Planul de implementare ERP: metodologia definitivă în 7 etape

vă planificați implementarea ERP.

știți că implementarea unui ERP poate fi un proces dificil.

știți – datorită numeroaselor mementouri-că eșecul implementării ERP este comun și că pentru ca acest proiect să funcționeze, va trebui să faceți o mulțime de planificări.

primul lucru e primul…

care este procesul de implementare ERP?

procesul de implementare ERP include instalarea software-ului dvs., transferul tuturor datelor Dvs., atât financiare, cât și tranzacționale, cartografierea proceselor dvs. și instruirea utilizatorilor pentru a utiliza efectiv software-ul. Acest proces va determina dacă implementarea ERP este un succes sau un eșec.

deci, de unde începem?

am creat acest ghid pentru a vă ajuta să vă dați seama de toate. Ambalate cu sfaturi din lumea reală, sfaturi de experți și defalcări rapide pas cu pas, vom acoperi:

• crearea unui plan eficient de gestionare a schimbărilor (și cine ar trebui să vă ajute să îl implementați)
• costuri ascunse de implementare ERP și cum să le prognozați
• mergând live și cum să evaluați succesul proiectului dvs.

nu va implementa (din păcate) ERP-ul pentru dvs. Cu toate acestea, vă va oferi informații, resurse și șabloane pentru a obține o înțelegere aprofundată a procesului de implementare și pentru a vă crește șansa unui proiect de succes.

și nu este aproape la fel de bun?

etapele metodologiei noastre de implementare ERP

1. Asamblați echipa de proiect ERP

2. Cum se creează un plan de gestionare a schimbărilor ERP

3. Estimarea bugetului de implementare ERP

4. Pornirea migrării datelor

5. Instruirea utilizatorilor pentru a utiliza ERP-ul

6. Ce trebuie să faceți în timpul ERP-ului go-live

7. Evaluarea dacă proiectul ERP a fost un succes

1. Aduceți împreună o echipă de proiect

primele lucruri în primul rând: va fi destul de mizerabil să planificați acest lucru pe cont propriu. Crearea unei echipe eficiente și dedicate de implementare ERP vă va face munca mult, mult mai ușoară.

pentru început, veți avea nevoie de următorii membri ‘core’.

• Manager de proiect: liderul. Tu, probabil.
• analist de aplicații: responsabil pentru migrarea și curățarea datelor
• dezvoltator de aplicații:responsabil de personalizarea sistemului
• inginer de testare QA: heads-up testarea sistemului și eforturile de performanță

cu toate acestea, pentru a vă asigura că implementarea dvs. merge cât mai bine posibil în toate departamentele (și pentru a evita întreaga forță de muncă să vă scrie planurile atent stabilite ca ‘ne spune ce să facem’), veți avea nevoie de încă câțiva oameni.

acestea vor depinde în mare măsură de cine sunt părțile interesate cheie – și având în vedere natura ERP, acestea vor varia de la companie la companie, în funcție de funcționalitatea pe care o implementați.

iată câteva exemple de părți interesate pe care ar trebui să le includeți atunci când implementați diverse funcții:

ar trebui să angajez un consultant de implementare ERP?

răspuns scurt: da, dacă nu aveți expertiza in-house și vă puteți permite. Un consultant cu experiență în implementare va fi văzut totul înainte și poate ocoli problemele înainte ca acestea să apară.

este posibil să implementați cu succes fără unul, deși – nu disperați dacă bugetul dvs. nu se poate întinde la el sau departamentul dvs. de conturi este notoriu strâns.

2. Creați un plan de gestionare a schimbărilor de implementare

există două părți la acest lucru, într-adevăr.

