voluntariado para estar no Conselho da sua HOA é uma posição importante que vem com muita responsabilidade. O conselho de administração tem por missão assegurar o bom funcionamento da comunidade e respeitar as exigências dos documentos regulamentares. Resolvem problemas e conflitos, lidam com o orçamento comunitário, supervisionam a manutenção e as reparações, e muito mais.
pode parecer esmagador ser um novo membro da boardmember, mas todos assumem diferentes elementos e trabalham juntos. Para te dar algum conhecimento, vamos rever os deveres gerais de todos os membros do Conselho, e descobrir o que os oficiais de Hoa boards costumam tratar.
responsabilidades gerais para todos os membros do Conselho de Administração
a responsabilidade mais importante para os membros do Conselho de administração é a sua obrigação fiduciária. É tão essencial que todos os Estados imponham um dever fiduciário aos seus Hoa boards. A realização do dever fiduciário não tem a ver com qualquer competência, mas sim com o compromisso de cuidar do preconceito, do interesse próprio ou de outras exigências da comunidade. Significa que a base de todas as decisões deve ser informada e – o que é melhor para a comunidade. É ainda reduzido ao dever de cuidado, dever de lealdade e dever de agir dentro do âmbito da Autoridade.
o dever de cuidado exige que os decisores façam o seu melhor ao tomarem decisões para a comunidade. Significa fazer a devida diligência para tomar uma decisão bem informada. Dever de lealdade significa que o membro põe de lado os interesses pessoais (especialmente evitando qualquer conflito de interesses) e coloca o bem-estar da comunidade em primeiro lugar ao tomar decisões. Então, finalmente, um dever de agir dentro do âmbito da autoridade é exatamente o que parece – eles devem realizar as tarefas a que são obrigados, mas não podem tomar decisões ou regular coisas fora de sua autoridade.
uma tarefa mais importante dos membros do Conselho de Administração
para ser um bom membro do Conselho de administração, cada um deve ser informado sobre os documentos que regem a sua Associação (declaração de CC &RS, estatutos, etc.), e quaisquer leis estaduais que se apliquem. Uma das responsabilidades mais significativas que o conselho de administração terá é a criação do orçamento anual. Embora o tesoureiro seja geralmente a pessoa indicada e supervisione o processo, todos os membros do Conselho participarão provavelmente na sua criação e conclusão. Além disso, pode haver projetos amplos,como um manual do proprietário, que todo o conselho trabalha em conjunto para produzir.
agora que o básico está coberto vamos dividir para as responsabilidades dos oficiais. Exatamente como manyofficers são em um conselho varia de acordo com a lei do estado e documentos HOA, mas a maioria tem um presidente, vice-presidente, tesoureiro e secretário.
Presidente
o presidente dirige o conselho de administração e controla muitas das funções processuais do Conselho. Presidem às reuniões, assegurando que todos tenham a oportunidade de exprimir a sua opinião e que todos os tópicos necessários sejam tratados. Assim, é claro, eles são muito bem versados nos documentos de governo da HOA, e geralmente, precisam de liderança excepcional e competências de gestão. Além disso, o presidente é também o “CEO” da Associação—assinam contratos e outros documentos legais, bem como assinam os cheques.
Vice-Presidente
nem todos os conselhos têm um vice-presidente. Se tiver um, o vice-presidente é o principal responsável por substituir o presidente quando este não estiver disponível. Por conseguinte, o vice-presidente deve também estar muito familiarizado com todos os documentos regulamentares,ter a possibilidade de realizar reuniões e assumir quaisquer outras responsabilidades. Quando o presidente estiver presente, o vice-presidente pode ser mais conselheiro, dirigir uma das comissões e outras tarefas atribuídas.
Tesoureiro
o tesoureiro supervisiona as finanças de theHOA. Eles tratam e Documentam todas as entradas e saídas de dinheiro—taxas de coleta,vendedores pagantes, monitoramento de investimentos. O tesoureiro não só garante que a organização é financeiramente sólida, como também que qualquer despesa e receita seguem o que é permitido nos documentos do governo. Normalmente, serão responsáveis pelo planeamento orçamental anual, embora todos os membros do Conselho de administração possam participar. E quando uma auditoria for feita, o tesoureiro trabalhará em estreita colaboração com o auditor. Outros relatórios financeiros,tais como gastos mensais ou trimestrais, podem ser solicitados pelo Conselho de administração, que o tesoureiro seria responsável por renunciar.
Secretary
an HOA board’s secretary is the document and record-keeper. São responsáveis pela ata da reunião e por quaisquer documentos comprovativos, normalmente enviam notas de reunião e trabalham com o presidente na elaboração da ordem do dia da reunião. Eles lidam com todos os registos da Associação, como informações sobre o proprietário e registos de manutenção. Todos os documentos precisam ser facilmente acessíveis por qualquer membro da HOA que o queira (dentro de alguns limites), e o secretário deve certificar-se de que os arquivos estão bem organizados. O secretário também é geralmente responsável por certificar-se de que a HOA está cumprindo prazos de arquivo e outros requisitos de registro legal.
evitar problemas
o problema mais comum de um membro do conselho é um conflito de interesses. Pode ser um desafio não cair em alguns traps que realmente violam a sua responsabilidade fiduciária.Estar ligado de alguma forma a uma empresa ou pessoa que a HOA possa contratar cria é um conflito de interesses comum.Alternativamente, um vendedor pode oferecer um serviço gratuito para ser considerado para um novo contrato. Alguns outros são coisas como uma questão de ruído, onde o membro da Diretoria é a única pessoa que está reclamando, ou a diretoria considerando a alteração da regulamentação no estacionamento de um barco quando o vice-presidente é um dos passageiros de armazenamento de barco.Em caso de conflito, o Membro deve divulgá-lo e retirar-se de qualquer tomada de decisão relacionada.Embora haja muito trabalho e responsabilidade envolvidos em estar em um conselho de HOA, há também a satisfação de realmente ajudar a sua comunidade funcionar bem para todos. Além disso, embora os oficiais tenham deveres específicos, muitos elementos de ser um membro do conselho são feitos através do trabalho de equipe. Fazer o seu melhor para agir e tomar as melhores decisões apenas para o bem da Comunidade, sob a orientação do direito do estado e documentos que regem é a coisa mais importante que você pode fazer para ser um bom membro do Conselho.
