- system śledzenia dokumentów automatyzuje proces uzyskiwania dostępu, wyszukiwania i edycji dokumentów oraz pozwala kontrolować, kto wyświetla lub edytuje dokument.
- Kluczowe funkcje usługi śledzenia dokumentów obejmują bezpieczeństwo dokumentów, integrację z innymi firmami i przechowywanie dokumentów.
- wybierając system śledzenia dokumentów, zastanów się, które funkcje są niezbędne dla Twojej firmy, a bez których możesz żyć, aby zawęzić wybór.
dni stosów papieru i rzędów szafek na dokumenty są za nami, zastąpione plikami cyfrowymi starannie przechowywanymi w chmurze. Dokumenty biznesowe są obecnie prawie całkowicie cyfrowe, co umożliwia wiele dodatkowych funkcji, które znacznie ułatwiają codzienne zadania. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o usługach śledzenia dokumentów, w tym o ich cechach, kluczowych funkcjach, których powinieneś szukać, oraz o tym, jak korzystanie z oprogramowania do śledzenia dokumentów może przynieść korzyści Twojej firmie.
co to jest system śledzenia dokumentów?
śledzenie dokumentów jest kluczową cechą systemów zarządzania dokumentami, które automatyzują proces wyszukiwania, uzyskiwania dostępu, edycji i zarządzania dokumentami elektronicznymi lub plikami. Za pomocą narzędzia do śledzenia dokumentów można kontrolować, kto może wyświetlić dokument i kto ma do niego dostęp, jakie zmiany zostały wprowadzone i do kogo dokument został wysłany.
systemy śledzenia dokumentów (znane również jako systemy śledzenia plików) są najczęściej stosowane w sektorach finansowym, opieki zdrowotnej i prawnym, ze względu na delikatny charakter ich dokumentów.
system śledzenia dokumentów vs. system zarządzania dokumentami
chociaż systemy śledzenia dokumentów są bardzo podobne do systemów zarządzania dokumentami i często są dołączane jako funkcja DMS, nie są synonimami. Główną różnicą jest to, że śledzenie dokumentów ma bardziej wyspecjalizowany nacisk (śledzenie), podczas gdy systemy zarządzania dokumentami zapewniają szeroki zakres funkcji, w tym współpracę, udostępnianie dokumentów i przesyłanie.
Uwaga wydawcy: szukasz usługi zarządzania dokumentami dla swojej firmy? Wypełnij poniższy kwestionariusz, aby nasi partnerzy sprzedawcy skontaktowali się z Tobą w sprawie Twoich potrzeb.
dlaczego warto śledzić swoje dokumenty?
istnieje wiele powodów, dla których powinieneś śledzić dokumenty swojej firmy. Przede wszystkim daje dużą szansę na optymalizację codziennych działań poprzez przyspieszenie procesu składania dokumentów, a także dostarczenie kluczowych danych o Twojej firmie. System śledzenia dokumentów może automatycznie zbierać dane o Twoich klientach, klientach, inwestorach i konkurentach oraz ujawniać, w jaki sposób Twoi pracownicy używają (lub nie używają) Dokumentów, które im wysyłasz.
to są rzeczy, które twój DTS może Ci powiedzieć:
- kto otworzył dokument
- kiedy go otwierał
- jak daleko czyta przed jego zamknięciem
- jak często go otwiera
oto niektóre dodatkowe zalety DTS:
- bezpieczeństwo: śledzenie dokumentów zapewnia bezpieczeństwo, zwłaszcza jeśli Twoja firma często ma do czynienia z ważnymi lub poufnymi informacjami. Będziesz mieć pełną kontrolę nad tym, kto uzyskuje dostęp do dokumentu i może dokładnie zobaczyć, kto go obejrzał, kto wprowadził zmiany i kiedy te zmiany zostały wprowadzone oraz czy dokument został wysłany do kogokolwiek.
- Produktywność: śledzenie dokumentów pozwala zobaczyć zmiany, które mogą pomóc utrzymać zespół na bieżąco i na tej samej stronie.
- ścieżki audytu: śledzenie dokumentów niezwykle ułatwia Twojej firmie tworzenie ścieżki audytu poprzez automatyczne śledzenie wszystkich zmian wprowadzonych w każdym dokumencie wraz ze znacznikami czasu.
- dostępność: wiele systemów śledzenia dokumentów umożliwia dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia, umożliwiając Tobie i Twoim pracownikom wprowadzanie zmian w dowolnym momencie.
- niski ślad środowiskowy: System śledzenia dokumentów pomaga twojej firmie przejść bez papieru, co przynosi korzyści zarówno Tobie, jak i środowisku, eliminując kopce papierowych kopii.
- integracje innych firm: usługa śledzenia dokumentów umożliwia integrację z innymi aplikacjami zwiększającymi wydajność, takimi jak CRM, oprogramowanie księgowe lub kalendarz. Umożliwia to bezproblemowe przesyłanie informacji we wszystkich aspektach organizacji.
