Plano de implementação ERP: a metodologia definitiva de 7 etapas

está a planear a sua implementação ERP.Sabe que a implementação de um ERP pode ser um processo árduo.

você sabe – graças a inúmeras chamadas de atenção – que a falha de implementação do ERP é comum, e que para este projeto funcionar, você vai precisar fazer um monte de planejamento.

a primeira coisa é primeiro…

Qual é o processo de implementação do ERP?

o processo de implementação do ERP inclui a instalação do seu software, a transferência de todos os seus dados, tanto financeiros como transacionais, o mapeamento dos seus processos e a formação dos seus utilizadores para realmente usar o software. Este processo irá determinar se a sua implementação ERP é um sucesso ou um fracasso.Então, por onde começamos?Criámos este guia para o ajudar a descobrir tudo. Cheio de conselhos no mundo real, dicas de especialistas e avarias rápidas passo a passo, vamos cobrir:

• Criando um plano de gestão eficaz da mudança (e quem deveria estar a ajudá-lo a implementá-lo)
• custos de implementação ocultos do ERP, e como prevê-los
• indo ao vivo, e como avaliar o sucesso do seu projecto

não irá (infelizmente) implementar o seu ERP para si. Ele irá, No entanto, fornecer-lhe as informações, recursos e modelos para obter uma compreensão profunda do processo de implementação e aumentar a sua chance de um projeto bem sucedido.E isso não é quase tão bom?

as etapas da nossa metodologia de implementação ERP

1. Reúna a sua equipa de projecto ERP

2. Como criar um plano de gestão da mudança ERP

3. Estimativa do orçamento de execução do ERP

4. Iniciando a sua migração de dados

5. Treinar os seus utilizadores para utilizar o seu ERP

6. O que fazer durante o seu ERP go-live

7. Avaliar se o seu projecto ERP foi um sucesso

1. Reúna uma equipe de projeto

em primeiro lugar: vai ser muito miserável planejar isso por conta própria. A criação de uma equipa de implementação ERP eficiente e dedicada tornará o seu trabalho muito, muito mais fácil.

para começar, você vai precisar dos seguintes membros ‘núcleo’.

• Gestor de Projecto: o leader. Tu, provavelmente. Analista de aplicações: responsável pela migração e limpeza de dados
• desenvolvedor de aplicações: responsável pela personalização do sistema
• engenheiro de testes QA: heads-up do sistema de testes de desempenho e esforços

Mas, para garantir a sua implementação vai tão bem quanto possível em todos os departamentos (e para evitar toda a força de trabalho de escrever o seu cuidado planos fora como “ELE nos dizer o que fazer”), você vai precisar de mais algumas pessoas.

estes irão depender em grande parte de quem são os seus principais stakeholders – e dada a natureza do ERP estes irão variar de empresa para empresa, dependendo da funcionalidade que está a implementar.

Aqui estão alguns exemplos de partes interessadas que você deve incluir na implementação de várias funções:

devo contratar um consultor de implementação do ERP?

resposta curta: Sim, se você não tem a experiência interna e você pode pagá-la. Um consultor de implementação experiente terá visto tudo isso antes, e pode circum-navegar problemas antes que eles surjam.

é possível implementar com sucesso sem um, embora – não desespere se o seu orçamento não pode esticar para ele, ou seu departamento de contas são notoriamente apertado-fisted.

2. Criar um plano de gestão de mudança de implementação

existem dois lados para isso, realmente.

primeiro, você vai querer planejar sua implementação ERP em etapas,e delegá-los em toda a sua equipe de implementação, dependendo da experiência.

temos um cronograma de implementação ERP em profundidade aqui-embora você possa usar a lista de verificação abaixo para obter um controle sobre o que precisa fazer rapidamente. Antes de iniciar a sua implementação, você deve ter planos em vigor para:

• Previsão de custos de implementação e a elaboração de um orçamento
• Criação de um cronograma de implementação de ERP
• Migração de dados para o novo sistema
• Treinamento de ERP usuário da base de dados
• Teste de ERP e vai viver
• Sobre-o-dia-actividades de vida
• Avaliar o sucesso de seu projeto

Ferramentas como o Trello, as Planilhas do Google e Wrike são excelentes para colaborar em projetos como implementações de ERP – ter um navegar e escolher o que se encaixa melhor com sua empresa de gerenciamento de projetos do estilo.

este guia passo a passo entra em cada etapa do processo de implementação ERP em grande profundidade

em segundo lugar, você terá que planejar formas de manter a empresa ao lado durante a implementação. A mudança traz sempre um grau de perturbação, mas isso pode ser minimizado por:

• a comunicação Clara de qualquer previsto interrupção
• dando tempo suficiente para o treinamento do usuário
• Tomar principais interessadas em conta as necessidades (você está no meio do caminho, com isso, ter representantes na sua equipe de projeto)

3. Prever os custos de execução do ERP e elaborar um orçamento

quanto custa a execução do ERP?Essa é uma questão dourada. Se fosse fácil responder, haveria muito menos implementações ERP sobre orçamento e muito mais pessoas se voluntariando para geri-las.

de acordo com uma recente análise de softwares,:

• 35% das implementações de ERP foram acima do orçamento por 0%-25%
• 15% foram mais de orçamento por 26%-50%
• 6% foram mais de orçamento em mais de 50%

Isto sugere que, no geral, mais de metade das implementações de ERP executar o orçamento. Escusado será dizer que a orçamentação é um campo minado e terá de ter muito cuidado.

ainda assim, existem alguns custos que é possível definir. Um bom ponto de partida é assumir o custo de uma implementação ERP exigirá pelo menos 1% da receita bruta anual de uma empresa no mínimo.

