instrumentele de management de proiect pot fi utile în planificarea, organizarea și gestionarea instrumentelor de resurse pentru o muncă mai lentă, dar instrumentele de colaborare workstream construite special transformă modul în care echipele gestionează fluxuri de lucru dinamice, în context, atât pentru sarcini de rutină, cât și pentru evenimente neplanificate.
pentru companiile sau departamentele care lucrează prin lupte operaționale — cum ar fi pierderea constantă a expedierilor sau lipsa termenelor interne — este firesc ca unul dintre primii pași să fie căutarea unui instrument adecvat de management de proiect (PM). Instrumentele de gestionare a proiectelor pot fi extrem de utile, dar sunt departe de singura opțiune de remediere a problemelor operaționale. De fapt, în funcție de circumstanțele dvs., s-ar putea să nu fie de fapt o potrivire ideală.
colaborarea în flux de lucru este o soluție emergentă care este gata să zguduie modul în care echipele de afaceri comunică și finalizează sarcinile. În timp ce managementul de proiect și instrumentele de colaborare workstream ajută echipele să se organizeze în jurul muncii lor, cele două oferă capacități diferite. Pe măsură ce colaborarea workstream câștigă tracțiune, tot mai multe echipe constată că instrumentele construite special susțin un flux de lucru colaborativ și coeziv în moduri în care instrumentele de management de proiect pur și simplu nu pot.
ce instrumente de management de proiect lipsesc
instrumentele de management de proiect au fost utilizate în mod tradițional pentru solidificarea termenelor și a livrabilelor în jurul modului în care ar trebui executate planurile. În esență, o echipă poate crea un plan al modului în care un proiect ajunge de la punctul A la punctul B, apoi pur și simplu urmează pașii descriși pentru a-și atinge obiectivul. Aceasta este absolut o funcție utilă în unele contexte de afaceri, în special în cele care nu necesită flexibilitate.
cu toate acestea, instrumentele de management de proiect se încadrează rapid pentru anumite tipuri de echipe. O problemă majoră este că nu oferă multă adaptabilitate în situații dinamice. Cu instrumentele PM, echipele nu își pot ajusta cu ușurință fluxurile de lucru pentru a reflecta informații în timp real, ceea ce înseamnă că, în general, orice actualizări trebuie încorporate manual în fluxurile de lucru. Managementul de proiect pur și simplu nu este conceput pentru tipul de agilitate de care au nevoie multe echipe.
instrumentele PM nu au, de asemenea, capacități de urmărire a activelor, ceea ce înseamnă că nu sunt aliniate cu starea sau locația activelor fizice — indiferent dacă aceasta înseamnă dispozitive, echipamente sau personal IoT. Pentru echipele operaționale, aceasta este o pierdere uriașă, deoarece actualizările și alertele despre aceste active (și alte modificări circumstanțiale) informează direct strategia. În schimb, notificările de management de proiect sunt de obicei limitate la stările de activitate în sine (cum ar fi sarcinile „finalizate” sau sarcinile „restante”).
poate cel mai critic, puține Echipe folosesc cu succes instrumentele PM pentru a comunica — mai ales nu într-o manieră în timp real. Aceste platforme pur și simplu nu oferă caracteristicile de colaborare instantanee de care au nevoie echipele operaționale. Asta înseamnă că echipele sunt forțate să revină la e-mailuri ad-hoc, chat-uri sau întâlniri în persoană pentru a completa golurile. Fără canale de comunicare construite în jurul evenimentelor și sarcinilor, conversațiile se întâmplă adesea în afara platformei și se pot detașa rapid de problema la îndemână. Într-un sens similar, instrumentele PM nu sunt orientate spre schimbul integrat de informații, ceea ce înseamnă că cunoștințele și datele contextuale nu sunt cu adevărat valorificate pentru îmbunătățirea proiectelor individuale.
ce este colaborarea Workstream?
