas que estão lutando financeiramente. Ao criar um sistema financeiro organizado e consolidado, sua empresa vai se tornar mais consciente das expectativas de viagens e limitações de custos. Com esta clareza, o seu negócio tornar-se-á mais eficiente e os seus funcionários trabalharão melhor uns com os outros, como uma máquina bem oleada.

2) Compliance: Training Your Travelers

The ACTE survey reports that 84% of corporate travel managers believe that saving money will become more about gaining compliance; haverá uma ” mudança na forma como os gestores de viagens corporativos abordam a Política, longe de controlar os custos do fornecedor e para gerenciar o comportamento do viajante.”Quanto mais seus funcionários estiverem cientes e entenderem a Política de viagens de sua empresa, mais dinheiro será economizado.Infelizmente, na esperança de encontrar preços mais baratos, os trabalhadores afastam-se por vezes da Política de viagens da sua empresa. Em teoria, isto pode não parecer problemático; os empregados podem até pensar que estão a ser úteis. De acordo com uma pesquisa realizada em 2013 pela Amadeus, uma empresa global de viagens e Turismo, 52% dos viajantes de negócios tinham despesas de viagem não pagas porque eles não cumpriram a Política de viagens de sua empresa. Na realidade, a falta de cumprimento revela frequentemente uma falta de compreensão. Se um empregado não seguir as suas instruções, eles correm o risco de distorcer ou danificar o plano de poupança da sua empresa. É através da Conformidade dos membros da equipa que as pequenas empresas podem realizar os seus planos de viagem de forma económica e eficiente. Em vez de tentar controlar os custos dos fornecedores, as empresas estão a mudar o seu foco para a gestão da forma como os seus empregados seguem a sua política de viagens. O foco não deve ser em “economias significativas”; em vez disso, as empresas devem se concentrar em “evitar custos.”No entanto, a conformidade é impossível se você não criar uma política de viagens que seja flexível.Flexibilidade: criação de um plano de viagem viável

embora a conformidade dos trabalhadores seja importante, as pequenas empresas ainda precisam de promover uma comunicação aberta entre o trabalhador e o empregador. Se os seus empregados expressam preocupações ou apontam questões com o seu plano de viagem, é seu trabalho ouvir essas queixas e reconhecer quando é benéfico ser flexível. O sucesso requer uma comunicação aberta entre os funcionários e o empregador; você precisa ser adaptável e apoiar seus viajantes freqüentes se você espera criar um sistema eficiente e econômico.

Viagens e flexibilidade andam de mãos dadas; é necessário que as pequenas empresas tenham uma mentalidade aberta durante cada etapa do processo de viagem. De acordo com a pesquisa de Amadeus, 51% dos viajantes de negócios tiveram que fazer mudanças (PDF) em seus planos de viagem antes da partida e 22% tiveram que fazer três ou mais mudanças em seu itinerário. Com tantas alterações de última hora, é importante que as pequenas empresas estejam confortáveis com a mudança e dispostas a fazer mudanças de última hora. Por exemplo, apesar de mandato políticas irão proporcionar aos trabalhadores um conjunto de diretrizes e provavelmente vai melhorar a produtividade, às vezes, não é realista para cada funcionário seguir idêntico orientações de um membro da alta gerência pode ter mais flexibilidade em uma viagem do que os outros funcionários. Por vezes, é importante ser flexível com os seus empregados; que os mandatos se transformem em orientações quando for necessário.

também, se o sistema de viagens da sua empresa não está funcionando, não tenha medo de mudá-lo! Um sistema falido só levará a mais problemas financeiros. Em pequenas empresas, você pode ser capaz de obter feedback de todos os viajantes sobre políticas de viagens; é importante aproveitar isso para que você possa descobrir o que está funcionando e o que não é. Uma vez que você tem um sistema de trabalho, investir em ti– ficar comprometidos e certifique-se de que tudo corra como planejado.Transparência: a importância da comunicação

além de estar aberta a melhorias na política de viagens, as pequenas empresas empregadoras devem permanecer abertas aos seus empregados sobre os objectivos das suas decisões de viagens corporativas. Inicialmente, a sua pequena empresa pode parecer funcionar bem sem um plano de viagem claro e detalhado. Muitos pequenos proprietários de empresas cometem o erro de supor que, simplesmente por causa de sua pequena dimensão, seus funcionários têm acesso e compreender plenamente a Política de viagens da empresa. No entanto, à medida que o seu negócio cresce, a falta de estrutura– ou a ausência de um plano de viagem completamente– pode causar confusão. Se você não tem um plano de viagem que seus funcionários entendem totalmente, as coisas podem desvendar rapidamente.Para manter relações dignas de confiança, é necessário que haja transparência-Cadeiras e mesas-de-escritório

estrutura, clareza e transparência. Infelizmente,
de acordo com o ACTE, 44% das organizações inquiridas não têm um sistema formal em vigor para recolher o feedback do viajante. No entanto, 42% dos gestores de viagens corporativos desejam criar um grupo de viajantes para melhorar a comunicação. Não subestimem o valor de criar uma relação entre trabalhadores e empregadores! Se todos os membros da equipe entendem a Política de viagens, é mais fácil criar um sistema que funcione sem problemas. Se você não se comunicar bem com seus funcionários, eles podem ficar cansados, estressados ou confusos. Isso pode levar os funcionários a agir sem foco durante viagens de negócios, o que afetará suas interações com potenciais clientes.