em seguida, Você deve incluir todos esses fatores na implementação do orçamento para evitar ser atingido pelos custos ocultos:

• Hardware/upgrades de rede: estes vão ser muito maior se você estiver implementando um sistema instalado no local
• Pessoal pagamento de horas extras: um importante lembrar – “nós não tínhamos orçamento para o pagamento de horas extras, desculpe” não é uma linha que vai cair bem com sua equipe
• Fornecedor de treinamento, customização e consultoria de preços: se você tiver sorte, o seu fornecedor pode ter incluído essas inicial de preço de software, mas este definitivamente não é um dado. Verifique sempre
• backups de dados e armazenamento: estes são muitas vezes agrupados com custos ERP na nuvem – mas novamente – verifique sempre.

o que você pode esperar para pagar por um ERP vai variar dependendo de uma série de fatores que variam de tamanho de negócios, requisitos, e o número de usuários, mas um relatório de caminho de software 2019 recentemente descobriu que, em média, as empresas gastam cerca de US $7,200 em média, por cada usuário de um sistema.

Tip: Para os resultados mais precisos, Você também deve orçamentar para a perda de produtividade-porque não importa o quanto você tente, você não vai estar operando com a máxima eficiência para a duração da implementação.

4. Comece a migrar os seus dados

assim começa.

planeou o máximo que pôde. Agora é hora de passar ao processo real de transferir a sua empresa para o novo ERP.

a migração de dados é o primeiro passo-se você acertar, você terá construído uma base sólida sobre a qual continuar seus esforços de implementação. Se errar, as coisas podem começar a desmoronar-se.O teu Analista de aplicações deve liderar este esforço porque é a especialidade deles. Esteja pronto para ajudá-los em:

• limpeza e verificação dos dados
• configuração da Base de dados
• mapeamento dos dados legados para novos campos da base de dados
• transferência de dados para o novo sistema
• teste e verificação dos dados legados
• teste e verificação das novas entradas de dados

5. Comece a treinar a sua base de Utilizadores ERP

a adopção do Utilizador é a chave para o sucesso do seu projecto de implementação ERP, e um plano de formação do utilizador adequado é essencial para o conseguir.

existem várias formas de formar a sua mão-de-obra; mas a maioria dos métodos de formação pode ser dividida em métodos “em pessoa” e “E-learning”:

um resumo dos prós e contras das metodologias de formação em pessoa e E-learning

independentemente do método de formação que melhor se adequa à sua força de trabalho, quatro características de todos os programas de formação bem sucedidos incluem::

• formação baseada no papel para racionalizar o processo e manter os trabalhadores pobres em tempo de lado.
• oportunidades para os formandos oferecerem feedback (e para a equipe de implementação agir sobre ele
• canais de comunicação claros com equipes de Apoio ao fornecedor

dica: identificar membros promissores e experientes em tecnologia para treinar como superusores ERP. Eles podem então lidar com problemas de baixo nível do usuário, permitindo que você se concentre na tarefa em mãos.

para melhores resultados, por que não tentar gamificar partes do seu plano de treinamento? Num estudo realizado pela TalentLMS, 89% dos inquiridos afirmaram que um sistema baseado em pontos aumentaria o seu envolvimento, enquanto 62% afirmaram que as tabelas de classificação e a oportunidade de competir com os colegas os motivariam a aprender. Usa isto a teu favor.

pequenas regalias para todos os que completam as tarefas de treino a tempo (Comida grátis, hora extra para o almoço), e as maiores (bónus em dinheiro, PTO de dia extra) para os seus melhores artistas farão com que o engajamento com a formação seja um pouco mais atraente para os empregados ocupados.

6. Planeie e inicie as suas actividades de go-live

é aqui. O Teu Grande Dia.Se pensou que o casamento exigia muito planeamento avançado árduo, vai ficar desagradavelmente surpreendido com a fase “go-live” da sua implementação no ERP.

as coisas a planejar incluem:

• Sistema de testes (pré e pós go-live)
• programação Pessoal, incluindo horas extraordinárias ou temporárias de pessoal
• Identificação de métricas para a avaliação do projecto
• Criação de uma estratégia de comunicação para o tempo de inatividade do sistema
• velocidade de Rede e confiabilidade verifica
• cópia de segurança de Dados de processos

a Comunicação é a chave aqui, tanto com a sua equipe e com a maior força de trabalho. Você precisa ser claro sobre quem está fazendo o quê, quando você espera que ele seja feito e que tipo de horas de inatividade

para mais na fase go-live de sua implementação ERP, veja:

• cinco aspectos para planear um ERP go-live bem sucedido

7. Avalie o sucesso do seu projeto de implementação ERP

comece com estas perguntas simples:

• a sua empresa foi à falência?Estão a processar o seu vendedor de ERP por violação de contrato?Conseguiu manter o projecto perto do orçamento?

se sim, você provavelmente não fez muito. Dá cá mais cinco.

para obter um pouco mais de profundidade sobre as coisas, você deve usar uma combinação das seguintes métricas:

• ROI. Viste o dinheiro que gastaste no teu ERP?
• diminuição do erro humano: um ERP bem implementado deve reduzir os erros de dados devido à automação do processo. Se o seu plano de formação funcionasse, os empregados deveriam tirar o máximo partido destas características
• aumento dos níveis de produtividade: isto fala por si. O ERP conseguiu exactamente o que pretendia fazer?
• aumento da satisfação do cliente: Os tempos de recuperação aumentaram? Está a processar as ordens mais depressa?

este guia de cálculo do ERP ROI ajudá-lo-á a avaliar o sucesso do seu projecto de implementação