PMI

rezumat

aplicațiile Software sunt considerate un element indispensabil într-un sistem informatic de management de proiect. Toate aplicațiile majore oferă instrumente de proces standard și personalizabile, care sunt implementate pe scară largă pe tot globul. În această lucrare, prezentăm rezultatele unui studiu realizat pentru a evalua eficacitatea aplicațiilor software în gestionarea proiectelor din ce în ce mai complexe.

în timpul acestui studiu, un grup de 100 de manageri de proiect, din regiunea EMEA, au fost întrebați despre experiențele lor folosind aplicații software pentru a-și gestiona proiectele. Managerii de proiect au fost rugați să evalueze instrumentele și caracteristicile pe care le consideră cele mai utile, precum și să enumere deficiențele sistemelor pe care le-au folosit. De asemenea, li s-a cerut să furnizeze o listă de dorințe de caracteristici sau instrumente de proces pe care le-ar plăcea să le vadă adăugate la sistemele disponibile pe piață.

această lucrare raportează primele 10 caracteristici utilizate pe scară largă, primele 10 deficiențe și primele 10 articole din lista de dorințe.

Introducere

Ghidul PMBOK-ediția a 5-A definește un sistem informațional de management de proiect (PMI) ca:

în timp ce fiecare implementare a PMI diferă de celelalte în ceea ce privește domeniul de aplicare, designul și caracteristicile, aplicațiile software sunt considerate o componentă indispensabilă a fiecărei implementări. Utilizarea optimă a unui PMI depinde în mare măsură de modul în care informațiile critice sunt puse la dispoziția tuturor părților interesate și de nivelul de automatizare a proceselor. Mulți manageri de proiect sunt îngrijorați de eficacitatea PMI-urilor lor, în parte din cauza software-ului configurat greșit și, de asemenea, din cauza preocupărilor privind rentabilitatea investiției. Scopul acestui studiu este de a explora și raporta percepțiile managerilor de proiect cu privire la aplicațiile software care fac parte integrantă din implementările lor PMI.

peisajul PMI actual

organizațiile din întreaga lume se bazează din ce în ce mai mult pe aplicații software pentru automatizarea proceselor de management de proiect. De asemenea, se pune mult accent pe îmbunătățirea acurateței datelor pe baza cărora sunt generați indicatori cheie de performanță și rapoarte. Responsabilitățile majore de management de proiect, cum ar fi menținerea diferitelor registre și documentarea lecțiilor învățate, devin mult mai ușor de îndeplinit prin implementarea unei aplicații adecvate. Următoarele secțiuni oferă o imagine de ansamblu asupra peisajului PMI actual, în special în regiunea EMEA.

jucători majori

piața software-ului de management de proiect din regiunea EMEA se caracterizează printr-o concurență acerbă între Microsoft, Oracle, Meridian, Autodesk, Aconex, Rib Software, Huddle și puțini alții. În timp ce unele organizații se bazează încă pe aplicații de foi de calcul și calendare electronice de bază, majoritatea organizațiilor au investit în aplicații mai robuste pentru a-și eficientiza procesele de gestionare a proiectelor. Un număr din ce în ce mai mare de proiecte iconice precum Burj Khalifa, cea mai înaltă clădire din lume până în prezent, sunt prezentate în studii de caz ale companiilor ale căror soluții au fost utilizate în aceste proiecte.

în timp ce unele companii de software oferă o singură aplicație pentru a gestiona diferite aspecte ale proiectelor, altele oferă o suită de aplicații specializate care se completează reciproc și pot fi integrate și cu alte implementări ERP.

sisteme specifice industriei

în timp ce unele dintre aplicațiile software de management de proiect sunt potrivite pentru orice industrie, altele conțin șabloane și caracteristici adecvate pentru anumite tipuri de proiecte. Prețurile și costurile operaționale joacă, de asemenea, un rol în limitarea utilizării anumitor aplicații la anumite industrii. Principalele industrii și aplicații populare în ele sunt prezentate în expoziția 1.