Improving Traveler Service

é um equívoco comum de que é fácil para as pequenas empresas ter linhas abertas e claras de comunicação. Na verdade, é muitas vezes mais difícil para as pequenas empresas manter os seus empregados informados– as Políticas de viagens tendem a ser demasiado gerais ou de duração indeterminada. Enquanto as grandes empresas geralmente têm uma política de viagens formal que os funcionários experientes podem ajudar a reforçar, os empregados em pequenas empresas muitas vezes não têm uma compreensão clara da Política de viagens, nem têm o apoio de uma grande rede de colegas de trabalho. Assim, é fácil para os funcionários das pequenas empresas ignorar a Política de viagens da sua empresa e tomar as suas próprias decisões durante o percurso.A comunicação é particularmente importante durante o próprio processo de viagem. Pré, durante e pós-viagem mensagens são boas maneiras de manter os viajantes atualizados. A plataforma de comunicação de mensagens Concur tem mensagens pré-viagem, mapas interativos, itinerários de funcionários, detalhes de destino, e muito mais. Estas ferramentas podem fornecer aos viajantes informações e conselhos sobre como gerenciar suas viagens de forma eficiente e produtiva. A comunicação constante ajudará a manter as viagens de negócios organizadas, lembrando também aos funcionários que se comportem adequadamente e se mantenham focados. A empresa commerce-as-a-service, julgue, também tem um aplicativo de viagens corporativas que irá ajudar a reservar voos, Políticas de viagens sob medida, e até mesmo ver o inventário de companhias aéreas.

como fazer reservas de viagens para uma pequena empresa: agentes de gestão de viagens acessíveis e Soluções Digitais

as pequenas empresas têm algumas opções para reservar e planear as suas viagens.

no entanto, muitas empresas estão a tornar-se mais rigorosas com a reserva; escolheram ferramentas de reserva específicas que consideraram ser as mais úteis.

políticas restritivas de viagens minimizam o dinheiro gasto no planejamento. É comum para as empresas confiar em apenas algumas ferramentas de reserva – mesmo a Cognizant recomenda que, se a sua empresa não tem um problema, você não deve “corrigir o que não está quebrado.”Embora seja verdade que você não deve desmantelar uma política de viagens que parece estar funcionando, é sempre importante explorar opções mais baratas. Isso não significa que você deve rever completamente o seu plano de viagem– significa que você deve experimentar outras soluções de viagem, em vez de simplesmente confiar no que é confortável. Mesmo que a sua política de viagens pareça estar a funcionar, talvez possa funcionar ainda melhor. Se você experimentar opções de viagem mais baratas, você pode, em seguida, ajustar a sua política de viagens para acomodar estas descobertas.

1) Agências de viagens

muitas pequenas empresas acreditam que as agências de viagens são demasiado caras. No entanto, de acordo com o New York Times, Quando o preço e serviço dos agentes são comparados em um estudo com os de motores de busca on-line, os agentes saem no topo. O jornalista Seth Kugel explica como os agentes testados foram capazes de sugerir “rotas alternativas, conselhos sobre vistos e geralmente , bem, mais humanos do que seus colegas de computador.”Os agentes podem ajudar o seu pequeno negócio a encontrar Taxas e descontos não amortizados que os motores de busca não podem. É importante saber como trabalhar em torno de restrições de custos quando reserva voos, hotéis, transporte, e muito mais. Agências de viagens podem dar a sua empresa a ajuda extra que precisa para começar.Ethan Laub, fundador e CEO da TripScanner, sugere que há três sinais de que a sua empresa deve encontrar um agente de viagens. Se a sua empresa …
1) tem um sistema de viagens complexo
2) faz frequentes alterações de última hora nas reservas
3) viaja o suficiente para negociar descontos para fornecedores
… então você pode beneficiar da ajuda de um agente.

2) reserva aberta

embora um agente de viagens é útil, muitas pequenas empresas optam por uma rota diferente. Dave Johnson, escritor de startupnation.com, acredita que é importante pesar todas as suas opções, em vez de escolher automaticamente um agente de viagens. A reserva aberta está se tornando a solução de viagem preferida, porque permite que os funcionários reservem suas próprias viagens através de suas plataformas preferidas– muitas vezes diretamente de seus smartphones. Enquanto agências de viagens podem “ter acesso a certos tipos de descontos e pacotes que… pode ser mais difícil de encontrar por conta própria”, Johnson sugere que, se você pode dedicar um pouco de tempo extra e energia, você pode encontrar melhores preços em casa. A reserva aberta é uma solução de viagem conveniente que tem o potencial de melhorar a visibilidade, ao mesmo tempo que aumenta a flexibilidade e a liberdade dos funcionários. Trata-se simplesmente de ponderar os prós e os contras e decidir se a sua empresa tem tempo para encontrar os seus próprios negócios, ou se a assistência externa é necessária.

