una dintre cele mai simple modalități de a deveni conforme cu principiile de bază de confidențialitate și securitate, de a crește productivitatea și de a avea un birou cu aspect deosebit este să implementați o politică de birou curat.
o politică de birou curată și o politică de ecran clar lucrează mână în mână pentru a proteja informațiile sensibile ale organizației dvs.
- ce este o politică de birou curat?
- beneficiile unei politici Clean Desk
- Economisiți timp și bani
- Faceți impresii bune
- easy ISO Compliance
- descurajează ochii Indurerați
- Reduce stresul
- implementarea unei politici Clean Desk
- puneți-l în scris
- adăugați un memento la semnăturile de e-mail
- stocare blocabilă
- încurajați documentele electronice
- scăpați de documente în siguranță
- efectuați copii de rezervă de rutină
- aplicarea unei politici de birou curat
- verificări aleatorii
- suport de Management Superior
ce este o politică de birou curat?
o politică de birou curat prevede că toți angajații trebuie să clar birourile lor, la sfârșitul fiecărei zile de lucru. Aceasta include nu numai documente și note, ci și orice note post-it, carduri de afaceri și suporturi amovibile (de exemplu, stick-uri de memorie USB).
urmarea unei politici clean desk va ajuta organizația dvs. să reducă riscul de furt de informații, fraudă sau o încălcare a securității cauzată de faptul că informațiile sensibile sunt lăsate nesupravegheate și vizibile la vedere.
beneficiile unei politici Clean Desk
o politică clean desk ar trebui adoptată din cauza numeroaselor beneficii pe care le poate oferi organizației dvs.
Economisiți timp și bani
potrivit unui raport IDC, un angajat tipic din organizația dvs. petrece 2,5 ore pe zi căutând informații. Presupunând că lucrătorii de cunoștințe din organizația dvs. câștigă 80.000 de dolari pe an, o organizație de 1000 de persoane pierde aproximativ 2,5 milioane de dolari pe an din incapacitatea de a localiza și de a prelua informații.
o politică clean desk va încuraja angajații să utilizeze versiuni digitale ale documentelor, reducând semnificativ costurile organizației dvs. pentru hârtie, toner de cerneală și întreținerea imprimantei.
Faceți impresii bune
cine știe cine și când cineva vă va vizita biroul? Un spațiu de lucru curat și ordonat face ca organizația dvs. să pară eficientă și prezentabilă pentru oricine decide să viziteze, inclusiv auditorii!
easy ISO Compliance
o politică clean desk nu este numai conformă cu ISO 27001/17799, ci respectă și principiile de bază ale confidențialității.
legislația federală privind confidențialitatea din Canada PIPEDA impune organizațiilor canadiene să protejeze informațiile personale. Legea privind protecția datelor din Marea Britanie impune organizațiilor din Marea Britanie să se asigure că informațiile personale sunt păstrate în siguranță.
descurajează ochii Indurerați
angajații lasă de obicei informații sensibile pe biroul lor.
notele Post-it sunt de obicei cel mai rău vinovat, conținând nume, numere de telefon și chiar nume de utilizator și parole vizibile la vedere. Aceste obiceiuri încurajează angajații necinstiți, echipajele de curățenie și personalul de întreținere să vizualizeze informațiile la care nu ar trebui să aibă acces.
Reduce stresul
un loc pentru tot și totul în locul său. Când angajații dvs. sunt organizați, aceștia pot petrece mai mult timp concentrându-se pe muncă, mai degrabă decât să se simtă stresați, deoarece nu pot găsi un raport datorat în următoarele 10 minute.
implementarea unei politici Clean Desk
sunteți convins că organizația dvs. are nevoie de o politică clean desk. Grozav! Iată câțiva pași pentru a vă ajuta să implementați o politică.
puneți-l în scris
o politică de birou curată ar trebui să fie în scris și comunicată tuturor angajaților, în special în timpul instruirii introductive și de perfecționare. Consecințele pentru nerespectarea ar trebui să fie grave, dar practice, mai ales dacă organizația dvs. lucrează cu informații sensibile. Cereți tuturor angajaților să semneze documentul pentru aprobare.
nu sunteți sigur de unde să începeți? Am creat un șablon gratuit de politică clean desk pe care îl puteți modifica și utiliza în afacerea dvs. De asemenea, puteți răspândi cuvântul folosind posterul nostru gratuit.
adăugați un memento la semnăturile de e-mail
probabil că l-ați văzut mai jos multe semnături de e-mail: Vă rugăm să luați în considerare mediul înainte de a imprima acest e-mail. Dacă organizația dvs. utilizează semnături de e-mail standardizate, luați în considerare adăugarea acestui memento în partea de jos.
stocare blocabilă
nu puteți implementa o politică de birou curat dacă nu aveți unde să-și pună angajații documentele. Luați în considerare achiziționarea de cutii de depozitare mici, blocabile pentru angajații care se încadrează sub biroul lor.
încurajați documentele electronice
cereți angajaților să lucreze cu documente electronice ori de câte ori este posibil. Fără a fi nevoie să imprimați și să lucrați cu hârtii fizice, angajații dvs. vor avea întotdeauna un birou clar ori de câte ori se deconectează de la computerele lor.
scăpați de documente în siguranță
angajații dvs. nu ar trebui să arunce niciodată documente legate de muncă în coșul de deșeuri. Odată ce gunoiul părăsește ușile companiei dvs., acesta devine proprietate publică. Nimic nu vă poate distruge organizația mai repede decât angajații neglijenți care aruncă informații sensibile într-un coș de deșeuri. Organizația dvs. nu dorește să fie pe prima pagină a ziarului pentru expunerea informațiilor sensibile.
implementați o politică de distrugere a documentelor pentru a vă asigura că toate documentele sunt eliminate în siguranță.
efectuați copii de rezervă de rutină
dacă descurajați angajații să utilizeze documente fizice, asigurați-vă că organizația dvs. are o rutină de backup fiabilă. Angajații trebuie să știe că documentele lor vor fi în siguranță în cazul unei pierderi de energie sau a unui accident de hard disk.
aplicarea unei politici de birou curat
punerea în aplicare a unei politici de birou curat și având o atitudine nonșalantă față de punerea în aplicare va face Politica inutil.
verificări aleatorii
cereți cuiva să efectueze verificări săptămânale aleatorii, posibil la sfârșitul unei zile de lucru. Toate documentele, notele, post-it – urile sau orice alte documente care conțin informații sensibile ar trebui să fie mărunțite imediat. Suporturile amovibile, cum ar fi CD-urile, dischetele sau stick-urile de memorie pot fi confiscate temporar.
căutați o listă de verificare a auditului? Consultați lista noastră gratuită de verificare a auditului politicii de birou curat.
suport de Management Superior
o politică de birou curat trebuie să fie luate în serios — mai ales cu toate nivelurile de management. Dacă angajații dvs. văd că conducerea superioară nu trebuie să respecte politica, în curând își vor pierde credința.
faptul că managementul superior gestionează de obicei documente mai sensibile ar trebui să consolideze necesitatea unei politici de birou curat pentru toți angajații, indiferent de statutul lor în cadrul organizației.
