cele 7 reguli esențiale de scriere a unui raport de consultanță bun

în calitate de consultant, reputația dvs. se va baza pe calitatea rapoartelor dvs. Pentru că, chiar dacă ați făcut o treabă excelentă în orice alt aspect al proiectului, clientul dvs. va fi în cele din urmă nemulțumit dacă nu reușiți să furnizați un raport excelent.

rapoartele sunt singura moștenire tangibilă a proiectului, așa că doriți ca acea moștenire să fie una pozitivă care să vă întărească mai degrabă decât să vă diminueze reputația.

din când în când întâlnesc pe cineva în timpul muncii mele care spune: „Oh, da, tu ești autorul raportului Hackett”. Nu puteam fi sigur câte „rapoarte Hackett” sunt acolo, dar este un număr corect. Și, deși nu au arătat întotdeauna o organizație în cea mai bună lumină, sunt încrezător că toate sunt bine scrise și au oferit valoare pentru client în ceea ce privește recomandările lor.

când treceți de la angajare la consultanță, scrierea rapoartelor de proiect de la zero nu este neapărat ceva ce veți fi făcut înainte. Și scrierea ca consultant din sectorul public este foarte diferită de scrierea ca angajat din sectorul public, așa că va trebui să renunțați la unele obiceiuri anterioare.

de-a lungul anilor am auzit multe povești de la clienți despre rapoarte produse de consultanți de care erau foarte nemulțumiți. Cel mai rău scenariu a fost un client care a trebuit să angajeze un alt consultant pentru a re-lucra în totalitate un raport. Indiferent de câte ori s-au întors la consultantul original pentru editări, nu a fost doar la zero și nu a putut fi lansat fără o lustruire. Nu este nevoie de multă imaginație pentru a afla cât de probabil ar fi clientul să reangajeze acel consultant sau să-i trimită colegilor.

așadar, riscați să produceți rapoarte slabe la pericolul dvs. – perfecționați-vă abilitățile cu sfaturile mele de top pentru a scrie un raport de consultanță.

cele 7 reguli esențiale ale redactării unui raport de consultanță

rapoartele bune nu se întâmplă pur și simplu. Ele sunt artizanale cu pricepere și grijă. Iată cele șapte reguli esențiale pe care le respect atunci când scriu un raport de consultanță.

oferă răspunsuri la problemele clientului

pare atât de evident, dar clientul a venit la tine cu o problemă la care ai fost însărcinat să găsești soluții. Am văzut prea multe rapoarte care uită că aceste probleme ar trebui să fie punctul central. Nu dezamăgi – asigurați-vă că raportul dvs. specifică în mod clar aceste probleme, prezintă constatările dvs. în legătură cu aceste probleme și oferă clientului dvs. câteva răspunsuri sensibile.

are un flux logic

raportul ar trebui să spună o poveste și, ca toate poveștile bune, trebuie să curgă logic și să ducă cititorul într-o călătorie. Această călătorie începe cu contextul, trece la identificarea problemelor, apoi oferă concluziile dvs. și, în cele din urmă, soluțiile recomandate. .

se adresează publicului destinat raportului

când scrieți raportul, este ușor să uitați că este foarte puțin probabil ca clientul să fie același cu publicul raportului. Trebuie să găsiți o modalitate de a vorbi nu numai cu clientul dvs., ci și cu un public mai larg, care poate include părți interesate interne și externe. Trucul este să nu-ți asumi prea multe sau prea puține cunoștințe atunci când scrii.

include recomandări concrete

la sfârșitul zilei, totul se reduce la recomandările tale. Proiectul a fost tot despre rezolvarea unui set de probleme pentru clientul dvs. și un raport fără recomandări va cădea cu siguranță scurt de așteptările lor.

ea ține cont de sensibilitățile politice.

acesta este un aspect critic al scrierii raportului din sectorul public. Pentru că indiferent cu ce sector guvernamental lucrați, vor exista probleme care sunt extrem de emotive pentru comunitate, extrem de controversate pentru guvern și prezintă riscuri potențiale pentru organizațiile care furnizează servicii pe teren. Trebuie să scrieți raportul într-un mod care să țină seama de orice astfel de probleme pentru a minimiza orice risc potențial pentru clientul dvs.