Expoziția 1 – industrii și aplicații majore.

metodologie sisteme specifice

multe organizații din regiunea EMEA își dezvoltă metodologiile bazate pe standardele PMI. În unele sectoare, PRINCE 2 este, de asemenea, popular în special în anumite părți ale Europei. Într-o tendință recentă, un număr tot mai mare de organizații au început, de asemenea, să experimenteze Metodologii agile precum Scrum, Lean și Kanban. S-a observat că unele instrumente software nu sunt potrivite pentru practici agile, în timp ce altele nu sunt potrivite pentru metodologii mai extinse. Expoziția 2 enumeră instrumentele comune utilizate cu metodologiile populare.

Exponatul 2 – instrumente pentru metodologii specifice.

temeri cu privire la aplicațiile Software

deși există un consens între managerii de proiect că un PMI eficient este crucial pentru îndeplinirea obiectivelor proiectului, se ridică multe temeri cu privire la eficacitatea aplicațiilor software implementate pentru implementarea PMI. Următoarele secțiuni descriu manifestările acestor temeri, care ulterior duc la nemulțumire.

percepțiile ROI

eticheta de preț și costurile operaționale ale menținerii software-ului specializat de management de proiect sunt adesea citate ca o preocupare majoră de mulți manageri de proiect. Selectarea unei anumite aplicații este destul de des dictată de proprietarii proiectului, în timp ce facturile sunt plătite de contractori. Managerii de proiect angajați de contractori pun frecvent la îndoială rentabilitatea investiției pentru implementarea unei aplicații software scumpe.

cheltuieli generale de gestionare

infrastructura și resursele necesare pentru întreținerea aplicațiilor software provoacă, de asemenea, rețineri. În funcție de dimensiunea și domeniul de aplicare al proiectului, aplicațiile auto-găzduite necesită facilități și incinte specializate care umflă cheltuielile generale în ceea ce privește finanțarea, forța de muncă și efortul.

curba de învățare

timpul și efortul necesar pentru a învăța complexitatea aplicațiilor software specializate sunt, de asemenea, printre preocupările ridicate adesea de managerii de proiect. Un PMI care pune mai mult accent pe automatizare, folosind software-ul, va necesita, la rândul său, ca toți membrii echipei de management de proiect și mulți membri ai echipei de proiect să fie instruiți în utilizarea software-ului.

studiu propus

acest studiu a fost realizat pentru a explora și raporta percepțiile managerilor de proiect din regiunea EMEA. Acest studiu vizează atingerea următoarelor obiective:

• înțelegeți satisfacția managerilor de proiect față de sistemele software actuale.
• înțelegeți importanța relativă a caracteristicilor și instrumentelor comune.
  • acest lucru va permite proprietarilor de proiecte să selecteze instrumente adecvate pe baza intrărilor de la managerii de proiect.
  • acest lucru va ajuta, de asemenea, companiile de software să planifice upgrade-uri de produse și să adauge sau să elimine caracteristici.
  • acest lucru va ajuta, de asemenea, managerii de proiect în pregătirea programelor de formare eficiente pentru a minimiza curba de învățare.
• înțelegeți deficiențele aplicațiilor software.
  • acest lucru va ajuta companiile de software să planifice upgrade-uri care vizează creșterea satisfacției clienților.
• înțelegeți lista de dorințe a managerilor de proiect care speră să sporească eficacitatea implementărilor lor PMI.
  • acest lucru va ajuta companiile de software să planifice upgrade-uri și să adauge funcții adecvate.
• educați managerii de proiect cu privire la posibilitățile și limitările aplicațiilor software.
  • acest lucru va ajuta managerii de proiect și PMOs în optimizarea nivelului de automatizare.