reserva aberta para pequenas empresas: os prós

embora seja muitas vezes difícil para as grandes empresas experimentar diferentes abordagens de viagem, as pequenas empresas geralmente não têm este problema; é mais fácil para as pequenas empresas experimentar diferentes abordagens. Ao explorar todas as opções de viagem disponíveis, a sua pequena empresa pode descobrir qual o sistema que funciona melhor. Reserva aberta dá aos seus funcionários a liberdade de escolher como reservar suas viagens. Isso não só irá aumentar a conveniência da viagem, mas também irá ajudar a sua empresa a descobrir novas ferramentas de viagem que podem beneficiar o seu negócio. Este método também pode ajudar a promover um melhor ambiente de equipe, permitindo que os funcionários tenham algum controle sobre como eles viajam. Rita Visser da GBTA comenta que” a reserva aberta está dando aos viajantes a oportunidade de fazer outras escolhas ” (PDF). Visser acredita que a reserva aberta é perfeita para milênios, que geralmente “não querem ser informados onde e o que reservar.”Ao dar aos empregados algum controlo sobre as suas próprias viagens, o sistema de reservas da empresa tornar-se-á mais flexível e as pequenas empresas terão espaço para crescer.

alguns também argumentam que a reserva aberta facilita a gestão das despesas de viagem. Kathy Kaden, a Diretora Associada da Cognizant, comenta que a reserva aberta permite aos viajantes “encaminhar itinerários para o programa de viagens gerenciado para uma imagem mais completa dos gastos com viagens” (PDF). Recibos de viagem podem ser enviados automaticamente para o empregador e, assim, relatórios de despesas podem ser criados sem tanto aborrecimento. Desta forma, a open booking pode ajudar o seu negócio a consolidar informações, não importa como ou onde os funcionários reservam as suas viagens. Este aumento na visibilidade do viajante permitirá que você veja o que seus funcionários estão gastando e onde eles estão gastando.

reserva aberta para pequenas empresas: Os Contras

Quando os funcionários foram convidados o que mais os preocupa sobre aberto de reservas, uma pesquisa realizada pela Viagem e de Transporte (PDF) encontrou que os empregados frequentemente mencionado “viajante de rastreamento e outras preocupações de segurança.”No entanto, os entrevistados classificaram essas preocupações menores do que os benefícios da reserva aberta, tais como a economia potencial. Outras fontes descobriram que a reserva aberta levou a um aumento de 15 por cento a 20 por cento nos preços (PDF), em comparação com os funcionários reserva dentro da Política de viagens de sua empresa. Apurou-se que este aumento de preços se devia principalmente a “descontos empresariais internacionais”.”Estes descontos especiais só estão disponíveis se você reservar através de empresas de gestão de viagens que podem negociar em seu nome.

Travel and Transport’s Michael Kubasik concludes that “‘it’s really too early to decide (PDF) if there are material savings'” from open booking. Se você ainda não tiver certeza se a reserva aberta é o adequado para o seu pequeno negócio, você pode encontrar informações mais valiosas aqui.

3) Soluções Digitais

não é necessário confiar completamente numa agência de viagens ou em processos internos de tomada de decisão. Salesforce.com o gerente sênior, Dorian Stonie, comenta que eles usam reserva aberta “just when it makes sense” (PDF); é importante ser flexível e explorar outras soluções digitais. Como uma alternativa para agências de viagens e reserva aberta, seu pequeno negócio pode considerar terceirizar todos ou parte de seus processos, usando soluções de gestão de viagens digitais para a ajuda a preços acessíveis. Nem todas as ferramentas digitais de viagens são criadas iguais; alguns deles são simplesmente aplicativos móveis ou websites que podem fornecer viagens, enquanto outros são soluções de gestão de viagens e despesas-impulsionadas pela IA ou combinando ia e agentes de viagens. A seguinte lista de soluções móveis pode ajudar a sua empresa. As ferramentas de viagem que você escolher vai depender do que você quer reservar e de quanta assistência você precisa.

Pequenas empresas Dicas de Viagem e Comum Preconceitos: o Que Você Pode Ter Perdido

desde a reserva De vôos de conexão para encontrar o mais barato modo de viajar, existem muitas formas de as empresas desperdício de dinheiro, mesmo sem perceber. Compilamos uma lista de dicas abaixo para ajudar a sua empresa a evitar alguns erros de viagem comuns.

Comum de Viagem Erros

para evitar erros de viagem como estes, recomendamos nosso modelo de política de viagens, que pode ajudá-lo a configurar uma política de viagens focada e organizada. Quer use um agente de viagens ou decida tentar outro método, estas dicas irão ajudar a transformar a sua empresa numa máquina de viagens económica e eficiente.

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