organizarea unei conferințe de la bază necesită o cantitate imensă de chibzuire și colectare de date. Întregul proces poate dura câțiva ani, în funcție de dimensiunea grupului, dar este posibil să lansați o conferință de succes într-un singur an dacă puteți lua decizii rapide.
realitatea de planificare o conferință este că, fără nici o experiență, puteți pierde o mulțime de timp supra-gândire fiecare mic detaliu în timp ce trece cu vederea probleme mai importante. Pentru a face procesul mai simplu pentru primii cronometre, am subliniat cele mai importante etape în timp ce oferindu-vă link-uri către walkthroughs noastre mai detaliate cu privire la fiecare subiect special. Rezultatul aici este un ghid de planificare conferință care vă va ajuta să începeți cu un șablon solid în loc.
Pasul 1: Creați o viziune a Conferinței dvs.
fiecare eveniment începe cu o viziune, dar va trebui să vă transformați viziunea în cuvinte și numere pentru a măsura costurile și a lua decizii de planificare în cunoștință de cauză. În primul rând, trebuie să începeți cu elementele de bază ale planificării evenimentelor, cum ar fi cine, ce, când, unde și de ce.
Pasul 2: Crearea unui plan de afaceri
cu excepția cazului în care conferința dvs. este finanțată de o subvenție sau organizație, va trebui să cartografiați de unde provin banii dvs. și pentru ce sunt folosiți. Prima parte a acestei ecuații, venitul, ar trebui calculată la începutul procesului de planificare.
acum, pentru a pune un preț pe o conferință, trebuie să aveți o idee despre ceea ce intenționați să oferiți participanților. Itinerariul și gama de difuzoare vor fi factorul de vânzare pentru potențialii solicitanți ai înregistrării.
Pasul 3: Compararea locurilor și serviciilor
după ce aveți o idee mai specifică despre momentul în care va avea loc conferința dvs. și câți oameni doriți să participați, puteți începe apoi să cumpărați un loc adecvat. Rețineți că selecția locației dvs. va determina, de asemenea, costurile dvs. de catering și audio/vizuale. Acest lucru se datorează faptului că majoritatea centrelor de conferințe și hotelurilor de evenimente necesită utilizarea serviciilor lor interne pentru orice evenimente la fața locului.
majoritatea conferințelor vor trebui să ofere un fel de cazare peste noapte pentru oaspeții care călătoresc din afara regiunii. Această necesitate creează un alt set de considerații pentru a lua în considerare decizia dvs. de locație.
Pasul 4: recrutarea și gestionarea solicitanților înregistrării
chiar și cele mai populare conferințe trebuie să își comercializeze în mod eficient evenimentul pentru a ocupa fiecare loc din cameră. Participarea este cel mai important factor pentru succesul evenimentului. Numerele bune de participare aduc venituri și oportunități de sponsorizare. Și cu cât mai multe persoane pe care le-ați înregistrat vor crea o cerere mai mare pentru publicitate și deschideri de participare. Pe scurt, dacă puteți desena o mulțime, atunci orice altceva va cădea în loc mult mai ușor.
gestionarea înregistrării devine mai dificilă pe măsură ce evenimentul dvs. crește în dimensiune. Acesta este locul în care un sistem de înregistrare online vă poate ajuta să urmăriți numărul, să procesați plățile și să organizați datele.
Pasul 5: planificarea detaliilor la fața locului
în cele din urmă, după organizarea și implementarea elementelor de afaceri ale conferinței, puteți începe să vă gândiți la detaliile la fața locului. Aceasta include modul în care participanții vor naviga la conferință, aspectul general al fiecărei camere și distribuția alimentelor și băuturilor. Aceasta este partea de planificare a unei conferințe pe care majoritatea oamenilor o asociază cu planificarea evenimentelor. Cel mai bun mod de a coordona toate detaliile este să parcurgi itinerariul tău așa cum ar face oaspeții tăi. Imaginați-vă cum vor gândi și acționa în fiecare moment al zilei pentru a rezolva problemele înainte ca acestea să apară.
Pasul 6: Sfaturi de gestionare a expoziției
conferințele prezintă de obicei o zonă de expoziție sau un etaj de convenție în care sponsorii și vânzătorii închiriază spațiu pentru a-și promova produsele. Aceasta poate fi o oportunitate foarte profitabilă pentru conferința dvs. dacă organizați totul bine. Rețineți totuși că o zonă expozițională va necesita un angajament semnificativ atât de timp, cât și de resurse, deci asigurați-vă că sunteți pregătit să gestionați nevoile mai multor furnizori înainte de a vă angaja în acest format.