este succint și scris în engleză simplă

dacă tocmai ați venit din sectorul public în consultanță, este posibil să aduceți câteva obiceiuri de scriere care nu vă vor servi. Limbajul birocrației și utilizarea cuvintelor nevăstuică pot prevala în guvern, dar în calitate de consultant, ar trebui să vă scăpați de aceste tendințe. Folosiți propoziții scurte și paragrafe scurte. Scrie lucrurile pur și simplu, așa cum s-ar putea vorbi, și nu fi tentat să ceară liric.

folosește un ton neutru și imparțial

subliniez aici termenul ‘ton’. Cu siguranță nu sugerez că conținutul raportului dvs. ar trebui să fie neutru și imparțial – dimpotrivă; ar trebui, după cum se spune, să oferiți sfaturi sincere și neînfricate. Dar, în ceea ce privește tonul general al raportului dvs., acesta trebuie să evite utilizarea unui limbaj încărcat sau emotiv.

structura/șablonul raportului meu

mulți consultanți noi se luptă cu modul de structurare a unui raport complet de consultanță. Pentru a ajuta cu acest lucru, în ordine logică, aici sunt cele șase secțiuni care sunt în șablonul meu raport. Replicați această structură pentru următorul raport și veți fi pe drumul cel bun.

• rezumat executiv
• introducere și context
• informații factuale/contextuale
• constatări
• recomandări
• anexe

sfaturi de top pentru modelarea recomandărilor

în elaborarea recomandărilor, faceți un strat final de analiză pentru a afla ce urmează pentru client. Recomandările trebuie să fie:

• acționabil – trebuie să sfătuiască clientul ce să facă – ce măsuri trebuie luate.
• specific-recomandările vagi sau ambigue nu sunt utile; cu cât este mai specific și detaliat, cu atât mai bine.

de exemplu, în loc de a recomanda:

mecanismele de guvernare sunt îmbunătățite

încercați acest lucru în schimb:

guvernanța serviciului este consolidată prin:

• furnizarea anuală de inducție și formare pentru toți membrii consiliului
• revizuirea politicii de achiziții publice în conformitate cu cerințele legislative actuale.

primul este doar vag și nu ajută – al doilea îi spune clientului exact ce acțiuni trebuie luate.

• realizabil/realizabil – când modelați recomandări, nu ajungeți la cer și nu vă recomandați soluția ideală finală. Deoarece rapoartele care includ recomandări de neatins vor sta foarte probabil pe praful de colectare a raftului. Ați lucrat în organizații, astfel încât să înțelegeți complexitatea implementării schimbării. Ceea ce este necesar este un proces măsurat și considerat, deci asigurați-vă că recomandările dvs. nu sunt plăcute în cer, ci sunt realizabile și realizabile pentru clientul dvs.
• Testat cu clientul pentru acceptabilitate – înainte de a include recomandări în raportul dvs., testați mai întâi apele cu clientul. Discutați despre posibilele recomandări care apar din aceste constatări și evaluați ce este probabil să funcționeze pentru client în funcție de locul în care se află și de ce are energie. Amintiți-vă, există întotdeauna mai multe căi pe munte.

sfaturi despre pregătirea rezumatelor Executive

prea des, scriitorii se gândesc la rezumatul executiv ca la un gând ulterior – doar la un rezumat rapid. Dar, după cum știm cu toții, în multe cazuri aceasta este singura secțiune a unui raport care va fi citit integral. Deci, este o componentă extrem de importantă a raportului, și aveți nevoie pentru a petrece timp modelarea-l pentru a vă asigura că trece testul ‘dacă aceasta este singura secțiune o persoană senior citește, nu include mesajele cheie esențiale și informații?’

iată sfatul meu:

• asigurați – vă că rezumatul executiv prezintă o versiune prescurtată a întregului
• acordați atenție fluxului logic-același lucru se aplică aici ca și raportului complet, în sensul că rezumatul executiv trebuie să aibă un flux logic de la context la problemă la constatări la soluții.
• furnizează numai constatările generale. Corpul raportului dvs. ar trebui să prezinte dovezile pentru constatările dvs. Dar în rezumatul executiv, lăsați detaliile și includeți doar imaginea de ansamblu în ceea ce privește ceea ce ați găsit.
• includeți recomandările. Dacă aceasta este singura secțiune pe care o citește cineva, cu siguranță doriți să știe ce acțiuni ați recomandat clientului.

dacă ați schimbat ocuparea forței de muncă în sectorul public pentru consultanță în sectorul public, nu presupuneți că aveți deja abilități de scriere a rapoartelor. În schimb, investește în dezvoltarea acestor abilități. Deoarece producerea de rapoarte sub-standard vă va afecta reputația și vă poate compromite succesul în calitate de consultant.