metodologie

acest studiu a fost realizat folosind un sondaj în care au fost selectați 100 de respondenți din toată regiunea EMEA, asigurând reprezentarea tuturor regiunilor și Industriilor. Respondenților li s-a oferit o listă de caracteristici și instrumente comune găsite în majoritatea aplicațiilor software de management de proiect și li s-a cerut să comande lista pe baza importanței relative a articolelor. Fiecare respondent a fost rugat să selecteze caracteristicile sau instrumentele utilizate cel mai des, precum și cele utilizate cel mai rar. Respondenții au fost, de asemenea, rugați să enumere deficiențele din propriile aplicații software, precum și să furnizeze o listă de dorințe de caracteristici sau instrumente care ar putea facilita utilizarea eficientă a PMI-urilor lor. Respondenții au fost, de asemenea, rugați să indice nivelul lor de satisfacție față de aplicația software utilizată în prezent.

sondajul a fost realizat în lunile septembrie și octombrie 2012. Constatările au fost procesate și compilate în noiembrie 2012. Datele demografice ale respondenților sunt prezentate în expoziția 3.

Expoziția 3 – reprezentare bazată pe geografie și industrii.

lista caracteristicilor/instrumentelor

lista parțială a caracteristicilor și instrumentelor comune care a fost evaluată de respondenți este prezentată în expoziția 4.

Expoziția 4 – lista parțială a caracteristicilor/instrumentelor.

rezultatele studiului

studiul a dat câteva descoperiri interesante care sunt rezumate în secțiunile următoare.

nivelul de satisfacție

nivelul de satisfacție al managerilor de proiect este raportat în expoziția 5.

Expoziția 5 – scoruri de satisfacție.

caracteristici/instrumente utilizate cel mai des

primele 10 caracteristici și instrumente utilizate cel mai des, pe baza evaluărilor agregate din toate geografiile și industriile, sunt prezentate în expoziția 6.

Exponatul 6 – caracteristici/instrumente utilizate cel mai des.

caracteristici/instrumente utilizate cel mai puțin frecvent

caracteristicile și instrumentele utilizate cel mai puțin frecvent pe baza evaluărilor agregate din toate zonele geografice și industriile sunt prezentate în expoziția 7.

Exponatul 7 – caracteristici/instrumente utilizate cel mai rar.

Top 10 neajunsuri

top 10 neajunsuri, pe baza evaluărilor agregate din toate geografiile și industriile, sunt prezentate în expoziția 8.

expoziție 8 – top 10 deficiențe.

Lista de dorințe a caracteristicilor

foarte puține caracteristici au fost identificate de respondenți ca elemente de pe lista lor de dorințe. Caracteristicile solicitate sunt enumerate în expoziția 9.

Expoziția 9 – Lista de dorințe.

recomandări

rezultatele acestui studiu oferă câteva informații interesante cu privire la aplicațiile software utilizate pe scară largă în regiunea EMEA. Pe baza rezultatelor împărtășite în secțiunile precedente, se recomandă ca:

• companiile de Software lucrează îndeaproape cu clienții lor pentru a explora motivele pentru care au scoruri scăzute de satisfacție.
• companiile de Software își planifică upgrade-urile prin includerea caracteristicilor enumerate în expoziția 6, dacă nu sunt deja acolo. De asemenea, ar trebui să încerce să depășească deficiențele și să includă elemente pe lista de dorințe cât mai curând posibil.
• proprietarii de proiecte evaluează aplicațiile software pe baza caracteristicilor utilizate cel mai des și a celor utilizate cel mai rar. Ei nu ar trebui să investească într-o aplicație care ratează caracteristicile necesare cel mai mult de managerii de proiect. În același timp, nu ar trebui să plătească un preț mai mare, deoarece un sistem include caracteristici care sunt de cea mai mică importanță pentru managerii de proiect.
• managerii de proiect își pregătesc schițele de formare pe baza elementelor identificate în expoziția 6.

concluzie

această lucrare raportează satisfacția managerilor de proiect cu aplicațiile software de management de proiect utilizate în mod obișnuit. Oferă informații despre caracteristicile utilizate cel mai des și cel mai rar. De asemenea, raportează deficiențele de top, precum și elementele de pe lista de dorințe a managerilor de proiect. Aceste informații pot fi utilizate de managerii de proiect pentru a-și planifica eficient implementările PMI. Constatările pot ajuta, de asemenea, companiile de software să își îmbunătățească ofertele și să sporească satisfacția clienților.