în primul rând, veți dori să planificați implementarea ERP în pași și să le delegați echipei de implementare în funcție de expertiză.

avem un program de implementare ERP în profunzime șablon aici-deși puteți utiliza lista de verificare de mai jos pentru a obține un mâner pe ceea ce are nevoie de a face rapid. Înainte de a porni la implementarea dvs., ar trebui să aveți planuri pentru:

• prognozarea costurilor de implementare și elaborarea unui buget
• crearea unui program de implementare ERP
• migrarea datelor către noul sistem
• instruirea bazei de utilizatori ERP
• testarea ERP-ului și punerea în funcțiune
• activități de zi cu zi
• evaluarea succesului proiectului dvs.

instrumente precum Trello, foi de calcul Google și Wrike sunt excelente pentru colaborarea la proiecte precum implementările ERP-răsfoiți și alegeți-l pe cel care se potrivește cel mai bine cu stilul de management al proiectului companiei dvs.

acest ghid pas cu pas intră în fiecare etapă a procesului de implementare ERP în profunzime

în al doilea rând, va trebui să planificați modalități de a menține compania pe partea în timpul implementării. Schimbarea aduce întotdeauna un grad de perturbare, dar acest lucru poate fi minimizat prin:

• comunicarea clară a oricărei perturbări anticipate
• acordarea unui timp suficient pentru instruirea utilizatorilor
• luând în considerare nevoile cheie ale părților interesate (sunteți deja la jumătatea drumului, după ce ați inclus reprezentanți în echipa de proiect)

3. Previzionați costurile de implementare ERP și elaborați un buget

cât costă implementarea ERP?

aceasta este o întrebare de aur. Dacă ar fi ușor de răspuns, ar exista mult mai puține implementări ERP overbudget și mult mai mulți oameni care se oferă voluntar să le gestioneze.

conform unei analize recente a Softwarethinktank:

• 35% de implementări ERP au fost peste buget de 0%-25%
• 15% au fost peste bugetul de 26%-50%
• 6% au fost peste buget cu mai mult de 50%

acest lucru sugerează că, în general, peste jumătate din implementările ERP depășesc bugetul. Inutil să spun, bugetarea este un câmp minat și va trebui să fii foarte atent.

cu toate acestea, există unele costuri este posibil să se definească. Un bun punct de plecare este de a presupune costul unei implementări ERP va necesita cel puțin 1% din venitul brut anual al unei întreprinderi la un nivel minim.

ar trebui să includeți toți acești factori în bugetul de execuție pentru a evita să fiți afectați de costuri ascunse:

• upgrade-uri Hardware / rețea: acestea vor fi mult mai mari dacă implementați un sistem on-premise
• plata orelor suplimentare a personalului: unul important de reținut – „nu am bugetat pentru plata orelor suplimentare, îmi pare rău” nu este o linie care va merge bine cu echipa dvs.
• taxele de instruire, personalizare și consultanță ale furnizorului: dacă aveți noroc că furnizorul dvs. le-a inclus în prețul inițial al software-ului, dar acest lucru nu este cu siguranță dat. Verificați întotdeauna
• backup – urile și stocarea datelor: acestea sunt adesea incluse în costurile ERP cloud – dar din nou-verificați întotdeauna.

ceea ce vă puteți aștepta să plătiți pentru un ERP va varia în funcție de o serie de factori, de la dimensiunea afacerii, cerințele și numărul de utilizatori, dar un raport de cale Software din 2019 a constatat recent că, în medie, companiile cheltuiesc în medie aproximativ 7.200 USD, pentru fiecare utilizator al unui sistem.

sfat: Pentru cele mai precise rezultate, ar trebui, de asemenea, să bugetați pentru pierderea productivității – pentru că, indiferent cât de mult încercați, nu veți funcționa la eficiență maximă pe durata implementării.

4. Începeți migrarea datelor

Deci începe.

ați planificat cât de mult puteți. Acum este timpul să trecem la procesul real de schimbare a companiei dvs. către noul ERP.

migrarea datelor este primul pas – dacă o faceți corect, veți fi construit o bază solidă pe care să vă continuați eforturile de implementare. Ia-o greșit, și lucrurile pot începe să se năruie.

analistul dvs. de aplicații ar trebui să conducă acest efort, deoarece este specialitatea lor. Fiți gata să îi ajutați în:

• curățarea și verificarea datelor
• configurarea bazei de date
• maparea datelor vechi la câmpurile bazei de date noi
• transferul de date către noul sistem
• testarea și verificarea datelor vechi
• testarea și verificarea noilor intrări de date