Kluczowe funkcje systemu śledzenia dokumentów
wybierając usługę śledzenia dokumentów, należy zwrócić uwagę na kilka funkcji. Zanim rozpoczniesz wyszukiwanie, wymień wszystkie funkcje, które Twoim zdaniem mogą być potrzebne, i podziel je na kategorie „must have”, „would like to have” I „could live without”, aby pomóc ci podjąć decyzję.
oto kilka kluczowych cech, których powinieneś szukać:
- Przechowywanie dokumentów: DTS przechowuje wszystkie dokumenty Twojej firmy w jednym scentralizowanym miejscu, co ułatwia wyszukiwanie i pobieranie. Wiele systemów korzysta z pamięci masowej w chmurze, co zapewnia dodatkową warstwę zabezpieczeń dokumentów.
- Automatyzacja przetwarzania dokumentów: oprogramowanie do śledzenia dokumentów ułatwia przetwarzanie dokumentów za pomocą wbudowanego procesora, który może przyspieszyć przepływ pracy. Zazwyczaj obejmuje to importowanie i eksportowanie danych z pakietu Microsoft Office lub Excel.
- narzędzia do współpracy: usługa śledzenia dokumentów umożliwia pracownikom łatwą współpracę, umożliwiając wielu członkom zespołu pracę nad jednym dokumentem bez oczekiwania na wprowadzenie indywidualnych zmian. W razie potrzeby jeden członek zespołu lub menedżer może utworzyć ograniczenia dostępu w celu zachowania bezpieczeństwa lub poufności.
- bezpieczeństwo dokumentów: jeśli pracujesz w dziedzinie, która często zajmuje się poufnymi informacjami, takimi jak Opieka zdrowotna lub Usługi prawne, Jest to niezwykle ważna funkcja. Bezpieczeństwo dokumentów pozwala kontrolować dostęp do dokumentów, a niektóre systemy mogą nawet automatycznie przestrzegać ważnych przepisów HIPAA, Sarbanes-Oxley, FDA Good Manufacturing Practices lub ISO 9000/9001.
- zabezpieczenie i odzyskiwanie po awarii: Ważne jest, aby znaleźć firmę programistyczną, która traktuje priorytetowo ochronę Twoich informacji i plików, ponieważ naruszenie danych lub problem z przechowywaniem może być katastrofalne dla Twojej firmy. Poszukaj dostawcy z ustalonym, elastycznym planem, który może dostosować się do Twoich unikalnych potrzeb.
- Kontrola wersji: znana również jako wersjonowanie, Kontrola wersji pozwala użytkownikom chronić i śledzić zmiany wprowadzone w dokumentach w systemie zarządzania dokumentami. Kontrola wersji zapewnia, że wszystkie nowe edycje są śledzone i zapisywane, a starsze wersje dokumentów są archiwizowane w systemie w celach informacyjnych.
- edytor dokumentów PDF: ta funkcja ułatwi Ci edycję dokumentów PDF i dodawanie tekstu, pól wyboru, pól tekstowych lub innych dostosowań.
- przesyłanie zbiorcze: jeśli często musisz przesłać wiele dokumentów naraz, ta funkcja może znacznie przyspieszyć i zwiększyć wydajność procesu, umożliwiając Ukończenie przesyłania jednym kliknięciem.
- Dostęp mobilny: ta funkcja jest świetna dla firm, które mają zdalnych pracowników lub pracowników w podróży. Umożliwia dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia, w tym laptopów, komputerów stacjonarnych, tabletów i telefonów komórkowych.
- Wyszukiwanie zaawansowane: jeśli Twoja firma ma do czynienia z dużymi ilościami plików każdego dnia, funkcja wyszukiwania zaawansowanego może znacznie ułatwić Ci codzienne życie, znajdując pliki w jednej chwili, umożliwiając wyszukiwanie według typu dokumentu, metadanych lub informacji specyficznych dla firmy. Proces ten jest również określany jako indeksowanie.
najlepsze oprogramowanie do śledzenia dokumentów
, które pomoże Ci wybrać najlepsze oprogramowanie do śledzenia dokumentów dla Twojej organizacji, firmy.com dokonał przeglądu Najlepszych Usług zarządzania dokumentami. To są nasze najlepsze typy:
- M-Files: M-Files jest business.com wybór najlepszego oprogramowania DMS. Jest to świetna opcja dla firm każdej wielkości, oferująca łatwe w użyciu narzędzia do współpracy i automatyzacji przepływu pracy, a także zaawansowane narzędzia do śledzenia dokumentów.
- FileHold Express: Filehold Express jest business.com jest to najlepszy wybór dla małych firm, ponieważ oferuje kilka przystępnych planów cenowych i wiele opcji do skalowania w miarę rozwoju firmy.
- DocuWare: DocuWare jest business.com najlepszy wybór do automatyzacji przepływu pracy. Jego możliwości obejmują w pełni programowalne Narzędzia automatyzacji dla zasobów ludzkich, marketingu i sprzedaży, a także integrację z kilkoma aplikacjami innych firm.
- Dokmee: Dokmee jest business.com wybór najbezpieczniejszego DMS. Jest to świetna opcja dla firm zajmujących się poufnymi informacjami, takich jak organizacje opieki zdrowotnej i firmy prawnicze. Dokmee zapewnia automatyczną zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności, a wszystkie konta są chronione hasłem.