workstream colaborare, este un nou mod de manipulare fluxuri de lucru dinamice, este de a face deja valuri între organizații. Activată de tehnologiile emergente, trecerea strategică la colaborarea workstream promite să îmbunătățească modul în care echipele operaționale coordonează, comunică și livrează. Iată cum joacă capabilitățile cheie în fiecare dintre aceste obiective:
comunicare: echipele distribuite necesită un instrument care să le ajute să comunice ca și cum ar fi în aceeași cameră, discutând idei și împărtășind informații. Acest lucru necesită canale de comunicare care sunt integrate în fluxul de lucru al proiectului în sine. Prin organizarea discuției în jurul sarcinilor, instrumentele de colaborare workstream pot crea spații pentru conversații continue, partajate și persistente. Aceste conversații sunt susținute în continuare de capacitățile de chat, voce și video.
coordonare: Coordonarea eficientă este tot despre păstrarea toată lumea pe aceeași pagină. Toată lumea are aceeași viziune asupra sarcinilor și hărților? Echipa se coordonează automat cu datele găzduite în alte instrumente? În plus, alertele acționabile pot ajuta la menținerea membrilor echipei relevante la curent cu pașii următori. O imagine operațională comună poate asigura că membrii echipei înțeleg locația lor în raport cu ceilalți membri ai echipei și activele cheie pentru a executa sarcinile cât mai eficient posibil. Toate aceste capacități ajută la conștientizarea situației și la o abordare mai contextuală a sarcinii la îndemână.
performanță: performanța de succes este rezultatul unei bune colaborări, dar este construită la fiecare pas. Spre deosebire de instrumentele PM care necesită fluxuri de lucru rigide pentru a menține echipele la țintă conform planurilor stabilite, echipele operaționale au nevoie de mai multă flexibilitate. Este esențial ca fluxul de lucru și responsabilitățile să se schimbe ca răspuns la informațiile primite. Acest lucru permite echipelor să ia decizii dinamice și asigură că răspund corect și eficient pe baza datelor în timp real.
în timp ce instrumentele PM ar putea fi o alegere potrivită pentru sarcinile de rutină, caracteristicile lor limitate nu o taie pentru organizațiile care trebuie să pivoteze și să se adapteze în timp real. Multe companii trebuie să răspundă rapid la schimbări în afara controlului lor, indiferent dacă aceasta înseamnă schimbări în comportamentul clienților, încetiniri într-un lanț de aprovizionare sau un fel de defectare a echipamentului sau a sistemului.
utilizarea colaborării Workstream pentru a îmbunătăți sau înlocui managementul de proiect
Imaginați-vă acest lucru: Echipa dvs. începe să atingă un obiectiv critic, sensibil la timp, chiar dacă nu toate piesele sunt la locul lor. Informațiile continuă să circule, adesea împinse direct către un instrument de colaborare workstream de la tehnologiile integrate GPS sau IoT. Sarcinile urgente apar ca alerte acționabile care sunt livrate numai părților relevante. Echipa în ansamblu se bucură de o mai bună conștientizare a situației, ceea ce înseamnă că iau decizii mai informate — ajutate de o comunicare ușoară prin canale bazate pe SARCINI.
instrumentele de management de proiect oferă o structură clară, SARCINI segmentate și așteptări stabilite. Cu toate acestea, instrumentele excelente de colaborare workstream pot sprijini o gamă diversă de cazuri de utilizare și obiective care sunt mai potrivite pentru echipele operaționale sau distribuite. În timp ce instrumentele de management de proiect sunt valoroase, acestea nu sunt suficiente pentru a garanta succesul într-o mare varietate de situații.
în scenariul pe care tocmai l-am ilustrat, instrumentul tradițional de gestionare a proiectelor este util pentru planificare, verificarea sarcinilor pe măsură ce se realizează, dar pur și simplu nu este locul în care se întâmplă execuția procesului. Pentru multe organizații, este în avantajul lor fie să integreze instrumentele PM actuale, fie să le înlocuiască cu un instrument de colaborare special construit. Este instrumentul de colaborare workstream care oferă vizibilitatea, flexibilitatea și funcționalitatea de care echipa are cu adevărat nevoie.
vedeți cum instrumentele de colaborare workstream vă pot ajuta să vă organizați munca și să activați comunicațiile în timp real în jurul sarcinilor. Începeți prin a da Coolfire Core o încercare gratuită.