5. Începeți să vă instruiți baza de utilizatori ERP

adoptarea utilizatorilor este esențială pentru succesul proiectului dvs. de implementare ERP, iar un plan adecvat de instruire a utilizatorilor este esențial pentru realizarea acestui lucru.

există diferite moduri de formare a forței de muncă; dar cele mai multe metode de formare pot fi împărțite în ‘în persoană’ și ‘e-learning’ metode:

un rezumat al argumentelor pro și contra metodologiilor de formare în persoană și e-learning

indiferent de metoda de formare care se potrivește cel mai bine forței de muncă, patru caracteristici ale tuturor programelor de formare de succes includ:

• formare bazată pe roluri pentru a eficientiza procesul și a menține angajații săraci în timp.
• oportunități pentru cursanți de a oferi feedback (și pentru ca echipa de implementare să acționeze în acest sens
• canale de comunicare clare cu echipele de asistență ale furnizorilor

sfat: identificați membrii promițători ai personalului care se pregătesc ca superutilizatori ERP. Ei pot face apoi cu probleme de utilizator de nivel scăzut, permițându-vă să se concentreze pe sarcina la îndemână.

pentru cele mai bune rezultate, de ce să nu încercați să gamificați părți din planul dvs. de antrenament? Într-un studiu realizat de TalentLMS, 89% dintre cei chestionați au declarat că un sistem bazat pe puncte le-ar spori angajamentul, în timp ce 62% au spus că clasamentele și oportunitatea de a concura cu colegii i-ar motiva să învețe. Folosește asta în avantajul tău.

avantaje mici pentru toți cei care finalizează sarcinile de instruire la timp (mâncare gratuită, oră suplimentară pentru prânz) și cele mai mari (bonus în numerar, PTO de zi suplimentară) pentru cei mai performanți vor face angajarea cu instruirea care este puțin mai atrăgătoare pentru angajații ocupați.

6. Planificați și inițiați activitățile go-live

acesta este. Ziua Ta Cea Mare.

dacă ați crezut că căsătoria necesită o planificare avansată dificilă,veți fi surprinși neplăcut de stadiul de implementare ERP.

lucrurile de planificat includ:

• testarea sistemului (pre – și post-go-live)
• programarea personalului, inclusiv orele suplimentare necesare sau personalul temporar
• identificarea valorilor pentru evaluarea proiectului
• crearea unei strategii de comunicare pentru timpul de nefuncționare a sistemului
• verificări ale vitezei și fiabilității rețelei
• procese de backup de date

comunicarea este esențială aici, atât cu echipa dvs., cât și cu forța de muncă mai largă. Va trebui să fiți clar cine face ce, când vă așteptați să se facă și ce fel de ore de nefuncționare

pentru mai multe detalii în etapa de implementare ERP, consultați:

• cinci aspecte pentru planificarea unui ERP de succes go-live

7. Evaluați succesul proiectului de implementare ERP

începeți cu aceste întrebări simple:

• compania ta a dat faliment?
• vă dau în judecată furnizorul ERP pentru încălcarea contractului?
• ați reușit să păstrați proiectul aproape de buget?

dacă da, probabil că nu ați făcut teribil. Bate palma.

pentru a obține un pic mai în profunzime despre lucruri, ar trebui să utilizați o combinație a următoarelor valori:

• ROI. Ați văzut o rentabilitate a banilor cheltuiți pe ERP-ul dvs.?
• scăderea erorii umane: un ERP bine implementat ar trebui să reducă erorile de date din cauza automatizării proceselor. Dacă planul dvs. de formare a funcționat, angajații ar trebui să profite la maximum de aceste caracteristici
• creșterea nivelurilor de productivitate: acest lucru vorbește de la sine. A realizat ERP exact ceea ce și-a propus să facă?
• creșterea satisfacției clienților: au crescut timpii de răspuns? Procesați comenzile mai repede?

acest ghid pentru calcularea ROI ERP vă va ajuta să evaluați cât de reușit a fost proiectul dvs. de implementare